Workflow Agents

Systemübergreifende Prozessorchestrierung mit Decision Layer.

Definition: Workflow Agent

Ein Workflow Agent ist ein spezialisierter AI Agent für die systemübergreifende Orchestrierung von Enterprise-Prozessen. Er koordiniert Aufgaben zwischen mehreren Systemen – inklusive Eskalation, Genehmigungslogik und Ausnahmebehandlung.

Im Unterschied zu RPA (Robotic Process Automation) arbeitet der Workflow Agent nicht auf der Oberfläche von Anwendungen, sondern über APIs und versteht den fachlichen Kontext der Entscheidungen, die er koordiniert.

Wie ein Workflow Agent arbeitet

Beispiel: Krankmeldung

Eingang          →  Document Agent     →  Decision Layer
(E-Mail mit         liest Krankmeldung    prüft §5 EFZG
 Anhang)            und extrahiert        und BV-Constraints
                    Daten                      │
                                    ┌──────────┴──────────┐
                                    │                     │
                             Regelkonform            Rückfrage nötig
                                    │                     │
                             Lohnfortzahlung        HR-Sachbearbeiter
                             berechnen              wird informiert
                                    │                     │
                             SAP-Buchung             Wartet auf
                             vorschlagen             Entscheidung
                                    │                     │
                             Audit Trail             Audit Trail
                             dokumentiert            dokumentiert

Jeder Schritt wird geloggt. Jede Entscheidung ist nachvollziehbar. Bei Rückfragen oder fehlenden Informationen wird der Workflow pausiert – nicht abgebrochen.

Orchestrierungsprinzipien

Systemübergreifend: Ein Workflow kann SAP, DATEV, SharePoint, E-Mail und weitere Systeme in einem Ablauf koordinieren
Entscheidungsbasiert: Der Workflow Agent trifft fachliche Entscheidungen, nicht nur Wenn-Dann-Regeln
Pausierbar: Bei fehlenden Informationen oder nötigen menschlichen Entscheidungen wird pausiert, dokumentiert, und nach Klärung fortgesetzt
Auditierbar: Jeder Schritt erzeugt einen Eintrag im Audit Trail – inklusive Wartezeiten und Eskalationen
Idempotent: Jeder Schritt kann wiederholt ausgeführt werden ohne Seiteneffekte

Einsatzbereiche

HR-Prozesse

Onboarding (Vertrag, IT-Provisionierung, Einarbeitung), Krankmeldungen, Vertragsänderungen, Austrittsprozesse. Orchestriert über SAP SuccessFactors, Workday, Active Directory und E-Mail.

Finance-Prozesse

Rechnungseingang, Prüfung, Kontierung, Freigabe, Buchung. Orchestriert über DATEV, SAP FI/CO und Bankschnittstellen.

Compliance-Prozesse

Automatische Prüfung gegen Richtlinien, Eskalation bei Abweichungen, Dokumentation im Audit Trail.

Decision Layer im Workflow

Jeder Workflow-Schritt, der eine Entscheidung beinhaltet, wird über den Decision Layer geroutet:

Fachliche Prüfung: Regelwerk-Check pro Entscheidungsschritt
Routing: Autonome Fortführung oder Eskalation an einen Menschen
Dokumentation: Vollständiger Entscheidungsdatensatz pro Schritt
Versionierung: Jede angewandte Regel mit Version und Timestamp

Integration

Workflow Agents verbinden bestehende Systeme über standardisierte Schnittstellen:

SAP FI/CO, SAP S/4HANA, SAP SuccessFactors
Workday
DATEV
SharePoint, Microsoft Teams (via Microsoft Graph)
Active Directory / Azure AD
E-Mail (IMAP/Exchange)
Weitere über REST/SOAP

Häufige Fragen zu Workflow Agents

Was ist ein Workflow Agent?

Ein Workflow Agent ist ein spezialisierter AI Agent, der Enterprise-Prozesse systemübergreifend orchestriert. Er koordiniert Aufgaben zwischen SAP, DATEV, SharePoint und anderen Systemen – inklusive Eskalation, Genehmigungslogik und Ausnahmebehandlung. Jeder Schritt wird über den Decision Layer dokumentiert.

Was passiert bei einer Unterbrechung im Workflow?

Der Workflow wird pausiert – nicht abgebrochen. Fehlende Informationen oder nötige menschliche Entscheidungen werden eskaliert, der aktuelle Status dokumentiert. Sobald die Information vorliegt oder die Entscheidung getroffen ist, setzt der Workflow fort.

Wie unterscheidet sich ein Workflow Agent von RPA?

RPA simuliert Mausklicks und Tastatureingaben auf bestehenden Oberflächen. Ein Workflow Agent versteht den fachlichen Kontext, trifft Entscheidungen auf Basis von Regelwerken und orchestriert über APIs. Jede Entscheidung ist über den Decision Layer auditierbar.

Welcher Prozess soll Ihr erster Workflow Agent orchestrieren?

Sprechen Sie mit uns über Ihren konkreten Anwendungsfall.

Termin vereinbaren