Agente Contabilidad Nóminas

La generación de los asientos contables desde la nómina en España se sitúa en el cruce de cinco marcos de cumplimiento con consecuencias muy distintas. El Código de Comercio (arts. 25-49) impone la obligación contable, el Libro Diario y la conservación de seis años. El Plan General de Contabilidad fija el grupo 64 de gastos de personal, con sus cuentas de sueldos, indemnizaciones, Seguridad Social a cargo de la empresa y aportaciones a planes de pensiones. La LGT regula las obligaciones contables, la prescripción y los modelos de IRPF. El TRLGSS gobierna las cotizaciones a través del Sistema RED de la TGSS. Y la IAS 19, junto a las normas de auditoría del ICAC, rige las provisiones a largo plazo. Esta constelación significa que un mismo asiento de nómina, en una empresa del IBEX-35 o de mediana dimensión de entre 500 y 5.000 empleados, puede activar a la vez hasta cinco obligaciones ante la AEAT, el ICAC, la ITSS, la TGSS y el auditor externo.

De nominas a asientos contables - 80 por ciento automatico

El cálculo de la nómina funciona: lo hacen SAP SuccessFactors, Cegid Visma Meta4, A3 de Wolters Kluwer o Sage NominaPlus. Lo que no funciona es el camino desde el resultado de la nómina hasta el Libro Mayor del Plan General de Contabilidad. La contabilización en el grupo 64, la imputación a centros de coste, el cálculo de las provisiones de la IAS 19, la conciliación contra el Libro Mayor y el escalado de discrepancias forman el puente que en la mayoría de las empresas españolas se sostiene con asientos manuales, filas copiadas en Excel y el conocimiento tácito de dos o tres especialistas del Departamento Financiero. Una empresa de 1.500 empleados genera al mes varios centenares de líneas de asiento solo con la nómina: sueldos por centro de coste, Seguridad Social a cargo de la empresa, retenciones de IRPF, cuotas de los trabajadores, remuneraciones pendientes de pago y aportaciones a planes de pensiones. El agente automatiza el 80 por ciento del proceso con el mapeo determinista, la imputación de centros de coste, las provisiones y la conciliación automática, y se mantiene humano en un único punto: la aprobación final del lote por el Director Financiero, el Controller y el Jefe de Contabilidad, con segregación de funciones.

La obligación contable del Código de Comercio (arts. 25-49)

El marco contable español parte del Código de Comercio: la obligación de llevar una contabilidad ordenada (art. 25), el Libro Diario y el de Inventarios y Cuentas Anuales (art. 26), la conservación de seis años (art. 30) y las Cuentas Anuales en sus modelos normal, abreviado y pyme (arts. 34-49). Todo asiento de nómina debe registrarse en el Libro Diario con su número, fecha, cuentas de debe y haber, centro de coste, concepto, importe y soporte documental, como el recibo de salarios o el modelo 111. La falsedad en las cuentas anuales lleva aparejada prisión de uno a tres años para los administradores (Código Penal art. 290), y la responsabilidad penal de la persona jurídica del art. 31 bis puede suponer la suspensión de actividades o la disolución. La sanción del ICAC alcanza los 6 millones de euros, y la auditoría externa es obligatoria en empresas medianas, grandes y cotizadas.

La Ley General Tributaria y la conservación de seis años ante la AEAT

La LGT (Ley 58/2003) fija las obligaciones contables y registrales, una prescripción tributaria de cuatro años y la conservación de seis para las actuaciones inspectoras de la AEAT. Las retenciones de IRPF se declaran mediante el modelo 111 trimestral y el resumen anual 190, y se provisionan en la cuenta 4751. El tipo de retención depende del nivel salarial, la situación familiar, los mínimos personales y la Comunidad Autónoma. La Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades regula la amortización de los gastos de personal a través del modelo 200 y, en su caso, del 220 de grupos en consolidación. El incumplimiento expone a una sanción de entre el 25% y el 150% de la deuda y, cuando esta supera los 120.000 euros, a un procedimiento penal fiscal con prisión de uno a seis años.

Las provisiones por retribuciones a los empleados (IAS 19) y el PGC

La IAS 19 sobre retribuciones a los empleados y las normas de registro y valoración del Plan General de Contabilidad distinguen entre retribuciones a corto plazo, como los sueldos, los bonus y las vacaciones, y a largo plazo, como los premios de antigüedad, los planes de pensiones, las indemnizaciones por extinción y las opciones sobre acciones. Las provisiones se calculan así: las vacaciones, por los días pendientes y el salario diario en la cuenta 465; las horas extras, por el saldo de control horario; los premios de antigüedad, por valoración actuarial de la obligación proyectada (PBO) con tasas de descuento de bonos corporativos AAA; las indemnizaciones, según el cálculo legal del ET (20 días por año en el despido objetivo, 33 en el improcedente); y los planes de pensiones de prestación definida, por el coste del servicio, los intereses y las pérdidas y ganancias actuariales en el OCI, con actuario certificado y verificación del auditor externo. En sectores regulados como la banca, la conservación se amplía de veinticinco a treinta años conforme a la supervisión del Banco de España.

La cotización a la Seguridad Social a través del Sistema RED

El TRLGSS (arts. 18-30) establece la cotización de la empresa y del trabajador, con sus bases y topes, que se gestiona por el Sistema RED de la TGSS. Las cotizaciones empresariales comprenden las contingencias comunes (23,6%), los accidentes de trabajo con su tarifa específica, el desempleo (5,5% o 6,7%), la formación profesional (0,6%), el FOGASA (0,2%) y el Mecanismo de Equidad Intergeneracional (0,6%); las del trabajador, las contingencias comunes (4,7% o 5,5%) y el desempleo (1,55% o 1,6%). Todo ello se provisiona en la cuenta 4760. El retraso en el pago genera un recargo del 5%, el 10% o el 20% según los meses (LGSS art. 28), además de las sanciones de la ITSS, que en los casos muy graves llegan a 225.018 euros. La prescripción de las cotizaciones es de cuatro años.

Enlace con los agentes de Cálculo y Reporte de Nómina

Tres agentes operan en el clúster de nómina. El de Cálculo obtiene el bruto y el neto a partir de la estructura salarial del ET, los convenios colectivos, el IRPF y las cotizaciones. Este agente, el de Contabilidad, genera los asientos desde el resultado de la nómina conforme al Código de Comercio, al grupo 64 del Plan General de Contabilidad y a las provisiones de la IAS 19, y los cuadra contra el Libro Mayor. El de Reporte produce los informes ESRS y la auditoría retributiva del RD 902/2020. El flujo es encadenado: el Cálculo alimenta a la Contabilidad y esta al Reporte. La conciliación automática genera una excepción ante cualquier diferencia, ya sea una nómina correctiva olvidada, un componente mal mapeado, un redondeo en las cotizaciones o unos atrasos de convenio.

De un vistazo

• Mapea cada componente al grupo 64 del Plan General de Contabilidad, imputa centros de coste y provisiona según la IAS 19, sobre almacenamiento inalterable con seis años de conservación.
• Calcula la retención de IRPF (modelos 111 y 190) y prepara el modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades; la AEAT puede sancionar entre el 25% y el 150% de la deuda y abrir un procedimiento penal fiscal.
• Liquida las cotizaciones por el Sistema RED de la TGSS, con recargos por demora del 5% al 20% y sanciones de la ITSS de hasta 225.018 euros.
• Calcula las provisiones de planes de pensiones de la IAS 19 con actuario certificado y verificación del auditor externo.
• Concilia la nómina contra el Libro Mayor llegando hasta el componente individual, y reduce el cierre mensual de entre 6 y 10 horas a menos de una, según los benchmarks de APQC.
• Aplica las tablas de los convenios colectivos, con sus atrasos y la prescripción anual del ET art. 59.
• Las sanciones de la AEAT, el ICAC (hasta 6 millones) y la ITSS son acumulables y se suman a la responsabilidad penal de la persona jurídica y a la civil ilimitada de los administradores.

Distribucion de Decididores Payroll-Accounting

El agente automatiza el 81 por ciento del proceso de forma determinista, con el cuadre contable, las provisiones actuariales y la conciliación automática, y se mantiene humano solo en la aprobación final del lote de asientos. Esa aprobación la firman el Director Financiero, el Controller y el Jefe de Contabilidad, con la segregación de funciones del control interno y el deber de llevar una contabilidad ordenada del art. 25 del Código de Comercio, bajo la verificación del auditor externo.