Probezeit-Management-Agent

Jedes HR-System erinnert an den Termin. Keines beweist, dass die Trennung hielt.

Personio, SAP, Workday - jedes dieser Systeme schickt eine Erinnerung, wenn ein Probezeit-Termin naht. Das ist seit Jahren Standard. Die Frage, an der eine Probezeit-Trennung wirklich hängt, beantwortet keines dieser Systeme: Fällt die Entscheidung rechtzeitig vor dem Wartezeit-Ende - und können Sie hinterher beweisen, dass die Bewertung diskriminierungsfrei war?

Dieser Agent folgt dem Decision Layer-Prinzip: Jeder Schritt ist entweder regelbasiert, ein KI-Warnsignal oder eine menschliche Entscheidung - klar getrennt und nachvollziehbar protokolliert. Nach EU AI Act ist er kein Hochrisiko-System, weil er keine Menschen bewertet und über niemanden entscheidet. Seine Anforderungen kommen aus dem Arbeits- und Datenschutzrecht, und die sind hart genug.

Probezeit steuern: wo der Prozess wirklich klemmt

Die Probezeit ist kein Randthema. In der softgarden-Onboarding-Befragung 2018 hatten 11,6 Prozent der Beschäftigten in den ersten 100 Tagen schon einmal selbst gekündigt, weitere 15,7 Prozent standen kurz davor - und die Folge-Erhebung 2022 hob den Anteil der frühen Kündigungen auf 17,8 Prozent. Hinter jedem dieser Abgänge steht eine teure Fluktuation: direkte Kosten für Neuausschreibung, Auswahlverfahren und erneutes Onboarding, dazu der schwer messbare Produktivitätsverlust. Wo so viel auf dem Spiel steht, klemmt der Prozess an drei Stellen.

• Die Frist. Nach sechs Monaten greift das Kündigungsschutzgesetz. Wer am Tag 179 mit zwei Wochen Frist kündigt, endet am Tag 193 - also nach Ablauf der Wartezeit. Aus einer formfreien Trennung wird damit ein Kündigungsschutzprozess. Das eine verpasste Datum dreht die Rechtslage um.
• Die Bewertung. Eine formal zulässige Probezeit-Kündigung kann trotzdem kippen, wenn ein Diskriminierungs-Indiz vorliegt. Nach AGG Paragraph 22 trägt dann der Arbeitgeber die Beweislast - und ohne dokumentierte, sachliche Bewertung ist dieser Negativbeweis nicht zu führen.
• Die Schutzkonstellation. Schwangerschaft, Schwerbehinderung, Pflegezeit: In diesen Fällen greift ein Sonder-Kündigungsschutz, der den üblichen Trennungspfad sperrt. Wer das übersieht, riskiert eine unwirksame Kündigung unabhängig davon, ob sie inhaltlich berechtigt war.

Reine Termin-Reminder lösen keinen dieser drei Punkte. Sie zeigen ein Datum an, aber sie rechnen nicht rückwärts, sie prüfen keine Schutzregime, und sie hinterlassen keinen prüfbaren Nachweis.

Drei Quellen, klar getrennt: wer entscheidet was

Die meisten Anbieter sagen, ein Mensch bleibe “im Prozess”, und kleben ein Compliance-Siegel daneben. Beides bleibt eine schwarze Box. Der Agent macht stattdessen für jeden Schritt sichtbar, aus welcher von drei Quellen die Entscheidung stammt:

Der Agent ist also überwiegend ein deterministischer Frist-Motor, mit KI nur als Warnsignal an den Rändern und einem festen menschlichen Entscheidungs-Gate. Das ist die ehrliche Antwort auf den naheliegenden Einwand “darf eine KI über Menschen entscheiden?” - und genau das, was DSGVO Art. 22 verlangt. Wichtig dabei: Wer entscheidet, sieht jedes KI-Warnsignal als solches markiert - mit der Pflicht zur eigenen Prüfung -, und der oder die Betroffene kann den Indikator anfechten. Die menschliche Entscheidung greift damit auf das Warnsignal, nicht an ihm vorbei. Wie diese Schicht architektonisch durchgreift, zeigt der Decision Layer.

Der Hebel ist die Rückwärts-Frist, nicht die Erinnerung

Ein Termin-Reminder zeigt an, wann ein Datum erreicht ist - er verhindert nichts. Genau das ist die teure Lücke: Die Probezeit endet stillschweigend nach sechs Monaten, und wer zu spät kündigt, steht plötzlich unter vollem Kündigungsschutz mit Begründungspflicht und Drei-Wochen-Klagefrist.

Deshalb rechnet der Agent nicht vorwärts auf einen Termin zu, sondern rückwärts vom Wartezeit-Ende. Er reserviert die zwei Wochen Kündigungsfrist nach BGB Paragraph 622 Abs. 3, dazu die Woche für die Betriebsrats-Anhörung nach BetrVG Paragraph 102 und die Bearbeitungszeit - und eskaliert bereits bei Tag 150 an Führungskraft und HR. Bevor er den Trennungspfad überhaupt freigibt, prüft er die Schutzkonstellationen: Liegt Schwangerschaft, Schwerbehinderung oder Pflegezeit vor, wird der Pfad gesperrt. So entsteht keine Erinnerung, sondern eine strukturelle Garantie, dass das “Tag-179-Versäumnis” nicht passiert. Die Anhörungs-Woche ist dabei kein Detail: Sie muss vor dem Wartezeit-Ende liegen, sonst rutscht die Trennung wieder in den Kündigungsschutz-Bereich.

Der Audit-Trail entsteht zur Laufzeit, nicht im Nachhinein

Ein Warnsignal aus einem KI-Modell ohne integrierten Nachweis ist für eine spätere Verteidigung wertlos: Es ist nicht reproduzierbar, und es ist nicht dokumentiert, welche Eingaben es erzeugt haben. Das Diskriminierungsrecht verlangt aber genau das Gegenteil. Bei Indizien für eine Benachteiligung muss nach AGG Paragraph 22 der Arbeitgeber beweisen, dass nicht diskriminiert wurde - und im bestehenden Arbeitsverhältnis, also bei einer Probezeit-Kündigung, ist die Entschädigung nach AGG Paragraph 15 der Höhe nach nicht gedeckelt; der Drei-Monats-Deckel greift nur bei einer Nichteinstellung.

Deshalb trägt beim Agenten jeder Schritt seinen Nachweis bei sich: welche Regel mit welchem Datum gegriffen hat, welches Warnsignal vorlag und wer auf welcher Grundlage bewertet hat - unveränderbar, nicht nachträglich änderbar. Die diskriminierungsfreie Dokumentation wächst mit jedem Meilenstein mit, statt als separates Schriftstück gepflegt zu werden. Der Hebel dahinter: Ohne diesen Nachweis kippt eine sachlich berechtigte Kündigung allein an der Beweislast. Eine zur Laufzeit entstehende Dokumentation nimmt dieser Eskalation die Grundlage - und liefert zugleich die Unterlagen, die der Betriebsrat sehen will, bevor er einer eingesetzten HR-IT zustimmt.

Über Personio und Workday, nicht statt ihnen

Der Agent konkurriert nicht mit Ihrem HR-System. Gegen Personio oder Workday auf der Workflow-Achse anzutreten wäre aussichtslos - dort entscheidet Integration und Marktanteil. Der Agent legt sich als Entscheidungs- und Nachweis-Schicht darüber: Sie behalten Ihre Termine und Workflows, und er macht sie rechtssicher.

Termine, Feedback-Formulare und Personalakte laufen unverändert in den Zielsystemen weiter - ob Personio im Mittelstand oder SAP SuccessFactors im Konzern mit mehreren Gesellschaften. Was hinzukommt, ist nicht ein weiteres System, sondern die Antwort auf die zwei Fragen, an denen eine Probezeit-Trennung hängt: Fällt die Entscheidung rechtzeitig, und ist sie diskriminierungsfrei belegt? Beides ist hier strukturell gesichert und unveränderbar dokumentiert - eine Haftungs-Architektur, die ein Betriebsrat unterschreiben kann, kein weiteres Tool, das nach Überwachung aussieht.

Der nächste Schritt ist keine Software-Einführung, sondern eine Bestandsaufnahme: Wo in Ihrem Probezeit-Prozess sitzt heute die manuelle Frist-Berechnung, und wie prüfungsfest ist die Bewertung dahinter?

Auf einen Blick

• Was er tut: berechnet Probezeit-Fristen rückwärts vom Wartezeit-Ende, warnt früh und dokumentiert jede Entscheidung unveränderbar
• Klassifikation: kein EU-AI-Act-Hochrisiko-System (Frist-Tracking, keine Entscheidung über Menschen)
• Entscheidungslogik: überwiegend Regelwerk, KI nur als Warnsignal, Bewertung und Entscheidung beim Menschen
• Compliance-Anker: BGB Paragraph 622 Abs. 3, KSchG Paragraph 1, AGG Paragraph 22, DSGVO Art. 22, BetrVG Paragraph 102
• Integration: Schicht über Personio, SAP SuccessFactors, Workday oder BambooHR - kein Ersatz
• Verteidigungsfall: jede Bewertung diskriminierungsfrei belegt, jede Frist bis zum Eintrittsdatum rückverfolgbar