Alternatywa Doodle dla TYPO3

Uzgadnianie terminów powinno odbywać się na własnej stronie, nie u amerykańskiego dostawcy

Doodle jest praktyczne: wysyłasz link, uczestnicy wybierają swoje sloty czasowe, termin ustalony. Ale Doodle to zewnętrzny dostawca z serwerami w USA, ze śledzeniem, z reklamami w wersji bezpłatnej. Dla przedsiębiorstw świadomych RODO, dla instytucji publicznych i dla każdej organizacji, która nie chce przekazywać danych użytkowników zewnętrznym usługom, to jest problem. Alternatywa Doodle bezpośrednio w TYPO3 rozwiązuje ten problem: uzgadnianie terminów na własnej infrastrukturze, bez ciasteczek zewnętrznych dostawców, bez wypływu danych.

Grupa docelowa jest jasna: organizacje, które regularnie uzgadniają terminy z zewnętrznymi uczestnikami (zebrania rodziców, posiedzenia gremiów, warsztaty, szkolenia) i chcą zachować kontrolę nad danymi.

Typowe scenariusze zastosowania

Placówki edukacyjne z koordynacją zebrań rodziców. Szkoły i przedszkola kilka razy w roku uzgadniają zebrania rodziców. 30 rodzin ma wybrać najlepszy z 5 możliwych terminów. Przez plugin TYPO3 na stronie szkoły głosowanie odbywa się bez konieczności zakładania konta i bez zewnętrznych usług. Wyniki pozostają na serwerze szkoły. U jednego organu prowadzącego z 12 szkołami i łącznie 6000 rodzin dzięki integracji TYPO3 zrezygnowano z abonamentu Doodle Premium (480 EUR/rok).

Urzędy i instytucje publiczne. Administracja samorządowa i urzędy wojewódzkie często nie mogą korzystać z usług chmurowych przetwarzających dane poza UE. Uzgadnianie terminów oparte na TYPO3 spełnia wytyczne IT urzędowe, ponieważ dane pozostają na własnym serwerze lub w samorządowym centrum danych.

Wewnętrzne planowanie warsztatów. Warsztaty międzydziałowe, spotkania strategiczne lub szkolenia wymagają uzgadniania terminów z 10-50 uczestnikami. Przez intranet (oparte na TYPO3) głosowanie można osadzić bezpośrednio, bez wysyłania zewnętrznego linku, który może być blokowany przez firmowy proxy.

Architektura techniczna

Alternatywa Doodle w TYPO3 opiera się na pluginie Extbase z trzema tabelami bazy danych: ankiety (Polls), opcje terminów (Options) i głosy (Votes). Głosowanie jest umieszczane jako element treści na stronie TYPO3. Uczestnicy otwierają stronę, widzą opcje terminów i wybierają swoje dostępne przedziały czasowe.

Wprowadzanie danych odbywa się przez formularz oparty na Fluid. Każda opcja terminu jest wyświetlana jako wiersz, uczestnik zaznacza checkboxy (tak/nie/może). Opcjonalnie pytanie o imię uczestnika. Dla uwierzytelnionych użytkowników (logowanie Frontend) rozszerzenie może automatycznie wypełnić imię i zapobiec podwójnemu głosowaniu.

Prezentacja wyników pokazuje macierz: kolumny dla uczestników, wiersze dla opcji terminów, komórki oznaczone kolorami. Termin z największą liczbą potwierdzeń jest wyróżniony. Widok administracyjny w backendzie TYPO3 pokazuje wszystkie ankiety z wynikami i pozwala zamykać lub archiwizować zakończone głosowania.

Powiadomienia e-mail są opcjonalnie integrowalne: nowa ankieta utworzona, nowy uczestnik zagłosował, ankieta zamknięta. E-maile korzystają z Mail-API TYPO3 i można je dostosować przez szablony Fluid.

Zgodność z RODO (w Polsce: UODO) wymaga: automatycznego usuwania danych ankiety po konfigurowalnym okresie (np. 30 dni po zakończeniu ankiety), braku ciasteczek do udziału w głosowaniu (oparte na sesji) i polityki prywatności określającej cel i okres przechowywania.

Częste problemy i rozwiązania

Spamowe głosy. Bez ochrony boty lub trolle mogą oddać setki fałszywych głosów. Rozwiązanie: pole honeypot (niewidoczne pole formularza, które wypełniają tylko boty), rate-limiting (maksymalnie 3 głosy per IP na godzinę) i opcjonalnie proste CAPTCHA. Logowanie Frontend jako wymóg całkowicie eliminuje spam, ale ogranicza użyteczność dla zewnętrznych uczestników.

Brak integracji z kalendarzem. Uczestnicy chcą od razu dodać ustalony termin do swojego kalendarza. Większość alternatyw Doodle TYPO3 nie oferuje eksportu iCal. Rozwiązanie: po zakończeniu głosowania wyświetlenie przycisku “Pobierz termin” generującego plik .ics. Nakład pracy na generowanie iCal to około 2 godziny developerskie.

Mobilne wyświetlanie macierzy głosowania. Macierz z 10 opcjami terminów i 20 uczestnikami jest nieczytelna na smartfonie. Rozwiązanie: na urządzeniach mobilnych przekształcenie macierzy w widok listowy, gdzie każdy termin jest wyświetlany osobno z przyciskami Tak/Nie. Przegląd wyników jest również wyświetlany jako lista pionowa zamiast tabeli poziomej.

Migracja i kompatybilność wersji

W TYPO3 Extension Repository istnieje kilka rozszerzeń podobnych do Doodle o różnym zakresie funkcji i statusie utrzymania. Żadne z nich nie stało się standardem. Dla TYPO3 v12 i v13 zaleca się zatem rozwój niestandardowy na bazie Extbase, który pokrywa dokładnie potrzebne funkcje i pozostaje długoterminowo łatwy w utrzymaniu.

Nakład pracy na wersję podstawową (tworzenie ankiety, wybór terminów, wyświetlanie wyników) to 3-5 dni. Z powiadomieniami e-mail, eksportem iCal i backendem administracyjnym 7-10 dni. To mniej niż roczny abonament Doodle Premium dla 15+ użytkowników (od 6,95 EUR/użytkownik/miesiąc = około 1250 EUR/rok).

Dla przedsiębiorstw już korzystających z Microsoft 365 lub Google Workspace rozwiązanie TYPO3 jest istotne głównie dla zewnętrznych uczestników. Wewnętrzne uzgadnianie terminów przebiega efektywniej przez Outlook lub Google Calendar. Rozwiązanie TYPO3 uzupełnia je tam, gdzie zewnętrzni uczestnicy mają brać udział bez konta. Gosign rozwija takie niestandardowe rozwiązania na bazie Extbase i integruje je w istniejące instalacje TYPO3.