Employee-Self-Service-Agent
Ein Mitarbeiterportal, das Standardanfragen selbst beantwortet und den DSGVO-Auskunftsanspruch fristgerecht erfüllt - statt eines Ticketrückstands, in dem Auskünfte die 30-Tage-Frist reißen.
Mitarbeiter-Self-Service-Portal: DSGVO Art. 12-17 Auskunftsanspruch, EntgTranspG-Entgeltauskunft und eIDAS-QSig - 30-Tage-Frist statt Ticketrückstand mit BetrVG § 87 Mitbestimmung.
Prozess analysieren lassenAuswahl aus über 5.000 Projekten in 25 Jahren Softwareentwicklung
Wurde diese Mitarbeiter-Anfrage fristgerecht und vollständig beantwortet?
Die Self-Service-Steuerung läuft deterministisch nach Regelwerk, ohne automatisierte Einzelentscheidung nach Art. 22 DSGVO. Der Agent erfüllt den Auskunftsanspruch nach Art. 15 mit 30-Tage-Frist, die Datenportabilität nach Art. 20 im maschinenlesbaren Format, die Berichtigung nach Art. 16 und das Recht auf Löschung nach Art. 17 mit Aufbewahrungsprüfung. Hinzu kommen die Entgeltauskunft nach EntgTranspG mit Drei-Monats-Frist, die qualifizierte E-Signatur nach eIDAS bei Schriftformerfordernis, die Mitbestimmung nach BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6 und die getrennte Hinweisgeber-Meldestelle nach HinSchG. Jede Anfrage wird protokolliert.
Ergebnis: Ein Self-Service-Portal beantwortet 60 bis 80 Prozent der Standardanfragen ohne HR-Ticket und entlastet pro Fall im Schnitt 12 bis 18 Minuten. Entscheidender ist die Frist: Der Agent hält die 30-Tage-Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO zuverlässig ein. Das senkt ein Haftungsrisiko, denn eine Fristverfehlung kann Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DSGVO auslösen. Hinzu kommen DSGVO-Bußgelder bis 4 Prozent Konzernumsatz oder 20 Mio Euro, ein HinSchG-Bußgeld und das EntgTranspG-Risiko nach AGG § 15.
Der Agent zerlegt die Self-Service-Steuerung in 14 regelbasierte Workflow-Entscheidungen und zwei KI-gestützte Indikatoren ohne automatisierte Einzelentscheidung - jede mit Rechtsgrundlage, Antrags-Audit-Trail und Anfechtungs-Pfad für Mitarbeiter, Datenschutz- und Compliance-Beauftragten:
Der DSGVO-Auskunftsanspruch ist keine Komfortfrage, sondern eine 30-Tage-Frist mit Schadensersatzfolge
Mitarbeiter-Self-Service-Plattformen stehen zwischen sechs Regelwerken, die einen einzelnen Antrag gleichzeitig erfassen können. Die DSGVO gewährt den Betroffenen ein Bündel von Rechten - Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenportabilität - mit einer 30-Tage-Frist nach Art. 12 Abs. 3 und untersagt rein automatisierte Einzelentscheidungen (Art. 22). Das BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6 zwingt zur Mitbestimmung, weil ein Portal als technische Einrichtung Verhalten überwachen kann. Das EntgTranspG gibt in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten einen Entgeltauskunftsanspruch mit Drei-Monats-Frist, den die EU-Pay-Transparency-Richtlinie verschärft. Die eIDAS-Verordnung verlangt für schriftformbedürftige Anträge eine qualifizierte Signatur, das HinSchG eine vom Portal getrennte Hinweisgeber-Meldestelle, und der EU AI Act belegt einen KI-Chatbot mit den Transparenzpflichten des Art. 50, die seit dem 2. August 2026 gelten: Wer mit dem Portal-Assistenten schreibt, muss erfahren, dass er mit einer KI schreibt. Hochrisiko wird das Portal erst, wenn es Beschäftigungsentscheidungen vorbereitet - dann greifen die Pflichten nach Anhang III, seit der Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027. Jeder Antrag kann damit bis zu sechs Compliance-Pflichten zugleich auslösen.
Was Fristverfehlungen kosten: kumulative Bußgeld- und Schadensersatzrisiken
Die Sanktionen treffen kumulativ. Die DSGVO ahndet Verstöße gegen die Betroffenenrechte mit bis zu 4 Prozent Konzernumsatz oder 20 Mio Euro (Art. 83 Abs. 5) - die Behörden setzen das durch, mit Schwerpunkt auf Beschäftigtendaten. Daneben kann ein Verstoß Schadensersatzansprüche der Betroffenen nach Art. 82 DSGVO auslösen. Eine Pay-Gap-Auskunft, die einen Diskriminierungsverdacht auslöst, führt zu Schadensersatz nach AGG § 15. Der EU AI Act geht für einen Hochrisiko-Chatbot ohne Konformitätsbewertung bis 15 Mio Euro oder 3 Prozent Konzernumsatz, ein Schriftformverstoß nach NachweisG § 2 bis 2.000 Euro je Fall. Der Hebel liegt in der Frist: Jede Verfehlung kann Schadensersatzansprüche auslösen.
14 regelbasierte Entscheidungen, zwei KI-Indikatoren ohne Endentscheidung
Der Agent zerlegt die Self-Service-Steuerung in 16 Micro-Entscheidungen. 14 davon laufen deterministisch nach Regelwerk, zwei sind KI-Indikatoren ohne Endentscheidung. Jede Entscheidung dokumentiert die Frage, ihre Einordnung (R für regelbasiert, A für KI-Indikator), die Begründung mit Rechtsgrundlage und Antrags-Audit-Trail sowie einen Anfechtungs-Pfad. Regelbasiert sind unter anderem die Berechtigungsprüfung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der Auskunfts-Workflow nach Art. 15 mit 30-Tage-Frist, die Datenportabilität nach Art. 20, die Entgeltauskunft nach EntgTranspG, der Standard-Antrags-Workflow für Urlaub, Krankmeldung und Bescheinigung, die qualifizierte E-Signatur nach eIDAS, die getrennte Hinweisgeber-Meldestelle nach HinSchG, der Mitbestimmungs-Workflow nach BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6, die Berichtigung nach Art. 16, das Recht auf Löschung nach Art. 17, die Verfügbarkeitsüberwachung, das Eskalations-Routing und der revisionssichere Audit-Trail. Die zwei KI-Indikatoren sind die Erkennung des Antragstyps und die Chatbot-Antwort - beide mit menschlicher Aufsicht nach Art. 14 EU AI Act, Transparenzhinweis nach Art. 13 und automatischer Eskalation an den HR-Business-Partner bei Komplexität.
Laufender Abgleich mit Rechtsprechung und Aufsichtspraxis 2024-2026
Der Agent gleicht die Antragsbearbeitung fortlaufend gegen die aktuelle Rechtsprechung und Aufsichtspraxis ab. Self-Service-Tools mit Auswertungsfunktionen sind nach der Rechtsprechung mitbestimmungspflichtig; ohne Betriebsvereinbarung ist die Einführung unwirksam. Das BAG-Urteil vom 16.05.2024 betrifft den Self-Service-Zugriff auf die Cloud-Personalakte und das Recht auf Löschung nach Beendigung. Der EuGH hat bestätigt, dass für immateriellen Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO keine Erheblichkeitsschwelle gilt. Weitere Schwerpunkte sind die Bestätigungs- und Begründungspflicht bei Self-Service-Anträgen, die Schriftform-Anforderungen nach NachweisG § 2 und die Vorbereitung auf die EU-Pay-Transparency-Richtlinie. Die Bußgeldpraxis der Behörden zeigt klare Schwerpunkte bei Beschäftigtendaten. Hinzu kommen die Pflichten des EU AI Act: die Transparenzpflicht des Art. 50 für den Portal-Chatbot seit dem 2. August 2026 und - sobald das Portal Beschäftigungsentscheidungen vorbereitet - die Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III ab dem 2. Dezember 2027 (Verordnung (EU) 2026/1744). Der Agent dokumentiert pro Schwerpunkt die Konformität und bereitet die Validierung durch den Datenschutzbeauftragten vor.
Schwierige Fälle: Sondercategorien, Hinweisgeber, Barrierefreiheit, Pay-Gap
Die komplexen Self-Service-Szenarien sind eigens dokumentiert. Gesundheitsdaten aus einer Krankmeldung sind Sondercategorien nach Art. 9 DSGVO und erfordern erweiterten Schutz: physische und logische Trennung, Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung und die elektronische Übermittlung der AU-Bescheinigung an die Krankenkasse nach SGB V. Ein Hinweisgeber-Kanal mit gleichzeitiger Disziplinar-Vorbereitung gegen den Hinweisgeber verlangt strikte Trennung samt Beweislastumkehr bei vermuteter Repressalie (HinSchG § 8, § 36). Für Schwerbehinderte muss das Portal barrierefrei nach BITV 2.0 und WCAG 2.1 Level AA sein - bedienbar per Screenreader und Tastatur, mit ausreichendem Kontrast -, unter Beteiligung der Schwerbehinderten-Vertretung (SGB IX § 178). Ein Pay-Gap-Befund aus einer Entgeltauskunft löst die AGG-Beschwerdestelle (§ 13) mit Pflicht zur Maßnahme (§ 12) und Schadensersatzrisiko nach § 15 aus. Hinzu kommen Sonderfälle: eine Datenpanne mit Meldung binnen 72 Stunden nach Art. 33, internationale Anträge mit Drittlandsübertragung, Manager-Anträge mit erweiterter Berechtigungsprüfung und der Aufhebungsvertrag mit Pflicht zur qualifizierten Signatur nach eIDAS und 10-jähriger Aufbewahrung.
Integration mit HR-Plattformen, E-Signatur-Diensten und Whistleblowing-Trennung
Der Agent bindet die führenden HR- und Self-Service-Plattformen über API an. Auf der Konzern-Seite sind das SAP (SuccessFactors, HCM ESS/MSS), Workday und Oracle HCM Cloud mit Modulen für Urlaub, Krankmeldung, Bescheinigungen, Pay-Slip und Personalakten-Einsicht, jeweils mit Auskunfts-, Datenportabilitäts- und Löschungs-Workflows sowie nativen Mobile-Apps. Für den Mittelstand kommen Personio, BambooHR, ADP, Sage, ATOSS, rexx systems und DATEV hinzu, für das Service-Management ServiceNow mit DSGVO-konformem Chatbot unter menschlicher Aufsicht. Schriftformbedürftige Anträge laufen über qualifizierte E-Signatur-Dienste nach eIDAS - DocuSign, Adobe Sign, Skribble, Yousign. Hinweisgeber-Fälle werden strikt getrennt über HinSchG-konforme Whistleblowing-Plattformen wie NAVEX EthicsPoint, EQS Integrity Line oder GAN Integrity geführt, mit Vertraulichkeits-Workflow und den Fristen des § 17. Über alle Systeme greifen der Mitbestimmungs-Workflow nach BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6 und die Eskalation an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats (§ 107 AktG). Der Agent verbindet sich mit dem Employee-Data-Management-Agent, dem er Adressänderungen als Stammdaten-Updates übergibt, mit dem Employee-Relations-Case-Agent für Beschwerden nach BetrVG § 85 und mit dem Audit-Compliance-Agent für HR-Audit-Berichte.
Micro-Decision-Tabelle
Wer entscheidet bei diesem Agent?
15 Entscheidungsschritte, aufgeteilt nach Decider
Antrag klassifizieren - von der Faktenfrage bis zum Hinweisgeber-Fall Welcher Self-Service-Antragstyp liegt vor - eine Faktenfrage zum Resturlaub, ein Urlaubs- oder Krankmeldungsantrag, eine Bescheinigung, ein DSGVO-Auskunfts- oder Löschungsantrag, eine Entgeltauskunft, ein Hinweis oder ein komplexer Fall mit Eskalationspflicht - und welche Beteiligten, Fristen und Verfahrensschritte gelten? KI-Agent Mitarbeiter
Das Modell erkennt den Antragstyp und liefert dazu einen Indikator - es entscheidet nicht selbst (Art. 22 DSGVO, menschliche Aufsicht nach Art. 14 EU AI Act). Erkennt es einen komplexen Antrag, leitet es ihn automatisch an den HR-Business-Partner weiter, ohne eine Endentscheidung zu treffen.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Anfechtbar durch: Mitarbeiter
Berechtigung nach Rolle und Datenkategorie prüfen Welche Datenkategorien darf die anfragende Person einsehen - die eigenen Daten, als Manager die der direkten Mitarbeitenden, als HR konsolidierte Auswertungen? Regelwerk WP/BP
Welche Datenkategorien eine Person einsehen darf, folgt einer festen Zuordnung von Rolle zu Datenkategorie nach dem Erforderlichkeits-Grundsatz des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und dem Need-to-know-Prinzip (Art. 32 DSGVO). Manager sehen nur ihre direkten Mitarbeitenden, Sondercategorien nach Art. 9 unterliegen erweitertem Schutz, jeder Zugriff wird protokolliert.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Auskunftsanspruch nach Art. 15 fristgerecht erfüllen Wird auf einen Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO die 30-Tage-Frist (Art. 12 Abs. 3, bei Komplexität auf 60 Tage verlängerbar) eingehalten und die Auskunft unentgeltlich mit allen Pflichtangaben - Datenkopie, Zwecke, Empfänger, Speicherdauer, Betroffenenrechte - erteilt? Regelwerk Mitarbeiter
Auf einen Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO stellt die Regel alle Pflichtangaben zusammen - Datenkopie, Zwecke, Empfänger, Speicherdauer, Betroffenenrechte - und berechnet die 30-Tage-Frist nach Art. 12 Abs. 3 mit gestuften Erinnerungen vor Ablauf. Eine Fristverfehlung kann Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DSGVO auslösen.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Mitarbeiter
Datenportabilität nach Art. 20 im maschinenlesbaren Format Wird auf einen Antrag nach Art. 20 DSGVO der Export in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie JSON oder CSV erstellt und, soweit technisch machbar, die Direktübertragung an einen anderen Verantwortlichen ermöglicht? Regelwerk Mitarbeiter
Auf einen Antrag nach Art. 20 DSGVO exportiert die Regel die vom Mitarbeiter bereitgestellten Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (JSON oder CSV) und ermöglicht die Direktübertragung an einen anderen Verantwortlichen, soweit technisch machbar. Auch hier greift die 30-Tage-Frist nach Art. 12 Abs. 3.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Mitarbeiter
Entgeltauskunft nach EntgTranspG erteilen Wird eine Entgeltauskunft nach EntgTranspG binnen drei Monaten erteilt, mit Tätigkeit, Vergleichstätigkeit, Median-Vergleichsentgelt und Tariflohn? Regelwerk Mitarbeiter
Auf eine Entgeltauskunft nach § 10 EntgTranspG, die in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten verlangt werden kann, stellt die Regel die Pflichtangaben zusammen - Tätigkeit, Vergleichstätigkeit, Median-Vergleichsentgelt, Tariflohn. Das Vergleichsentgelt nennt sie nur, wenn mindestens sechs Beschäftigte des anderen Geschlechts die Vergleichstätigkeit ausüben (§ 12 Abs. 3). Bei nicht tarifgebundenen Arbeitgebern gilt die Drei-Monats-Frist nach § 15 Abs. 3; bei einem Pay-Gap-Verdacht droht Schadensersatz nach AGG § 15. Die EU-Pay-Transparency-Richtlinie verschärft das.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Mitarbeiter
Standardantrag prüfen, quittieren und nachverfolgen Wird ein Standardantrag - Urlaub, Krankmeldung, Bescheinigung, Adressänderung oder Pay-Slip-Zugriff - auf Plausibilität geprüft, der Eingang mit Zeitstempel quittiert, der Status verfolgt und eine Ablehnung begründet? Regelwerk Mitarbeiter
Standardanträge - Urlaub, Krankmeldung, Bescheinigung, Adressänderung - prüft die Regel auf Plausibilität, etwa gegen den Resturlaubs-Saldo und den Anwesenheitsstatus, quittiert den Eingang mit Zeitstempel und verfolgt den Status. Bei einer Ablehnung besteht eine Begründungspflicht; die Genehmigung selbst läuft über den Manager.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Mitarbeiter
Qualifizierte E-Signatur bei Schriftformerfordernis verlangen Wird bei Anträgen mit Schriftformerfordernis - etwa einem Aufhebungsvertrag oder einer Vergütungsvereinbarung - eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS (Art. 25-34) verlangt, die der handschriftlichen Unterschrift beweisrechtlich gleichsteht, und für nicht-zwingende Fälle die fortgeschrittene Signatur nach Art. 26? Regelwerk WP/BP
Bei Anträgen mit Schriftformerfordernis - etwa einem Aufhebungsvertrag oder einer Vergütungsvereinbarung - verlangt die Regel eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS (Art. 25-34), die der handschriftlichen Unterschrift beweisrechtlich gleichsteht. Für nicht-zwingende Fälle genügt die fortgeschrittene Signatur nach Art. 26. Eine Verletzung der Schriftform nach NachweisG § 2 ist mit bis zu 2.000 Euro je Verstoß bewehrt.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Chatbot-Antwort als Indikator mit Transparenzhinweis liefern Bleibt die Antwort des Self-Service-Chatbots ein Indikator statt einer Endentscheidung (Art. 22 DSGVO, menschliche Aufsicht nach Art. 14 EU AI Act), und wird der Mitarbeiter transparent darauf hingewiesen, dass er mit einer KI spricht (Art. 13)? KI-Agent Mitarbeiter
Die Chatbot-Antwort ist ein Indikator, keine Endentscheidung (Art. 22 DSGVO, menschliche Aufsicht nach Art. 14 EU AI Act). Der Mitarbeiter wird transparent darauf hingewiesen, dass er mit einer KI spricht (Art. 13). Jede Antwort nennt ihre Quelle - Richtlinie oder Betriebsvereinbarung - und wird bei Komplexität mit vollem Kontext an den HR-Business-Partner eskaliert.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Anfechtbar durch: Mitarbeiter
Hinweisgeber-Kanal vom HR-Portal trennen Bleibt der Hinweisgeber-Kanal physisch und logisch vom HR-Portal getrennt - mit Vertraulichkeit nach HinSchG § 8, dem Verbot von Repressalien nach § 36 und den Fristen des § 17 (7 Tage Eingangsbestätigung, 3 Monate Rückmeldung)? Regelwerk Mitarbeiter
Der Hinweisgeber-Kanal bleibt physisch und logisch vom HR-Portal getrennt. Die Regel sichert die Vertraulichkeit nach HinSchG § 8 (Identitätsschutz, Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung) und das Verbot von Repressalien nach § 36, hält die Fristen des § 17 ein und begrenzt die Speicherung auf 3 Jahre. Eine Synchronisation in Performance-Systeme ist ausgeschlossen; ein Verstoß ist bußgeldbewehrt.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Mitarbeiter
Mitbestimmung nach BetrVG § 87 mit Betriebsvereinbarung sichern Ist die zwingende Mitbestimmung nach BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6 gewahrt - liegt für das Portal als technische Einrichtung der Mitarbeiterüberwachung eine Betriebsvereinbarung mit Auswertungsverbot, Aufbewahrungsfristen und Profilbildungsverbot vor? Regelwerk WP/BP
Ein Self-Service-Portal erfasst Login-Logs, Anmeldezeiten und Klickverhalten und gilt damit als technische Einrichtung zur Mitarbeiterüberwachung - schon die Auswertungsmöglichkeit löst die zwingende Mitbestimmung nach BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6 aus. Die Regel prüft, ob eine Betriebsvereinbarung mit Auswertungsverbot, Aufbewahrungsfristen und Profilbildungsverbot vorliegt.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Berichtigung nach Art. 16 über alle Systeme durchführen Werden auf einen Antrag nach Art. 16 DSGVO unrichtige Daten berichtigt, unvollständige vervollständigt, alle Empfänger nach Art. 19 informiert und die Korrektur innerhalb der 30-Tage-Frist über alle angebundenen HR-Systeme synchronisiert? Regelwerk Mitarbeiter
Auf einen Antrag nach Art. 16 DSGVO berichtigt die Regel unrichtige Daten, vervollständigt unvollständige und informiert alle Empfänger nach Art. 19. Die Korrektur wird über die angebundenen HR-Systeme synchronisiert und mit Vorher-Nachher-Stand protokolliert; ist die Richtigkeit strittig, greift ersatzweise das Einschränkungsrecht nach Art. 18. Es gilt die 30-Tage-Frist.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Mitarbeiter
Recht auf Löschung gegen Aufbewahrungspflichten prüfen Wird ein Löschungsantrag nach Art. 17 DSGVO gegen die Aufbewahrungspflichten geprüft - 10 Jahre für Buchführung und Steuerunterlagen nach HGB § 257 und AO § 147, dazu die arbeitsrechtlichen Unterlagen - und nur der zulässige Teil kaskadierend über alle Systeme gelöscht? Regelwerk Mitarbeiter
Das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO ist nicht absolut: Die Regel prüft jeden Datensatz gegen die Aufbewahrungspflichten - 10 Jahre Buchführung und Steuerunterlagen nach HGB § 257 und AO § 147, arbeitsrechtliche Unterlagen je nach Art. Ist die Löschung zulässig, läuft sie kaskadierend über alle Systeme; ist sie es nicht, wird der Betroffene begründet informiert und ersatzweise das Einschränkungsrecht nach Art. 18 angeboten.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Mitarbeiter
Verfügbarkeit und Sicherheit der Plattform überwachen Wird die Plattform gegen ein Service-Level von 99,9 Prozent überwacht und die Sicherheit nach Art. 32 DSGVO durch Verschlüsselung, tägliche Backups, Disaster-Recovery, jährliche Penetrationstests und ISO-27001-Konformität abgesichert? Regelwerk WP/BP
Die Regel überwacht die Verfügbarkeit gegen ein Service-Level von 99,9 Prozent, mit Performance-Tracking und Incident-Management. Die Sicherheit nach Art. 32 DSGVO wird durch Verschlüsselung, tägliche Backups, eine Disaster-Recovery-Strategie, jährliche Penetrationstests und ISO-27001-Konformität abgesichert.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Komplexen Antrag mit vollem Kontext an HR weiterleiten Wird ein komplexer Antrag - eine Auslegungsfrage, ein Härtefall oder eine Beschwerde - automatisch an den zuständigen HR-Business-Partner geroutet, mit vollem Kontext aus Antragshistorie und Stammdaten, wobei Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO erweitertem Schutz unterliegen? Regelwerk Mitarbeiter
Einen komplexen Antrag - eine Auslegungsfrage, einen Härtefall oder eine Beschwerde - leitet die Regel an den zuständigen HR-Business-Partner weiter und übergibt den vollständigen Kontext aus Antragshistorie und Stammdaten. Bei einem Diskriminierungsverdacht geht die Eskalation an den AGG-Beauftragten, bei einem Hinweis an den Compliance-Beauftragten; Gesundheitsdaten nach Art. 9 unterliegen dabei erweitertem Schutz.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Mitarbeiter
Jeden Antrag revisionssicher protokollieren Wird jeder Self-Service-Antrag revisionssicher protokolliert - chronologisch, unveränderbar und zeitstempelgenau mit Wer, Was und Wann - und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt, abgesichert nach Art. 32? Regelwerk WP/BP
Jeder Self-Service-Antrag wird chronologisch, unveränderbar und zeitstempelgenau protokolliert (Wer, Was, Wann) und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt - mit Zwecken, Datenkategorien, Empfängern, Fristen und Schutzmaßnahmen. Antragsdaten werden 3 Jahre nach Verfahrensende aufbewahrt.
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit
Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene Mitarbeitende können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.
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Prozess analysieren lassenGovernance-Hinweise
Rechtsgrundlagen: Rechtsgrundlage für Beschäftigtendaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei besonderen Kategorien zusätzlich Art. 9 DSGVO; § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG trägt nach dem EuGH-Urteil C-34/21 nicht mehr allein. Die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie (EU) 2023/970 war bis zum 7.6.2026 umzusetzen; bis zur Umsetzung in Deutschland gilt das Entgelttransparenzgesetz. Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO setzt voraus, dass Betroffene einen durch den Verstoß verursachten Schaden nachweisen; der Verstoß allein genügt nicht (EuGH C-300/21). Rechtsstand: September 2026.
Bewertung
Voraussetzungen
- HR-Kernsystem mit API-Zugang Mitarbeiterdaten SAP SuccessFactors Employee Central + SAP HCM ESS/MSS + Workday HCM ESS/MSS + Personio HRIS + Personio Self-Service + Oracle HCM Cloud Self-Service + ServiceNow HR Service Delivery + ServiceNow Employee Center + Microsoft Dynamics 365 HR Self-Service + P&I Loga Self-Service + Sage People Self-Service + ATOSS Self-Service + rexx systems Self-Service + DATEV Eigenorganisation Selbstbedienungs-Modul mit chronologischer Audit-Trail + Unveränderbarkeit GoBD-konform + Zugriffs-Protokollierung pro Antrag plus Cross-System-Synchronisations-Verbot zu Performance/Disziplinar-Systemen
- Self-Service-Antrags-Workflow-Engine mit deterministischem Mapping Antrags-Typ Urlaub BUrlG + Krankmeldung EFZG + Bescheinigungs-Generator + Adressänderung + Pay-Slip-Zugriff + DSGVO-Auskunftsanspruch + Datenportabilität + Berichtigung + Löschung + EntgTranspG-Entgeltauskunft + HinSchG-Hinweis zu Pflicht-Schritten + Beteiligten + Fristen-Set + Plausibilitäts-Prüfung + Antrags-Empfangs-Quittung + Status-Tracking + Eskalations-Routing
- DSGVO-Toolset Self-Service-Verarbeitung mit Art. 12-22 Betroffenen-Rechte-Workflow + Art. 30 RAT-Eintrag Self-Service-Plattform-Verarbeitung + Art. 35 DPIA bei Self-Service-Plattform mit Profilbildung + 72-Stunden-Datenpannen-Meldung Art. 33 + Sicherheit Art. 32 Verschlüsselung at-rest und in-transit + Erforderlichkeits-Prüfung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b + Art. 88 Beschäftigtendaten plus EU AI Act 2024/1689 Art. 14 menschliche Aufsicht Self-Service-Chatbot ohne automatisierte Einzelentscheidung Art. 22
- BetrVG-Betriebsrats-Setup mit Mitbestimmungs-Workflow § 87 Abs. 1 Nr. 6 Self-Service-Plattform als technische Einrichtung + Pflicht-Betriebsvereinbarung Self-Service-Plattform + Auswertungs-Verbot + Aufbewahrungsfristen + Zugriffs-Beschränkung + Profilbildungs-Verbot + § 94 Personalfragebogen-Mitbestimmung digitale Antragsformulare + § 99 Mitbestimmung Self-Service-Versetzungsanträge + § 85 Beschwerderecht-Verfahren bei Self-Service-Schwierigkeiten plus SBV-Beteiligung SGB IX § 178 Barrierefreiheits-Prüfung BITV 2.0 WCAG 2.1 Level AA
- EntgTranspG-Workflow-Setup mit § 10 Auskunftsanspruch in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten + § 11 Information über Tätigkeit + Vergleichs-Tätigkeit + Vergleichs-Entgelt + Median-Bruttoarbeitsentgelt + Tariflohn-Anwendung + § 10 Abs. 2 Anfrage in Textform + § 15 Abs. 3 Drei-Monats-Frist bei nicht tarifgebundenen Arbeitgebern + § 15 Abs. 5 Beweislast bei unterlassener Auskunft + § 12 Abs. 3 Vergleichsentgelt erst ab sechs Beschäftigten des anderen Geschlechts + EU-Pay-Transparency 2023/970 Vorbereitungs-Workflow mit Entgeltbericht ab 100 Beschäftigten
- eIDAS-QSig-Plattform-Integration mit qualifizierter E-Signatur QES eIDAS-VO 910/2014 Art. 25-34 für Schriftform-Erfordernis + alternativ AES Art. 26 fortgeschrittene elektronische Signatur + DocuSign + Adobe Sign + Skribble + Yousign + signRequest + ZorroSign + VDG Vertrauensdienstegesetz + EU-Region-Hosting + Audit-Trail revisionssicher plus NachweisG-Workflow § 2 Schriftform-Anforderungen Reform 1.8.2022
Was diese Erstbewertung enthält: 9 Slides für Ihr Führungsteam
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- 1
Titelfolie - Prozessname, Entscheidungspunkte, Automatisierungspotenzial
- 2
Executive Summary - FTE-Freisetzung, Kosten pro Vorgang vorher/nachher, Break-Even-Datum, Kosten des Wartens
- 3
Ausgangslage - Transaktionsvolumen, Fehlerkosten, Wachstumsszenario mit FTE-Vergleich
- 4
Lösungsarchitektur - Mensch - Regelwerk - KI-Agent mit konkreten Entscheidungspunkten
- 5
Governance - EU AI Act, Betriebsrat (§ 87 BetrVG), Audit Trail - mit Ampelstatus
- 6
Risikoanalyse - 5 Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme
- 7
Roadmap - 3-Phasen-Plan mit konkreten Kalenderdaten und Go/No-Go
- 8
Business Case - 3-Szenarien-Vergleich (Nichtstun/Neueinstellung/Automatisierung) plus 3×3-Sensitivitätsmatrix
- 9
Diskussionsvorschlag - Konkrete nächste Schritte mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten
Enthält: 3-Szenarien-Vergleich
Nichtstun vs. Neueinstellung vs. Automatisierung - mit Ihrem Gehaltsniveau, Ihrer Fehlerquote und Ihrem Wachstumsplan. Die eine Slide, die Ihr CFO als erstes sehen will.
Berechnungsmethodik anzeigen
Stundensatz: Jahresgehalt (Ihre Eingabe) × 1,3 AG-Anteil ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden
Einsparung: Vorgänge × 12 × Automatisierungsrate × Minuten/Vorgang × Stundensatz × Economic Factor
Qualitäts-ROI: Fehlerreduktion × Vorgänge × 12 × EUR 260/Fehler (APQC Open Standards Benchmarking)
FTE: Eingesparte Stunden ÷ 1.720 Jahresarbeitsstunden
Break-Even: Benchmark-Investition ÷ monatliche Gesamteinsparung (Effizienz + Qualität)
Neueinstellung: Jahresgehalt × 1,3 + EUR 12.000 Recruiting pro FTE
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HR-Dokumentenmanagement-Agent
Die elektronische Personalakte scheitert nicht an der Ablage, sondern an der Frage, wer eine Löschung verantwortet - und ob der Betriebsrat das unterschreibt.
Krankmeldungs-Agent
Aus jeder Krankmeldung wird ein deterministischer Vorgang: elektronische AU abrufen, Lohnfortzahlung nach EFZG berechnen, BEM ab sechs Wochen einladen - protokolliert statt per Mail-Kette, mit menschlicher Entscheidung bei Gespräch und Kündigung.
Häufige Fragen
Trifft der Agent Entscheidungen über Self-Service-Antrags-Genehmigung + Aufhebungsvertrag + Vergütungs-Vereinbarung?
Wie funktioniert der DSGVO Art. 15 Auskunftsanspruch im Self-Service-Portal in der Praxis?
Wie ist die zwingende Mitbestimmung nach BetrVG § 87 bei Einführung des Self-Service-Portals umzusetzen?
Wie setzt der Agent den Auskunftsanspruch nach EntgTranspG um, und wie bereitet er die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie vor?
Wie funktioniert die qualifizierte E-Signatur eIDAS-VO 910/2014 bei Self-Service-Anträgen mit Schriftform-Erfordernis?
Wie wird die HinSchG-Self-Service-Hinweisgeber-Kanal-Trennung von der HR-Self-Service-Plattform implementiert?
Worin unterscheidet sich der Employee-Self-Service-Agent vom Employee-Data-Management-Agent und vom Employee-Relations-Case-Agent?
Was passiert als Nächstes?
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1 Woche
Discover
Mapping Ihrer Entscheidungslogik. Regelwerke dokumentiert, Decision Layer designt.
3-4 Wochen
Build
Produktiver Agent in Ihrer Infrastruktur. Governance, Audit Trail, prüfungsfähig ab Tag 1.
12-18 Monate
Eigenständig
Voller Zugang zu Quellcode, Prompts und Regelversionen. Kein Vendor Lock-in.
Diesen Agent implementieren?
Wir bewerten Ihre Prozesslandschaft und zeigen, wie dieser Agent in Ihre Infrastruktur passt.
HR-Prozess analysieren lassen