Auch in einer Welt, in der Mitarbeiter KI-Tools eigenständig gestalten, darf die IT-Abteilung nicht zum passiven Beobachter werden. Sie benötigt Echtzeit-Einblicke in alle Workspaces – privat wie gruppenbasiert –, um Risiken wie Datenlecks, ungeprüfte Modelle oder Compliance-Verstöße zu identifizieren. Gleichzeitig muss sie sicherstellen, dass selbst erstellte Assistenten keine Konflikte mit zentralen Systemen verursachen. Lösungen hierfür sind rollenbasierte Zugriffsrechte, automatische Protokollierung aller KI-Interaktionen und eine „Sandbox“-Funktion, die private Assistenten erst nach Prüfung freischaltet. So bleibt die Kontrolle erhalten, ohne die Kreativität der Teams einzuschränken.

Das Spannungsfeld liegt darin, Mitarbeitern genug Freiheit zu geben, um KI-Assistenten als produktive Werkzeuge zu nutzen, gleichzeitig aber Unternehmensrisiken zu minimieren. Ein Beispiel: Ein HR-Mitarbeiter trainiert einen KI-Agenten zur Gehaltsvorhersage. Während der Testphase bleibt dieser im privaten Workspace, doch sobald er stabil läuft, wird er im HR-Gruppenworkspace freigegeben. Die IT behält über das Dashboard stets den Überblick: Sie kann nachvollziehen, welche Datenquellen genutzt werden, ob personenbezogene Informationen geschützt sind und wann der Assistent in welchem Umfeld aktiv ist. Diese Transparenz schafft Vertrauen – sowohl bei den Nutzern als auch bei Compliance-Beauftragten.

Unternehmen, die solche hybriden Workspace-Modelle etablieren, setzen auf langfristige Skalierbarkeit. Indem sie privaten Experimentierraum ermöglichen, aber klare Regeln für die Überführung in gruppen- oder unternehmensweite Umgebungen definieren, werden KI-Innovationen nicht gebremst, sondern kanalisiert. Die IT fungiert dabei als Enabler, nicht als Gatekeeper – und stellt sicher, dass selbst dezentral erstellte Assistenten stets im Rahmen der Governance-Richtlinien agieren.