KI mit vertraulichen Unternehmensdaten
Personalakten, Buchhaltung, Verträge: Ihre Pflichten stehen nicht im Strafgesetzbuch, aber sie sind vollständig - und der Bezugsweg dafür existiert schon.
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Die Personalabteilung will Bewerbungen vorsortieren und Arbeitszeugnisse entwerfen lassen. Das Rechnungswesen will Belege auslesen, Abweichungen finden und Rückfragen an Lieferanten formulieren. Die Rechtsabteilung will Vertragsentwürfe gegen den eigenen Standard prüfen. In allen drei Fällen liegen die vertraulichsten Daten des Unternehmens auf dem Tisch - und in allen drei Fällen ist die erste Frage nicht, welches Modell am besten schreibt, sondern wohin die Daten dabei gehen.
Diese Seite ordnet die Pflichtenlage für Unternehmen ein, die nicht unter § 203 StGB fallen. Sie ist damit das Gegenstück zum Bereich für Berufsgeheimnisträger: Wer dazugehört und wer nicht, klärt die Seite zum Personenkreis - dort steht die Abgrenzung mit dem Gesetzestext. Die Kurzfassung: Der Paragraf knüpft an den Beruf an, nicht an die Datenart. Eine Personalabteilung sieht Krankmeldungen, Schwerbehindertenausweise und Abmahnungen, ohne deshalb Berufsgeheimnisträgerin zu sein.
Das ist keine Entwarnung, sondern eine Verschiebung. Ihre Pflichten stehen im Datenschutzrecht, im Beschäftigtendatenschutz, im Geschäftsgeheimnisgesetz und in der Betriebsverfassung. Sie sind vollständig, sie sind durchsetzbar, und sie treffen dieselben Vorgänge.
Vier Pflichtenkreise, die statt § 203 StGB gelten
Sie gelten nebeneinander, nicht alternativ. Ein KI-Vorhaben in der Personalabteilung berührt in der Regel alle vier gleichzeitig.
Beschäftigtendaten: § 26 BDSG und Art. 9 DSGVO
§ 26 Abs. 1 BDSG erlaubt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, soweit sie für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Für Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien im Sinne des Art. 9 DSGVO gilt zusätzlich Absatz 3: zulässig, soweit die Verarbeitung zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist und kein überwiegendes schutzwürdiges Interesse der beschäftigten Person entgegensteht.
Für ein KI-Vorhaben heißt das zweierlei. Erstens ist die Erforderlichkeit der Prüfstein, nicht die Nützlichkeit - der Umstand, dass ein Modell eine Personalakte gut zusammenfasst, begründet keine Rechtsgrundlage. Zweitens verlangt jede dieser Vorschriften implizit, dass die Daten nicht weiter fließen als für den Zweck nötig. Ein Werkzeug, das Eingaben zur Verbesserung des eigenen Modells verwendet, verarbeitet sie zu einem Zweck, den keine dieser Normen deckt.
Geschäftsgeheimnisse: § 2 Nr. 1 GeschGehG - der Schutz hängt an Ihren Maßnahmen
Dies ist der Punkt, der in Finanzabteilungen regelmäßig unterschätzt wird, weil er nicht wie Datenschutz aussieht. Eine Information ist nur dann ein Geschäftsgeheimnis im Sinne des Gesetzes, wenn drei Voraussetzungen kumulativ vorliegen: Sie ist nicht allgemein bekannt oder ohne Weiteres zugänglich und hat deshalb wirtschaftlichen Wert, es besteht ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung - und sie ist nach § 2 Nr. 1 Buchstabe b Gegenstand den Umständen nach angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen durch ihren rechtmäßigen Inhaber.
Die Konsequenz ist unangenehm konkret: Wer Kalkulationen, Konditionen, Vertragsentwürfe oder Margen in einen Dienst gibt, mit dem keine vertragliche Bindung besteht, riskiert nicht in erster Linie ein Bußgeld - er riskiert, dass die dritte Voraussetzung entfällt und die Information ihren Status als Geschäftsgeheimnis verliert. Der Schutz gegen einen abwerbenden Wettbewerber oder einen ausscheidenden Mitarbeiter setzt voraus, dass Sie ihn selbst ernst genommen haben. Angemessene Maßnahmen sind dabei ein bewegliches Maß, kein fester Katalog - je wertvoller die Information, desto mehr wird erwartet.
Mitbestimmung: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, sind mitbestimmungspflichtig. Nach ständiger Auslegung genügt die objektive Eignung zur Überwachung; eine Überwachungsabsicht des Arbeitgebers ist nicht erforderlich. Ein System, das protokolliert, wer wann welche Anfrage gestellt hat, erfüllt dieses Merkmal regelmäßig - und zwar gerade wegen des Audit-Trails, den der Datenschutz verlangt.
Daraus folgt kein Widerspruch, sondern eine Anforderung an die Bauweise: Der Nachweis muss belegen, dass gearbeitet wurde, ohne zum Instrument der Leistungskontrolle zu werden. Eine Kollektivvereinbarung kann nach § 26 Abs. 4 BDSG zugleich Rechtsgrundlage der Verarbeitung sein - der Betriebsrat ist an dieser Stelle also nicht nur Hürde, sondern Teil der Lösung. Die Details behandelt die Seite zu Mitbestimmung und Betriebsrat.
Auftragsverarbeitung und Drittland: Art. 28 und Art. 44 ff. DSGVO
Der KI-Anbieter ist Auftragsverarbeiter; ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht, nicht Kür. Er beantwortet aber genau die Fragen nicht, an denen die Projekte scheitern: Welcher Modellbetreiber steht hinter dem Anbieter, ist er als Unterauftragnehmer benannt und gebunden, und wo läuft die Inferenz tatsächlich? Führt der Weg in ein Drittland, kommen die Art. 44 ff. DSGVO mit Transfer-Impact-Assessment und Standardvertragsklauseln hinzu - bei US-Konzernen bleibt zusätzlich die Zugriffslage nach dem CLOUD Act ein eigener Prüfpunkt, unabhängig vom Speicherort.
Die 25 Prüffragen im Einzelnen führt die AVV-Checkliste auf.
Was Ihre Pflichtenlage verlangt - und was der Bezugsweg mitbringt
Die linke Spalte ist Ihre Anforderung, die rechte eine technische Eigenschaft. Über die Rechtsgrundlage und die Abwägung entscheidet Ihr Unternehmen; was hier steht, ist der Teil, den eine Umgebung liefern muss, damit die Entscheidung überhaupt tragen kann.
| Was die Pflicht verlangt | Woraus sie folgt | Technische Eigenschaft |
|---|---|---|
| Keine Zweckentfremdung der Eingaben | Zweckbindung, Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO; Erforderlichkeit nach § 26 BDSG | Eingaben werden nicht für das Training der Modelle genutzt - vertraglich zugesichert, nicht als Einstellung, die jemand versehentlich umlegt. |
| Verarbeitung ohne Drittlandsprung | Art. 44 ff. DSGVO | Bezugswege mit Verarbeitung in der EU, dazu Wege ohne US-Konzern in der Kette - je Modell ausgewiesen, samt Datenregion und Drittland-Exposition. |
| Vertragliche Kette bis zum Modellbetreiber | Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO | Auftragsverarbeitungsvertrag mit benannten Unterauftragnehmern; für die Modellbetreiber die durchgereichte Verpflichtung, die der § 203-Fall ohnehin verlangt. |
| Angemessene Geheimhaltungsmaßnahme | § 2 Nr. 1 lit. b GeschGehG | Eine benannte, vertraglich gebundene Umgebung statt frei zugänglicher Dienste - der dokumentierbare Beleg, dass eine Maßnahme getroffen wurde. |
| Nachweis ohne Leistungskontrolle | Rechenschaftspflicht Art. 5 Abs. 2 DSGVO; § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | Audit-Trail ohne Inhalts-Klartext: belegt, welches Werkzeug wann mit welcher Datenart eingesetzt wurde, ohne die Eingaben selbst vorzuhalten. |
| Zugriff nur für Zuständige | Art. 32 DSGVO; Erforderlichkeit im Beschäftigungskontext | Rollen- und Rechtekonzept je Abteilung, getrennte Bereiche für Personal-, Finanz- und Vertragsdaten. |
Warum wir aus dem strengeren Fall kommen
Der Bezugsweg auf dieser Website ist für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB gebaut - für Kanzleien, Praxen und Steuerberatungen, bei denen das Offenbaren eines Geheimnisses eine Straftat ist und die Verpflichtung des Dienstleisters nicht dem Ermessen unterliegt. Diese Anforderung ist die härteste, die das deutsche Recht an die Weitergabe vertraulicher Daten stellt: Sie verlangt eine Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform, eine Belehrung über die Strafbarkeit und die Weitergabe dieser Verpflichtung an jeden Subunternehmer bis zum Modellbetreiber.
Für Ihr Unternehmen folgt daraus ein einfacher Satz: Wer diese Latte nimmt, nimmt die darunter ohnehin. Die Umgebung, die eine Kanzlei bekommt, ist dieselbe, die Ihre Personalabteilung braucht - dieselbe dedizierte Instanz, dieselben Modelle, dieselbe Vertragskette, dieselben Nachweise. Es gibt keine abgespeckte Zweitvariante für Unternehmen ohne Berufsgeheimnis. Was sich unterscheidet, ist allein die Norm, die bei Ihnen die Pflicht begründet.
Was wir dabei ausdrücklich nicht behaupten
Sie werden durch den Einsatz dieses Bezugswegs nicht zur Berufsgeheimnisträgerin, und wir stellen Ihnen keine Bescheinigung darüber aus, dass Ihre Verarbeitung rechtmäßig ist - das können wir nicht, weil wir Ihre Zwecke, Ihre Rechtsgrundlagen und Ihre Abwägungen nicht kennen. Was wir liefern, sind die technischen Eigenschaften und die Vertragsbausteine, auf die eine solche Prüfung aufsetzen kann, samt der Unterlagen, die Sie einer Aufsichtsbehörde oder Ihrem Betriebsrat vorlegen können. Ein Anbieter, der Ihnen an dieser Stelle eine pauschale Konformitätszusage gibt, verspricht etwas über Vorgänge, die er nicht kennt.
Wie Sie starten
Das Angebot ist dasselbe wie für Kanzleien und in vier Stufen aufgebaut - von der dedizierten Instanz über den eigenen Cloud-Tenant und den Managed Stack bis zum Betrieb in der eigenen IT, bei dem Sie die Verträge selbst führen und unser Router nur die Lücken schließt. Welche Stufe passt, hängt an Ihrer IT-Lage und Ihrem Datenvolumen, nicht an der Rechtsgrundlage.
Konditionen
Pakete und Preise - Grundkosten je Arbeitsplatz, Token zum Einkaufspreis durchgereicht
Modelle
Welche Modelle zur Verfügung stehen, mit Datenregion und Bezugsweg je Modell
Stufen
Die vier Bezugswege im Vergleich - dedizierte Instanz bis eigene IT
Diese Seite ist eine technisch-organisatorische Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihrer Verarbeitungen, die Wahl der Rechtsgrundlage und die Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem bleiben Aufgabe Ihres Unternehmens.
Häufige Fragen aus Personal- und Finanzabteilungen
Wir sind keine Kanzlei - ist § 203 StGB für uns überhaupt relevant?
Reicht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter?
Was passiert mit unseren Geschäftsgeheimnissen, wenn Mitarbeiter frei zugängliche KI-Dienste nutzen?
Dürfen wir Krankmeldungen und andere Gesundheitsdaten in KI-Werkzeuge geben?
Muss der Betriebsrat eingebunden werden?
Bekommen wir dasselbe Produkt wie eine Kanzlei - oder eine abgespeckte Variante?
Wie sieht Ihr Bezugsweg für vertrauliche Daten aus?
Wir ordnen Ihre Konstellation ein - Datenarten, Abteilungen, bestehende Werkzeuge - als technisch-organisatorische Einordnung, nicht als Rechtsberatung.
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