Beratungs-Reisekosten sind kein Volumenproblem. Sie sind ein Split-Problem.
Wenn jede Reise mehreren Mandanten dient und jeder Tag eine andere Kostenstelle hat, ist die Frage nicht 'wie viel', sondern 'wer zahlt was und warum'. Der Travel Decision Layer zerlegt jeden Beratungs-Reisekostenvorgang in auditierbare Mikro-Entscheidungen. Drei-Wege-Split: steuerliche Behandlung, Mandantenzuordnung, interne Kosten. Jeder Split dokumentiert, jeder reproduzierbar, jeder prüfungssicher.
Drei Dimensionen, die Expense-Tools ignorieren
Der Drei-Wege-Split
Jede Beratungs-Reisekosten hat drei Kostenperspektiven: steuerliche Behandlung (abzugsfähig, teilweise abzugsfähig, nicht abzugsfähig), Mandantenzuordnung (weiterbelastbar, nicht weiterbelastbar, gemischt) und interne Kostenzuordnung (Kostenstelle, Projekt, Overhead). Die meisten Expense-Tools beherrschen eine. Der Decision Layer löst alle drei gleichzeitig.
Multi-Mandanten-Wochen
Ein Berater besucht Mandant A am Montag und Dienstag, Mandant B am Mittwoch, reist Donnerstag zurück. Das Hotel deckt drei Mandanten ab. Die Pauschale ändert sich mitten in der Woche. Die Kostenzuordnung muss nach Tag, Mandant und steuerlicher Behandlung gesplittet werden. Manuell: fehleranfällig. Deterministisch: trivial.
Policy-Durchsetzung vs. Mandantenerwartungen
Interne Reise-Policies und mandantenspezifische Budgets kollidieren oft. First-Class-Policy trifft auf Mandanten-Economy-Only-Regel. Der Decision Layer setzt die strengere Regel durch und dokumentiert, welche Policy gegriffen hat und warum.
Entscheidungsschritte einer Beratungswoche
| Schritt | Entscheidung | Entscheider | Begründung |
|---|---|---|---|
| 1 | Reise dem Kundenprojekt zuordnen | Regelwerk | Kalender- oder CRM-Integration |
| 2 | Pauschale bestimmen | Regelwerk | Länderspezifischer Satz nach BMF |
| 3 | Hotelkosten splitten: weiterbelastbar vs. intern | Regelwerk | Mandantenvertragsbedingungen bestimmen Split |
| 4 | Mandantenspezifische Reise-Policy prüfen | Regelwerk | Mandanten-Economy vs. interne First-Class |
| 5 | Strengere Policy anwenden | Regelwerk | Die strengere Regel wird angewandt |
| 6 | Steuerliche Klassifikation | Regelwerk | Abzugsfähig, teilweise abzugsfähig, Bewirtung |
| 7 | Multi-Mandanten-Tag splitten | AI + Regelwerk | AI bestimmt Zeitallokation, Regeln wenden Kosten-Split an |
| 8 | Mandanten-Rechnungsgrundlage erzeugen | Automatisch | Audit-ready Reisekostendokumentation pro Mandant |
Architektur und Implementierung
Der Travel Decision Layer läuft auf Gosigns Enterprise-Infrastruktur: EU Data Residency, containerisiert, mandantenfähig, keine externen Abhängigkeiten. Für Beratungs-Konfigurationen bedeutet das: Multi-Mandanten-Fähigkeit mit separaten Policy-Regelwerken, Anbindung an Projektmanagement- und Zeiterfassungssysteme sowie automatisierter Drei-Wege-Split. Typische Pilotprojekte starten innerhalb von 3 Monaten mit einem Mandantenpool.
Häufige Fragen zur Beratungs-Konfiguration
Kann der Decision Layer mandantenspezifische Reise-Policies abbilden?
Ja. Jedes Kundenprojekt kann ein eigenes Policy-Regelwerk haben. Der Decision Layer vergleicht interne Policy und Mandanten-Policy und wendet die strengere Regel an, dokumentiert welche Policy Vorrang hatte.
Wie funktioniert die Multi-Mandanten-Wochen-Zuordnung?
Der Decision Layer splittet Kosten nach Tag und Mandant basierend auf Kalender- oder Projektmanagement-Daten. Hotelaufenthalte über mehrere Mandanten-Tage werden anteilig zugeordnet. Jeder Split ist im Audit Trail dokumentiert.
Integriert sich der Decision Layer mit Projektmanagement und Zeiterfassung?
Der Decision Layer ist konfigurierbar für den Import von Projektzuordnungen aus gängigen Systemen. Die Integration verknüpft Reisetage mit Projekten, ohne dass Berater Daten doppelt erfassen müssen.
Wie werden Bewirtungskosten klassifiziert?
Bewirtungskosten folgen länderspezifischen Regeln. Der Decision Layer klassifiziert jede Ausgabe nach Typ und wendet die korrekte steuerliche Behandlung an. Gemischte Geschäfts- und Repräsentationsanlässe werden basierend auf konfigurierbaren Regeln gesplittet.
Wie komplex ist Ihre Beratungs-Reisekostenlogik?
In der Beratungs-Simulation konfigurieren wir den Decision Layer mit Ihren realen Szenarien: Ihre Mandantenverträge, Ihre Hierarchie-Policies, Ihre Kostenstellen.
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