Drei Arten von Entscheidungen: Wann der Mensch, wann die KI
Nicht jede Entscheidung braucht einen Menschen. Und nicht jede sollte einer KI überlassen werden. Ein Framework für die Zuordnung – mit konkreten HR-Beispielen.
Die Frage die jede HR-Abteilung stellt
“Welche Entscheidungen kann die KI alleine treffen – und welche müssen beim Menschen bleiben?”
Diese Frage kommt in jedem Gespräch über KI in HR-Prozessen. Vom Betriebsrat, von der Geschäftsführung, von der Compliance-Abteilung. Und die übliche Antwort – “die KI unterstützt, der Mensch entscheidet” – ist zu ungenau für den produktiven Einsatz.
Denn in der Praxis besteht ein einziger HR-Prozess aus Dutzenden einzelner Entscheidungen. Bei der Krankmeldungsverarbeitung zum Beispiel: Ist das Dokument vollständig? Welcher Tarifvertrag gilt? Liegt die Krankheitsdauer über der Lohnfortzahlungsgrenze? Muss ein BEM-Verfahren eingeleitet werden? Wer wird informiert?
Manche dieser Entscheidungen brauchen einen Menschen. Manche nicht. Und manche sollten bewusst NICHT beim Menschen liegen – weil die KI sie nachweislich besser trifft.
Drei Arten von Entscheidungen
Art 1: Mensch entscheidet
Hier muss ein Mensch die finale Entscheidung treffen. Der Agent kann vorbereiten, vorschlagen, Material zusammenstellen – aber die Entscheidung selbst liegt beim Menschen.
Wann: Ermessensspielraum, Diskriminierungsrisiko, Betriebsrats-Pflicht, individuelle Situationen.
Beispiel: Wiedereingliederung nach Langzeiterkrankung. Der Agent hat alle Daten: Krankheitsdauer, BEM-Historie, Empfehlungen der Betriebsärztin, verfügbare Stellen. Aber die Entscheidung, welches Wiedereingliederungsmodell für diesen konkreten Menschen passt, braucht einen Menschen. Es geht um die individuelle Situation, um Einfühlungsvermögen, um das Gespräch mit der Person. Der Betriebsrat hat ein Mitspracherecht. Und wenn die Entscheidung falsch ist, hat das reale Konsequenzen für einen echten Menschen.
Was der Decision Layer hier tut: Er erzwingt Human-in-the-Loop. Technisch, nicht organisatorisch. Der Agent kann diese Entscheidung nicht autonom treffen – auch nicht wenn seine Konfidenz hoch ist.
Art 2: Regelwerk entscheidet
Deterministische Logik. Wenn Bedingung X, dann Ergebnis Y. Kein Interpretationsspielraum.
Wann: Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Steuergesetzgebung, Eingruppierung, Fristenberechnung.
Beispiel: Eingruppierung in Gehaltsband. Neuer Mitarbeiter, Stellenprofil liegt vor, Tarifvertrag ist eindeutig. Die Eingruppierung ergibt sich aus den Kriterien im Tarifvertrag. Das ist keine Entscheidung die Interpretation braucht – es ist eine Regelanwendung. Der Decision Layer wendet die aktuelle Regelversion an und dokumentiert das Ergebnis.
Was der Decision Layer hier tut: Er stellt sicher, dass die aktuelle Regelversion angewandt wird. Wenn sich der Tarifvertrag ändert, greift ab dem Stichtag die neue Version – automatisch, ohne dass jemand 50 Sachbearbeiter an 12 Standorten informieren muss.
Art 3: KI entscheidet eigenständig
Und hier wird es interessant. Denn diese Kategorie wird meistens falsch erzählt. Die übliche Darstellung: “Bei einfachen Standardfällen darf die KI auch mal alleine.” Das klingt nach Erlaubnis für Triviales.
Die Realität ist eine andere. Es gibt Entscheidungen, bei denen die KI nicht nur schneller ist, sondern nachweislich besser als ein Mensch. Nicht weil die KI klüger ist – sondern weil sie drei strukturelle Schwächen des Menschen nicht hat.
Vorteil 1: Konsistenz über Standorte und Personen
50 Sachbearbeiter an 12 Standorten wenden denselben Tarifvertrag an. Jeder interpretiert Grenzfälle leicht anders. In Hamburg wird ein Antrag auf Sonderzahlung genehmigt, in München wird derselbe Fall abgelehnt. Das ist kein Ausbildungsproblem – es ist die natürliche Varianz menschlicher Entscheidungen bei ambigen Regeln.
Eine KI die auf einem versionierten Regelwerk arbeitet, entscheidet identisch. Jedes Mal. An jedem Standort. Um 9 Uhr morgens und um 16 Uhr nachmittags.
Konkret: Lohnfortzahlungsfrist-Prüfung. Derselbe Fall, dieselbe Regel, dasselbe Ergebnis. Nicht abhängig davon, welcher Sachbearbeiter in welcher Niederlassung den Fall bearbeitet.
Vorteil 2: Ermüdungsfreiheit
Ein Recruiter screent am Montagmorgen anders als am Freitagnachmittag. Nach der 50. Bewerbung sinkt die Aufmerksamkeit. Der vorletzte Kandidat war besonders stark – der nächste wirkt im Vergleich schwächer, obwohl er objektiv die Anforderungen erfüllt (Anchoring-Bias). Der Recruiter hat gerade schlechte Nachrichten bekommen – die nächsten drei Bewertungen fallen strenger aus (Affect Heuristic).
Das sind keine persönlichen Schwächen. Das ist menschliche Kognition. Gut erforscht, vielfach belegt, und in jedem repetitiven Entscheidungsprozess messbar.
Eine KI bewertet Bewerbung Nummer 1 mit derselben Sorgfalt wie Bewerbung Nummer 200. Sie hat keinen schlechten Tag.
Konkret: Anforderungsabgleich im Recruiting. Jede Bewerbung wird gegen dasselbe Kriterienprofil geprüft. Nicht beeinflusst von der Reihenfolge der Bewerbungen, nicht von der Tageszeit, nicht von der emotionalen Verfassung des Recruiters.
Vorteil 3: Vollständigkeit bei Regelprüfung
Das ist der Vorteil, der am meisten unterschätzt wird.
Ein HR-Sachbearbeiter prüft eine Krankmeldung gegen drei bis vier Kriterien, die ihm gerade einfallen: Krankheitsdauer, Lohnfortzahlungsfrist, vielleicht noch die BEM-Schwelle. Aber prüft er auch die Wartezeitregelung aus §3 Abs. 3 EFZG? Die Sonderregel für Teilzeitkräfte im Haustarifvertrag? Die Meldepflicht gegenüber der Berufsgenossenschaft bei bestimmten Krankheitsbildern? Den Sonderfall bei Arbeitsunfällen? Die Regelung für befristete Verträge?
Jedes Mal? Auch freitags um 16 Uhr? Auch wenn er gerade fünf andere Fälle parallel bearbeitet?
Eine KI prüft gegen alle geltenden Regeln, in der aktuellen Version, vollständig und dokumentiert. Nicht weil sie klüger ist – sondern weil sie nicht vergisst. Und weil ihr Regelwerk nicht in Köpfen steckt, sondern im versionierten System.
Konkret: Krankmeldungsverarbeitung. Der Agent prüft jede eAU gegen alle 12 relevanten Kriterien aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und Gesetz. Jedes Mal. Das Ergebnis: Weniger Fehler die erst bei der nächsten Betriebsprüfung auffallen.
Warum ein einzelner Prozess alle drei Arten enthält
Das Framework wird erst dann praktisch nützlich, wenn man versteht: Ein einzelner HR-Prozess enthält fast immer ALLE drei Entscheidungstypen.
Nehmen wir die Krankmeldungsverarbeitung als durchgängiges Beispiel:
| Schritt | Entscheidungsart | Warum |
|---|---|---|
| eAU-Daten empfangen und validieren | KI eigenständig | Dokumentklassifikation, hohe Treffsicherheit, strukturierte Eingabe |
| Abgleich mit Personalstammdaten | Regelwerk | Deterministisch, keine Interpretation |
| Lohnfortzahlungsfrist prüfen | KI eigenständig | Prüft gegen ALLE Tarifvertragskriterien, konsistenter als jeder Sachbearbeiter |
| BEM-Pflicht prüfen (> 6 Wochen in 12 Monaten) | Mensch | Diskriminierungsrisiko bei Gesundheitsdaten, BR-Mitbestimmung |
| Führungskraft informieren | KI eigenständig | Konsistente Information, kein Vergessen, kein Interpretationsspielraum bei der Frage WAS mitgeteilt wird (nur Abwesenheit und Dauer, keine Diagnose) |
| Wiedereingliederungsmaßnahmen einleiten | Mensch | Individuelle Situation, Ermessensspielraum, BR-Beteiligung |
Beachten Sie die dritte Zeile: “Lohnfortzahlungsfrist prüfen” ist nicht bei “Regelwerk”, sondern bei “KI eigenständig”. Warum? Weil die KI hier nicht nur eine simple Wenn-Dann-Logik anwendet, sondern die Prüfung VOLLSTÄNDIG gegen alle geltenden Regelwerke durchführt – etwas das ein Mensch in der Praxis nie vollständig tut, weil er nicht alle Sonderregelungen im Kopf hat.
Das ist der entscheidende Punkt: “KI eigenständig” ist nicht die Kategorie für Triviales. Es ist die Kategorie für Entscheidungen, bei denen Konsistenz, Ermüdungsfreiheit und Vollständigkeit wichtiger sind als Ermessensspielraum.
Was das für den Betriebsrat bedeutet
Der Betriebsrat ist oft skeptisch gegenüber KI-Autonomie. Zurecht – wenn unklar ist, WARUM die KI eigenständig entscheidet.
Mit dem Drei-Arten-Framework wird die Argumentation transparent:
“Die KI entscheidet eigenständig bei der Fristenprüfung. Nicht weil wir Stellen sparen wollen. Sondern weil wir wissen, dass 50 Sachbearbeiter an 12 Standorten dieselbe Frist unterschiedlich berechnen. Die KI rechnet immer richtig. Und wenn sie sich nicht sicher ist, eskaliert sie an einen Menschen. Das ist nachvollziehbar, dokumentiert und jederzeit im Auditor Portal einsehbar.”
Das ist ein Argument das der Betriebsrat versteht. Es geht nicht um Ersetzung, sondern um Qualitätssicherung.
Der Decision Layer macht die Zuordnung operativ
Das Framework bleibt Theorie, wenn es nicht technisch durchgesetzt wird. Der Decision Layer implementiert die Drei-Arten-Zuordnung für jeden Prozessschritt:
Für jede Micro-Entscheidung ist definiert: Mensch, Regelwerk oder KI. Bei KI-Entscheidungen ist dokumentiert, warum die KI die richtige Wahl ist. Bei Mensch-Entscheidungen ist Human-in-the-Loop technisch erzwungen. Bei Regelwerk-Entscheidungen ist die aktuelle Regelversion hinterlegt. Jede Entscheidung – egal welcher Art – erzeugt einen vollständigen Audit-Trail-Eintrag.
→ Decision Layer – Übersicht und Beispiele
→ Warum KI-Projekte in HR scheitern
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