Agente Gestão Documentos RH
O prontuário funcional eletrônico que controla o prazo de retenção de cada documento e prova quem decidiu o quê: classificação por IA apenas como sugestão, retenção segundo a CLT art. 11 e os demais prazos legais, e os direitos do titular da LGPD (art. 17 e 18) atendidos com assinatura de validade ICP-Brasil.
Prontuário funcional eletrônico: LGPD art. 17/18 direitos do titular, CLT art. 11 retenção 5 anos e ICP-Brasil assinatura avançada - ECM com classificação IA e audit-trail.
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Onde está o documento de cada colaborador - e por quanto tempo precisa ser guardado?
Quase todo o ciclo documental é regra determinista: classificar o documento, validar a assinatura de validade ICP-Brasil, atribuir o prazo de retenção a partir de um catálogo central, controlar o acesso por função e sincronizar com o eSocial. A IA só atua na leitura por OCR e na sugestão de categoria, sempre como indicador, com revisão garantida pela LGPD art. 22. Eliminar um documento é sempre decisão humana do DPO e do Compliance Officer.
Resultado: Sem um prontuário central com prazos controlados, a empresa fica entre dois riscos opostos: guardar tempo demais viola a limitação de armazenamento da LGPD art. 25, e eliminar cedo demais viola a retenção da CLT art. 11 e expõe a uma autuação da Receita. Buscar um documento antigo numa pasta de rede leva horas; atender a um pedido de titular em 15 dias manualmente é inviável. O agente faz o prazo de cada documento ser controlado por regra, em vez de depender da memória de quem arquivou.
A arquitetura decorre disso: cada etapa do ciclo documental é atribuída a uma fonte de decisão - regra, indicador de IA ou pessoa - e registrada de forma rastreável:
Três horas para achar um PPP de 2019. E a próxima fiscalização não vai perdoar.
A gestão documental de RH no Brasil esbarra em vários marcos legais ao mesmo tempo. A CLT define a documentação obrigatória do contrato (art. 442 e 446-456) e a prescrição de 5 anos para a retenção (art. 11). A LGPD garante ao titular os direitos de acesso, correção e eliminação (art. 18), além de regrar a eliminação ao fim do tratamento (art. 25). O lado fiscal e societário (RIR e Lei 6.404/76) impõe a guarda da escrita contábil, e a assinatura eletrônica segue a MP 2.200-2 e a Lei 14.063/2020. Na prática, um único documento de RH pode ativar todas essas obrigações de uma vez.
As sanções se somam em várias frentes
Uma fiscalização do Ministério do Trabalho solicita o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) de um colaborador de 2019. O Departamento Pessoal procura no GED, no arquivo físico, em um drive antigo. Três horas depois, o documento aparece - numa pasta de uma colega que já saiu da empresa. O fiscal registra a ocorrência. Sem multa desta vez, mas um alerta. Na próxima auditoria, as consequências serão outras. E os riscos se somam: a ANPD pode aplicar até 2% do faturamento (limitado a R$ 50 milhões) por uma classificação automatizada sem revisão; a Receita pode autuar com multa de 75% a 150% por falhas na guarda da escrita contábil; a Lei Anticorrupção 12.846/2013 prevê multa de até 20% do faturamento.
Prazos que se contradizem
Um prontuário não tem um prazo único de retenção. É uma coleção de tipos de documento, cada um com a sua própria base legal - e os prazos se contradizem. Os documentos trabalhistas e a escrita contábil seguem 5 anos (CLT art. 11 e Lei 6.404/76), mas o FGTS exige 30 anos (Lei 8.036/90) e o PPP previdenciário 20 anos (INSS). Numa empresa de 2.000 colaboradores, com cerca de 40 documentos por prontuário, são 80 mil prazos individuais para monitorar. Manualmente é inviável; por planilha também, porque os prazos mudam a cada nova legislação. Por isso o agente usa um catálogo central de prazos por tipo de documento.
As 15 etapas: o que é regra, o que é IA e o que é decisão humana
O agente decompõe o ciclo documental em 15 micro-decisões, cada uma com a sua fonte de decisão explícita e registrada. Doze são deterministas (regras): validação da assinatura ICP-Brasil, atendimento dos direitos do titular da LGPD, definição do prazo de retenção, atribuição de metadados e base legal, controle de acesso por função, roteamento do arquivamento, sincronização com o eSocial, monitoramento dos vencimentos e eliminação segura. Uma é apenas indicador de IA: a leitura por OCR e a sugestão de categoria do documento. Duas são decisões exclusivamente humanas: a aprovação da eliminação (pelo DPO e pelo Compliance Officer) e a escalada de casos de julgamento.
Verificação contínua contra as fontes regulatórias
O agente confronta cada decisão com as normas aplicáveis e mantém o rastro para defesa: a documentação contratual da CLT, os direitos do titular e a eliminação da LGPD, a guarda da escrita contábil da Lei 6.404/76 e do RIR, a validade da assinatura pela MP 2.200-2 e a sincronização com o eSocial. As assinaturas têm validade ICP-Brasil e o audit-trail é retido por 5 anos, pronto para responder à ANPD, à Receita ou ao MPT.
Casos-limite: pedido do titular não atendido, assinatura inválida, documento vencido
Alguns casos param o fluxo automaticamente. Um pedido de titular (DSAR) não atendido em 15 dias é escalado ao DPO, ao Compliance Officer e ao Jurídico. Uma assinatura ICP-Brasil inválida ou expirada bloqueia o arquivamento e é escalada ao Departamento Pessoal e ao DPO. Um documento vencido sem proposta de eliminação é sinalizado para revisão. Um acesso fora da função do colaborador é marcado e auditado. Em cada situação, o agente preserva o registro e aciona a revisão humana.
Integração com os sistemas brasileiros
O agente se integra por API às plataformas usadas no mercado brasileiro. Conecta-se aos HCM líderes (TOTVS, Senior) e às suítes globais (SAP SuccessFactors, Workday, Oracle), sincronizando o prontuário com o eSocial e a Receita Federal. Trabalha com as plataformas de gestão de conteúdo (DocuWare, ELO, d.velop, Hyland OnBase) para o arquivamento e a retenção, e com as ferramentas de privacidade (OneTrust, BigID, Collibra) para atender aos pedidos de titular previstos na LGPD.
Tabela de microdecisões
Quem decide neste agente?
14 passos de decisão, divididos por decisor
Receber o documento de RH por vários canais e classificar o tipo por IA A IA lê o documento por OCR e sugere a sua categoria - contrato (art. 442 da CLT), advertência, atestado médico, rescisão (TRCT), recibo de férias, ASO admissional, PPP ou termo de teletrabalho -, com extração de metadados e o direito à revisão do art. 22 da LGPD? Agente IA
A IA lê por OCR o documento de RH e sugere a sua categoria (contrato, advertência, atestado, rescisão e outros). A classificação é apenas um indicador: a LGPD art. 22 garante revisão por pessoa natural e o Departamento Pessoal e o DPO validam, com tudo no audit-trail.
Registro de decisão
Contestável: Sim - totalmente documentado, revisável por humanos, objeção por processo formal.
Contestável por:
Validar a assinatura eletrônica ICP-Brasil (MP 2.200-2) A assinatura eletrônica do documento é validada conforme a MP 2.200-2 e a Lei 14.063/2020 - assinatura simples, avançada ou qualificada, com certificado ICP-Brasil A1 ou A3 -, por plataformas como ClickSign, ZapSign e Autentique? Motor de regras Fornecedor
A assinatura eletrônica é validada por regra conforme a MP 2.200-2 e a Lei 14.063/2020 (ICP-Brasil, certificado digital A1 ou A3). A Súmula TST 387 confere ao documento eletrônico a mesma validade do físico. Se a assinatura é inválida, o agente bloqueia o arquivamento e escala ao Departamento Pessoal, ao DPO e ao Compliance Officer.
Registro de decisão
Contestável: Sim - aplicação da regra verificável. Objeção possível por dados incorretos ou versão de regra errada.
Contestável por: Fornecedor
Aplicar os direitos do titular (art. 18 da LGPD), com fluxo de DSAR Os direitos do titular do art. 18 da LGPD - confirmação, acesso, correção, portabilidade, eliminação e revogação do consentimento - estão implementados com fluxo de solicitação (DSAR), prazo de 15 dias e consulta ao Encarregado/DPO? Motor de regras
Os direitos do titular previstos na LGPD art. 18 (confirmação, acesso, correção, portabilidade, eliminação, revogação de consentimento) são atendidos por regra, com fluxo de solicitação (DSAR) e prazo de resposta de 15 dias. Se o pedido não é atendido no prazo, o agente bloqueia a operação e escala ao DPO e ao Compliance Officer.
Registro de decisão
Contestável: Sim - aplicação da regra verificável. Objeção possível por dados incorretos ou versão de regra errada.
Contestável por:
Determinar o prazo de retenção por tipo de documento (catálogo central) O prazo de retenção é definido pelo tipo de documento, a partir de um catálogo central: 5 anos para os trabalhistas (art. 11 da CLT) e os contábeis (Lei 6.404/76), com exceções importantes como o FGTS por 30 anos (Lei 8.036/90) e o PPP previdenciário por 20 anos (INSS)? Motor de regras Auditor
O prazo de retenção é definido por regra, a partir de um catálogo central por tipo de documento. Os documentos trabalhistas seguem a prescrição de 5 anos da CLT art. 11, mas há exceções importantes: o FGTS é retido por 30 anos (Lei 8.036/90) e o PPP previdenciário por 20 anos (INSS). É essa distinção que evita guardar documento a menos ou a mais.
Registro de decisão
Contestável: Sim - aplicação da regra verificável. Objeção possível por dados incorretos ou versão de regra errada.
Contestável por: Auditor
Atribuir os metadados e a base legal (art. 7 ou art. 11 da LGPD) O documento recebe os metadados exigidos pelo RAT do art. 30 da LGPD - tipo, colaborador, data, base legal do art. 7 ou do art. 11, finalidade e período de retenção - e a sua classificação de confidencialidade? Motor de regras Auditor
Por regra, cada documento recebe os metadados exigidos pelo Registro de Atividades de Tratamento da LGPD art. 30 (finalidade, base legal do art. 7 ou art. 11, período de retenção) e a sua classificação de confidencialidade. Tudo fica no audit-trail, retido por 5 anos.
Registro de decisão
Contestável: Sim - aplicação da regra verificável. Objeção possível por dados incorretos ou versão de regra errada.
Contestável por: Auditor
Definir a matriz de controle de acesso por função (RBAC) O acesso é definido por função, com controle baseado em papéis (RBAC) e segregação de deveres - o Departamento Pessoal vê tudo, o gestor vê a própria equipe e o colaborador acessa os próprios dados -, com cifragem e auditoria conforme o art. 32 da LGPD? Motor de regras Fornecedor
O acesso é definido por regra com controle baseado em função (RBAC) e segregação de deveres: o Departamento Pessoal vê tudo, o gestor vê a própria equipe e o colaborador acessa os próprios dados (LGPD art. 18). Os dados são cifrados e cada acesso é auditado, conforme a LGPD art. 32.
Registro de decisão
Contestável: Sim - aplicação da regra verificável. Objeção possível por dados incorretos ou versão de regra errada.
Contestável por: Fornecedor
Rotear o documento para o repositório de conteúdo (ECM) adequado O documento é roteado para o repositório de gestão de conteúdo (ECM) adequado - DocuWare, ELO, d.velop, Hyland ou TOTVS Documentos - em armazenamento no Brasil, cifrado em repouso e em trânsito, com redundância de backup? Motor de regras Fornecedor
Por regra, o documento é roteado para o repositório de gestão de conteúdo (ECM) adequado em armazenamento no Brasil, cifrado em repouso e em trânsito, com redundância de backup. Tudo segue a LGPD art. 32 e fica no audit-trail, retido por 5 anos.
Registro de decisão
Contestável: Sim - aplicação da regra verificável. Objeção possível por dados incorretos ou versão de regra errada.
Contestável por: Fornecedor
Sincronizar os documentos com o eSocial (S-2200, S-2206, S-2299) Os documentos do prontuário - cadastro, ASO admissional, alterações contratuais, atestados médicos, TRCT e condições ambientais - estão sincronizados com os eventos do eSocial (S-2200, S-2206, S-2230, S-2299, S-2240) e a Receita Federal? Motor de regras Fornecedor
Os documentos do prontuário são sincronizados por regra com os eventos do eSocial: admissão (S-2200), alteração de contrato (S-2206), afastamento (S-2230), desligamento (S-2299) e condições ambientais (S-2240). Cada envio fica no audit-trail, retido por 5 anos.
Registro de decisão
Contestável: Sim - aplicação da regra verificável. Objeção possível por dados incorretos ou versão de regra errada.
Contestável por: Fornecedor
Monitorar o prazo de retenção, com alerta 90 dias antes do vencimento O prazo de retenção é monitorado continuamente, com alerta automático 90 dias antes do vencimento, marcação dos documentos vencidos e relatório mensal ao DPO, ao Compliance Officer e ao Departamento Pessoal? Motor de regras Auditor
Por regra, o agente monitora o calendário de retenção, alerta 90 dias antes do vencimento e marca os documentos vencidos, com relatório mensal ao DPO, ao Compliance Officer e ao Departamento Pessoal. O catálogo de prazos é atualizado a cada mudança legislativa.
Registro de decisão
Contestável: Sim - aplicação da regra verificável. Objeção possível por dados incorretos ou versão de regra errada.
Contestável por: Auditor
Aplicar o Direito ao Esquecimento (art. 17) e a eliminação ao fim do tratamento (art. 25) Os documentos vencidos, sem base legal ou sem finalidade ativa são identificados para eliminação conforme a LGPD art. 17 (esquecimento) e art. 25 (eliminação ao fim do tratamento), respeitada a conservação exigida por obrigação legal (art. 16)? Motor de regras Auditor
Por regra, o agente identifica para eliminação os documentos vencidos, sem base legal ou sem finalidade ativa, conforme a LGPD art. 17 (direito ao esquecimento) e art. 25 (eliminação ao fim do tratamento), respeitando a conservação exigida por obrigação legal (art. 16). A decisão se apoia no catálogo de prazos e na base legal do art. 7 ou art. 11.
Registro de decisão
Contestável: Sim - aplicação da regra verificável. Objeção possível por dados incorretos ou versão de regra errada.
Contestável por: Auditor
Elaborar a proposta de eliminação, com aprovação humana do DPO e do Compliance A proposta de eliminação é elaborada com fundamentação jurídica e aprovada por uma pessoa - DPO, Compliance Officer e Jurídico -, com assinatura ICP-Brasil e trilha de auditoria granular? Humano
A aprovação da eliminação é decisão humana do DPO (LGPD art. 38), do Compliance Officer e do Jurídico, com fundamentação jurídica e assinatura de validade ICP-Brasil. A eliminação automática e integral de documentos pessoais, sem controle humano, não é permitida pela LGPD nem pela legislação fiscal. Tudo fica no audit-trail granular, retido por 5 anos.
Registro de decisão
Contestável: Sim - através do superior, sindicato ou processo formal de objeção.
Contestável por:
Eliminar o documento de forma segura, com certificado de destruição O documento é eliminado de forma segura e irreversível, inclusive nos backups, com certificado de destruição e log detalhado (data, responsável, base legal, documento e colaborador) retido por 5 anos na trilha de auditoria? Motor de regras Fornecedor
Por regra, a eliminação é feita de forma segura e irreversível (incluindo backups), com emissão de certificado de destruição e log detalhado (data, responsável, base legal, documento e colaborador). O certificado fica no audit-trail granular, retido por 5 anos.
Registro de decisão
Contestável: Sim - aplicação da regra verificável. Objeção possível por dados incorretos ou versão de regra errada.
Contestável por: Fornecedor
Auditar a integridade do prontuário a cada trimestre A auditoria trimestral verifica a integridade do prontuário - completude dos documentos, validade da assinatura ICP-Brasil, retenção correta, base legal da LGPD e acessos auditados -, com relatório ao DPO, ao Compliance Officer, ao Departamento Pessoal e ao auditor independente? Motor de regras Auditor
A cada trimestre, o agente audita por regra a integridade do prontuário: completude dos documentos por colaborador, validade da assinatura ICP-Brasil, retenção correta, base legal da LGPD e acessos auditados. O resultado vai em relatório ao DPO, ao Compliance Officer, ao Departamento Pessoal e ao auditor independente.
Registro de decisão
Contestável: Sim - aplicação da regra verificável. Objeção possível por dados incorretos ou versão de regra errada.
Contestável por: Auditor
Escalar ao DPO, ao Compliance Officer e ao Jurídico os casos que exigem julgamento Quais casos que exigem julgamento - pedido do titular (DSAR) não atendido em 15 dias, assinatura ICP-Brasil inválida, documento vencido sem eliminação, violação da base legal ou acesso não autorizado - devem ser escalados ao DPO, ao Compliance Officer, ao Jurídico, ao Departamento Pessoal e ao auditor independente? Humano
Casos que exigem julgamento são decisão humana: pedido do titular (DSAR) não atendido em 15 dias, assinatura ICP-Brasil inválida, documento vencido sem eliminação, violação da base legal ou acesso não autorizado. São escalados ao DPO, ao Compliance Officer, ao Jurídico, ao Departamento Pessoal e ao auditor independente.
Registro de decisão
Contestável: Sim - através do superior, sindicato ou processo formal de objeção.
Contestável por:
Registro de decisão e direito de contestação
Cada decisão que este agente toma ou prepara é documentada em um registro de decisão completo. Os funcionários afetados podem revisar, compreender e contestar cada decisão individual.
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Painel de pontuações
Pré-requisitos
- Sistema gestão documental ECM Enterprise Content Management ou DMS Document Management Systems: DocuWare Brasil + ELO Brasil + d.velop Brasil + Hyland OnBase + TOTVS Documentos + Senior Documentos + Microsoft SharePoint + AWS S3 + Azure Blob localização brasileira + cifrado em repouso AES-256 + cifrado em trânsito TLS 1.3
- Catálogo prazos retenção centralizado por tipo documento + cross-reference jurídicas (CLT art. 11 5 anos + Lei 6.404/76 art. 7 + 10 + 11 + 247 5 anos contábil + RIR Decreto 9.580/2018 5 anos + Lei 9.613/98 + COAF 10 anos KYC + Lei 8.036/90 art. 23 30 anos FGTS + INSS 20 anos PPP + Lei 14.611/2023 5 anos + Lei 14.457/2022 5 anos + Lei 12.846/2013 + Decreto 11.129/2022 5 anos)
- Sistema HRIS TOTVS RM + Datasul + Senior + SAP SuccessFactors Brasil + Workday HCM Brasil + Oracle HCM Cloud Brasil + ADP Brasil + Apdata + Mastermaq + Solides + Personio Brasil com read access dados empregados + integração eSocial S-2200 admissão + S-2206 alteração + S-2230 afastamento + S-2298 reintegração + S-2299 desligamento + S-2240 condições ambientais + S-2245 capacitações + Receita Federal Brasil
- Plataformas LGPD compliance específicas: OneTrust Brasil + OneTrust DSAR Data Subject Access Request + BigID Brasil + Collibra Brasil + Privacera Brasil + classificação dados pessoais + descoberta dados + RAT Registro Atividades Tratamento + DPIA + retenção automática + cross-reference ANPD Resolução 4/2023
- Plataformas Whistleblower específicas: NAVEX EthicsPoint Brasil + EQS Group Brasil + Convercent Brasil + GAN Integrity Brasil + Whispli Brasil + Lighthouse Brasil + Speakfully + Vault Compliance Brasil + Compliance Online + Lei 14.457/2022 canal denúncia obrigatório empresas com mais de 100 empregados + Programa Integridade Decreto 11.129/2022 3.11 + audit-trail + retenção 5 anos
- DPIA art. 35 LGPD + ANPD Resolução 4/2023 para classificação documentos por IA + decisão automatizada art. 22 + dados sensíveis art. 11 (saúde empregado em atestados + biometria + dados sindicais) + RAT art. 30 + acesso jerarquizado RBAC + audit-trail granular + DPO Encarregado consultation art. 38 + 41 + ANPD Plano Estratégico 2024-2027 prioriza decisão automatizada + dados laborais
- Sistema autenticação multi-fator + assinatura eletrônica avançada/qualificada ICP-Brasil MP 2.200-2 + Lei 14.063/2020 + ITI + ClickSign + ZapSign + Autentique + D4Sign + Vault Compleo + Decreto 10.543/2020 (contratos trabalho + termos aditivos + advertências + termos confidencialidade + termos PCD + termos teletrabalho + termo cessão imagem + acordos coletivos + recibos férias + TRCT homologação + termos consentimento LGPD)
- Programa Integridade Decreto 11.129/2022 16 parâmetros HR Document Management (3.6 controles internos documentação + 3.7 due diligence terceiros documentação + 3.10 monitoramento 5 anos + 3.11 canal denúncia documentação + 3.12 medidas disciplinares documentação) + Lei 12.846/2013 Anticorrupção + ABNT NBR ISO 37301 Compliance + ISO 37001 Anti-bribery + CGU Avaliação
Contribuição para infraestrutura
O que esta avaliação contém: 9 slides para sua equipe de liderança
Personalizada com seus dados. Gerada em 2 minutos no navegador. Sem upload, sem login.
- 1
Capa - Nome do processo, pontos de decisão, potencial de automação
- 2
Resumo executivo - FTE liberados, custo por transação, data de retorno
- 3
Situação atual - Volume de transações, custos de erro, cenário de crescimento
- 4
Arquitetura de solução - Humano - motor de regras - agente IA
- 5
Governança - EU AI Act, SPED/NF-e, trilha de auditoria
- 6
Análise de riscos - 5 riscos com probabilidade e impacto
- 7
Roteiro - Plano de 3 fases com datas concretas
- 8
Caso de negócio - Comparação de 3 cenários mais matriz de sensibilidade
- 9
Proposta de discussão - Próximos passos concretos
Inclui: comparação de 3 cenários
Não fazer nada vs. nova contratação vs. automação - com seu nível salarial, sua taxa de erro e seu plano de crescimento.
Mostrar metodologia de cálculo
Hourly rate: Annual salary (your input) × 1.3 employer burden ÷ 1,720 annual work hours
Savings: Transactions × 12 × automation rate × minutes/transaction × hourly rate × economic factor
Quality ROI: Error reduction × transactions × 12 × EUR 260/error (APQC Open Standards Benchmarking)
FTE: Saved hours ÷ 1,720 annual work hours
Break-Even: Benchmark investment ÷ monthly combined savings (efficiency + quality)
New hire: Annual salary × 1.3 + EUR 12,000 recruiting per FTE
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Cada atestado médico vira um processo rastreável em 60 segundos, não três semanas: extração do CID-10, cálculo dos 15 dias de afastamento do empregador e transição para o auxílio-doença do INSS, com sigilo médico preservado segundo a LGPD.
Perguntas frequentes
Como funciona a documentação contratual da CLT (arts. 442 e 446-456) e o eSocial S-2200?
Como funciona o atendimento aos direitos do titular (art. 18 da LGPD), com prazo de 15 dias?
Como funciona o catálogo central de prazos de retenção?
Como funciona a assinatura eletrônica ICP-Brasil (MP 2.200-2 e Lei 14.063/2020)?
Como funciona a sincronização do prontuário com o eSocial (S-2200, S-2206, S-2299)?
Como funciona a eliminação de documentos (arts. 17 e 25 da LGPD), com aprovação humana do DPO?
Como se diferencia o HR Document Management Agent do Contract Offer Generation Agent e do Policy Document Agent?
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