Doodle Alternative for TYPO3

Terminabstimmungen gehören auf die eigene Website, nicht zu einem US-Dienst

Doodle ist praktisch: Link versenden, Teilnehmer wählen ihre Zeitslots, der Termin steht. Aber Doodle ist ein Drittanbieter mit Servern in den USA, mit Tracking, mit Werbung im Free-Tier. Für Unternehmen mit GDPR (UK: UK GDPR)-Bewusstsein, für öffentliche Einrichtungen und für jede Organisation, die keine Nutzerdaten an externe Dienste weiterleiten will, ist das ein Problem. Eine Doodle-Alternative direkt in TYPO3 löst dieses Problem: Terminabstimmung auf der eigenen Infrastruktur, ohne Drittanbieter-Cookies, ohne Datenabfluss.

Die Zielgruppe ist klar: Organisationen, die regelmäßig Termine mit externen Teilnehmern abstimmen (Elternabende, Gremiensitzungen, Workshops, Schulungstermine) und dabei die Kontrolle über die Daten behalten wollen.

Typical use cases

Bildungseinrichtungen mit Elternabend-Koordination. Schulen und Kitas stimmen mehrmals pro Jahr Elternabende ab. 30 Familien sollen aus 5 möglichen Terminen den besten wählen. Über ein TYPO3-Plugin auf der Schulwebsite erfolgt die Abstimmung ohne Account-Pflicht und ohne externe Dienste. Die Ergebnisse bleiben auf dem Server der Schule. Bei einem Schulträger mit 12 Schulen und zusammen 6.000 Familien entfiel durch die TYPO3-Integration das Doodle-Premium-Abo (480 EUR/Jahr) komplett.

Behörden und öffentliche Einrichtungen. Kommunalverwaltungen und Landesbehörden dürfen oft keine Cloud-Dienste nutzen, die Daten außerhalb der EU verarbeiten. Eine TYPO3-basierte Terminabstimmung erfüllt die behördlichen IT-Richtlinien, weil die Daten auf dem eigenen Server oder im kommunalen Rechenzentrum verbleiben.

Unternehmens-interne Workshop-Planung. Abteilungsübergreifende Workshops, Strategiemeetings oder Schulungen erfordern Terminabstimmungen mit 10-50 Teilnehmern. Über das Intranet (TYPO3-basiert) lässt sich die Abstimmung direkt einbetten, ohne einen externen Link zu versenden, der möglicherweise vom Unternehmens-Proxy blockiert wird.

Technical architecture

Eine Doodle-Alternative in TYPO3 basiert auf einem Extbase-Plugin mit drei Datenbank-Tabellen: Abstimmungen (Polls), Terminoptionen (Options) und Stimmen (Votes). Die Abstimmung wird als Content-Element auf einer TYPO3-Seite platziert. Teilnehmer öffnen die Seite, sehen die Terminoptionen und wählen ihre verfügbaren Zeitfenster aus.

Die Dateneingabe erfolgt über ein Fluid-basiertes Formular. Jede Terminoption wird als Zeile dargestellt, der Teilnehmer setzt Checkboxen (ja/nein/vielleicht). Optional wird der Name des Teilnehmers abgefragt. Für authentifizierte Benutzer (Frontend-Login) kann die Extension den Namen automatisch ausfüllen und doppelte Abstimmungen verhindern.

Die Ergebnisdarstellung zeigt eine Matrix: Spalten für Teilnehmer, Zeilen für Terminoptionen, farbcodierte Zellen. Der Termin mit den meisten Zusagen wird hervorgehoben. Ein Admin-View im TYPO3-Backend zeigt alle Abstimmungen mit Ergebnis und erlaubt das Schließen oder Archivieren abgeschlossener Polls.

E-Mail-Benachrichtigungen sind optional integrierbar: Neue Abstimmung erstellt, neuer Teilnehmer hat abgestimmt, Abstimmung geschlossen. Die E-Mails nutzen TYPO3s Mail-API und lassen sich über Fluid-Templates anpassen.

Die GDPR compliance erfordert: automatische Löschung der Abstimmungsdaten nach einem konfigurierbaren Zeitraum (z.B. 30 Tage nach Abstimmungsende), keine Cookies für die Abstimmungsteilnahme (Session-basiert) und eine privacy policy, die den Zweck und die Speicherdauer benennt.

Common problems and solutions

Spam-Abstimmungen. Ohne Schutz können Bots oder Trolle hunderte Fake-Stimmen abgeben. Lösung: Honeypot-Feld (unsichtbares Formularfeld, das nur Bots ausfüllen), Rate-Limiting (maximal 3 Abstimmungen pro IP pro Stunde) und optional ein einfaches CAPTCHA. Frontend-Login als Pflicht eliminiert Spam vollständig, schränkt aber die Nutzbarkeit für externe Teilnehmer ein.

Fehlende Kalender-Integration. Teilnehmer wollen den festgelegten Termin direkt in ihren Kalender übernehmen. Die meisten TYPO3-Doodle-Alternativen bieten keinen iCal-Export. Lösung: Nach Abstimmungsende einen “Termin herunterladen”-Button anzeigen, der eine .ics-Datei generiert. Der Aufwand für die iCal-Generierung liegt bei circa 2 Stunden Entwicklungszeit.

Mobile Darstellung der Abstimmungsmatrix. Eine Matrix mit 10 Terminoptionen und 20 Teilnehmern ist auf dem Smartphone nicht lesbar. Lösung: Auf mobilen Geräten die Matrix in eine Listenansicht umwandeln, bei der jeder Termin einzeln mit Ja/Nein-Buttons dargestellt wird. Die Ergebnisübersicht wird ebenfalls als vertikale Liste statt als horizontale Tabelle angezeigt.

Migration and version compatibility

Im TYPO3 Extension Repository existieren mehrere Doodle-ähnliche Extensions mit unterschiedlichem Funktionsumfang und Pflegestatus. Keine davon hat sich als Standard durchgesetzt. Für TYPO3 v12 und v13 empfiehlt sich daher eine Custom-Entwicklung auf Extbase-Basis, die exakt die benötigten Features abdeckt und langfristig wartbar bleibt.

Der Entwicklungsaufwand für eine Basis-Version (Abstimmung erstellen, Termine wählen, Ergebnis anzeigen) liegt bei 3-5 Tagen. Mit E-Mail-Benachrichtigung, iCal-Export und Admin-Backend bei 7-10 Tagen. Das ist weniger als ein Jahr Doodle-Premium-Abo für 15+ Benutzer (ab 6,95 EUR/Benutzer/Monat = circa 1.250 EUR/Jahr).

Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 oder Google Workspace nutzen, ist die TYPO3-Lösung primär für externe Teilnehmer relevant. Interne Terminabstimmungen laufen über Outlook oder Google Calendar effizienter. Die TYPO3-Lösung ergänzt das, wo externe Teilnehmer ohne Account mitmachen sollen. Gosign entwickelt solche Custom-Lösungen auf Extbase-Basis und integriert sie in bestehende TYPO3-Installationen.