Payroll-Fehler strukturell eliminieren – Decision Layer für Finance

Das Problem: Implizite Fachlogik

In der Belegverarbeitung treffen Menschen täglich Hunderte Mikro-Entscheidungen. Kontierung, Kostenstelle, AfA-Beginn, Vorsteuerabzug, Aufwandsklassifizierung. Jede Entscheidung basiert auf einem Regelwerk: Steuergesetzgebung, Rechnungslegungsstandards, interne Richtlinien, mandantenspezifische Besonderheiten.

Das Problem ist nicht mangelndes Fachwissen. Das Problem ist Inkonsistenz. Verschiedene Sachbearbeiter wenden dasselbe Regelwerk unterschiedlich an. Nicht weil sie inkompetent sind, sondern weil die Regelwerke komplex sind und die Interpretation Spielraum lässt.

Mehr Mandanten bedeutet mehr Regelwerk-Varianten. Mehr Standorte bedeutet mehr Sachbearbeiter mit unterschiedlichen Interpretationen. Mehr Personal bedeutet mehr Einarbeitung, mehr implizites Wissen, mehr Varianz.

Die Folgen sind messbar: Korrekturbuchungen, Prüfungsfeststellungen, Abstimmungsschleifen, verlängerte Monatsabschlüsse. Die Regelwerke existieren oft nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Wenn diese Mitarbeiter krank sind, im Urlaub oder das Unternehmen verlassen, geht das Wissen verloren.

Decision Layer für Belegverarbeitung

Der Decision Layer löst dieses Problem, indem er Regelwerke explizit, versioniert und maschinenlesbar macht. Jede Buchungsentscheidung basiert auf einer definierten Regel in einer bestimmten Version. Es gibt keinen Interpretationsspielraum.

Der Ablauf: Ein Beleg geht ein. Der Document Agent liest und versteht den Beleg – unabhängig vom Format. Er erzeugt einen Buchungsvorschlag. Der Decision Layer prüft diesen Vorschlag gegen die versionierten Regelwerke:

Ist die Kontierung korrekt? Stimmt die Kostenstelle? Ist der Vorsteuerabzug bei diesem Rechnungstyp zulässig? Liegt der AfA-Beginn richtig? Ist die Aufwandsklassifizierung konsistent mit den mandantenspezifischen Richtlinien?

Bei hoher Konfidenz und klarer Regel: autonome Verarbeitung. Buchungsvorschlag geht ins Zielsystem (DATEV, SAP FI/CO). Vollständiger Audit Trail wird erzeugt.

Bei niedriger Konfidenz oder Ausnahme: Eskalation an den Sachbearbeiter. Der Workflow pausiert. Der Sachbearbeiter sieht den Vorschlag, die angewandte Regel, den Konfidenzwert und den Eskalationsgrund.

Versionierte Regelwerke

Jede Regeländerung erzeugt eine neue Version. Die alte Version bleibt im System. Bei einer Prüfung ist nachvollziehbar, welche Regel in welcher Version zum Entscheidungszeitpunkt galt.

Ein Beispiel: Am 1. Juli ändert sich der Umsatzsteuersatz für eine bestimmte Warengruppe. Im Decision Layer wird eine neue Regelversion erstellt, gültig ab 1. Juli. Belege vor dem 1. Juli werden mit der alten Regelversion verarbeitet. Belege ab dem 1. Juli mit der neuen. Der Übergang ist automatisch, nachvollziehbar und prüfbar.

Mandantenspezifische Parametrisierung

Für Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien mit Hunderten von Mandanten: Die Regelwerke sind mandantenspezifisch parametrisiert. Der gleiche Agent wendet für jeden Mandanten die korrekten Regeln in der aktuellen Version an.

Mandant A nutzt SKR03, Mandant B nutzt SKR04. Mandant C hat einen individuellen Kontenplan. Der Decision Layer stellt sicher, dass der Agent für jeden Mandanten die richtigen Regeln anwendet – konsistent, über alle Sachbearbeiter hinweg.

Prüfungsvorbereitung

Bei einer Betriebsprüfung oder Jahresabschlussprüfung kann der Prüfer im Auditor Portal jede einzelne Buchungsentscheidung nachvollziehen. Vom Buchungsbeleg bis zur angewandten Regel mit Version, vom Konfidenzwert bis zum Routing (autonom oder eskaliert).

Das reduziert den Prüfungsaufwand erheblich. Statt manuelle Stichproben zu ziehen und für jeden Fall die Buchungslogik zu rekonstruieren, sieht der Prüfer den vollständigen Entscheidungspfad automatisch dokumentiert.

Mehr dazu: Finance AI Agents

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