Agente Procesamiento Bajas IT

El procesamiento de partes médicos de IT en España se sitúa en la intersección de cinco regímenes paralelos. El RD 625/2014 regula la gestión de la IT durante los primeros 365 días, los tipos de parte y el plazo de comunicación de tres días hábiles a través del Sistema CASIA. La LGSS fija la prestación (60-75% en contingencia común, 75% desde el primer día en la profesional) y los recargos por mora y por culpa empresarial. La Ley 31/1995 obliga a la vigilancia de la salud, la Ley 41/2002 impone la confidencialidad del diagnóstico, y el RGPD trata estos datos como categoría especial. En la práctica, cualquier parte de baja en una empresa española de mediana o gran dimensión puede activar a la vez varias de estas obligaciones.

Parte de baja en 60 segundos en lugar de tres semanas demora postal

Una empresa española de 1.500 empleados procesa cada año entre 200 y 350 partes de IT. Cada uno desencadena la misma cascada: clasificar el tipo de parte, vincularlo al expediente, calcular la prestación, comunicarlo al Sistema RED en tres días hábiles, avisar al responsable sin revelar el diagnóstico, ajustar la nómina y vigilar los umbrales de salud. La realidad del proceso manual es muy distinta: el parte llega en papel con semanas de retraso, el Excel no valida el historial, la comunicación al Sistema RED se hace fuera de plazo (recargo del 20%, art. 28 LGSS) y el parte se reenvía por correo en PDF, vulnerando la Ley 41/2002. Las sanciones se acumulan: las de la Inspección de Trabajo, las de la AEPD por la brecha de datos de salud y los recargos por mora y por culpa empresarial.

Clasificación del parte y detección de la recaída

El agente clasifica cada parte de forma determinista conforme al RD 625/2014: baja inicial, confirmación, alta o recaída. Durante la IT, el contrato queda en suspenso (ET art. 45.1.c) y el trabajador tiene derecho a reincorporarse tras el alta (art. 48). La recaída a 180 días es una fuente frecuente de error: si el trabajador vuelve a causar baja por la misma patología dentro de los 180 días siguientes al alta anterior, no se inicia un proceso nuevo, sino que se suma la duración acumulada (LGSS art. 169.2). El agente lo detecta cruzando automáticamente el expediente de los últimos cinco años, el grupo diagnóstico y la fecha del alta.

Comunicación a la TGSS, al Sistema CASIA y a las Mutuas

El agente comunica baja y alta al Sistema RED de la TGSS dentro del plazo de tres días hábiles (RD 625/2014 art. 7); incumplirlo activa el recargo de mora del art. 28 de la LGSS, de hasta el 20%. El parte facultativo llega por el Sistema CASIA, que interopera con los servicios públicos de salud autonómicos. En contingencia profesional, la Mutua Colaboradora abona la prestación desde el primer día. El cálculo de la prestación sigue los art. 169-176 de la LGSS: en contingencia común, el 60% de la base reguladora del día 4 al 20 y el 75% a partir del día 21; en la profesional, el 75% desde el primer día. A ello se suma el complemento de empresa que fije el convenio colectivo.

Confidencialidad de los datos de salud

Los datos de IT son datos de salud de categoría especial (RGPD art. 9) sujetos a la confidencialidad estricta del art. 7 de la Ley 41/2002, y su tratamiento se ampara en una obligación de Derecho laboral (art. 9.2.b). El agente impone por arquitectura la minimización de datos del art. 5.1.c: a la empresa solo se le transmite que existe una IT, la fecha de baja y la duración estimada; nunca el diagnóstico, el tratamiento ni el facultativo emisor. El acceso queda restringido a quien lo necesita y queda registrado en el audit-trail, con cifrado y almacenamiento inalterable. Reenviar un parte en PDF por correo vulnera la Ley 41/2002 y expone a la empresa a una sanción de la AEPD de hasta el 4% de la facturación. Esta arquitectura no es una opción técnica, sino un requisito estructural: quien reenvía partes por correo tiene un problema de protección de datos aunque nadie lo provoque a propósito. Un agente basado en reglas no tiene ese problema, porque define de antemano qué dato llega a cada destinatario.

Vigilancia de la salud, casos largos y control del fraude

El agente activa el protocolo de vigilancia de la salud (Ley 31/1995 art. 22) al alcanzar los umbrales de IT acumulada: 6 semanas en 12 meses, 12 semanas continuas (examen de salud obligatorio) y 365 días, cuando el médico inspector del INSS puede proponer una incapacidad permanente. Los trabajadores sensibles (embarazo, lactancia, discapacidad) tienen una protección reforzada (ET art. 25 PRL), y la reincorporación tras una IT prolongada con secuelas puede exigir adaptar el puesto (LGD art. 40). El control empresarial del parte se ampara en el art. 20.4 del ET, y los indicios de fraude —un parte no oficial, una duración incoherente, un segundo empleo activo— se escalan a la Inspección de Trabajo. Conviene recordar el límite jurisprudencial: el despido por una enfermedad previsiblemente prolongada se equipara a la discriminación por discapacidad (STJUE C-270/16, Daouidi), con inversión de la carga de la prueba (LRJS art. 96).

Integración con Payroll-Processing, Leave-of-Absence y HR-Document-Management

El agente sincroniza el procesamiento de la IT con otros agentes del Decision Layer: el Payroll-Processing toma la prestación calculada para la nómina; el Leave-of-Absence gestiona la suspensión del contrato (ET art. 45.1.c) y la reincorporación tras el alta (art. 48); el HR-Document-Management archiva el parte de forma confidencial (Ley 41/2002 art. 17); y el Employee-Relations-Case interviene en una disputa del alta médica. La reincorporación tras una IT prolongada no la inicia el agente: este solo comunica que se ha superado el umbral a RRHH, al Servicio de Prevención y al Comité de Empresa, y es una persona quien decide el momento y la forma. No es una limitación técnica, sino una decisión de arquitectura deliberada: la vuelta tras una baja larga es una conversación entre personas sobre el futuro de la relación laboral, y ningún algoritmo decide cuándo es el momento adecuado. El agente se integra por API con las plataformas españolas más extendidas (A3, Sage, Cegid, Bizneo, Holded, Factorial, SAP SuccessFactors, Workday, Oracle, Personio), con el Sistema RED de la TGSS y con el Sistema CASIA.

De un vistazo

• 13 decisiones deterministas y 2 indicadores asistidos por IA, ninguno con efecto sobre la relación laboral.
• Clasifica el tipo de parte (baja inicial, confirmación, alta o recaída a 180 días) a partir del Sistema CASIA.
• Calcula la prestación según los art. 169-176 de la LGSS: 60-75% en contingencia común, 75% desde el primer día en la profesional, más el complemento de empresa del convenio.
• Comunica baja y alta al Sistema RED de la TGSS dentro de los tres días hábiles, evitando el recargo de mora del art. 28 de la LGSS.
• Preserva la confidencialidad del diagnóstico (Ley 41/2002 art. 7; minimización del art. 5.1.c del RGPD): el responsable directo nunca recibe el código CIE-10.
• Vigila los umbrales de salud del art. 22 de la Ley 31/1995 (6 y 12 semanas, 365 días) y la posible adaptación del puesto (LGD art. 40).
• Marca los indicios de fraude para el control empresarial (ET art. 20.4) y el escalado a la Inspección de Trabajo.
• Las sanciones por incumplimiento son acumulables: Inspección de Trabajo, AEPD (4%), recargo de mora (20%) y recargo de prestaciones (50%).