Das Formularproblem
Expense-Tools digitalisieren Papierformulare. Der Mitarbeiter füllt aus, der Vorgesetzte genehmigt, die Buchhaltung prüft. Drei manuelle Schritte für einen Fall, der deterministisch entschieden werden könnte.
Reisekosten sind kein Formularproblem. Sie sind ein Entscheidungsproblem.
Der Travel Decision Layer zerlegt jeden Reisekostenvorgang in einzelne Entscheidungsschritte und definiert für jeden: Regelwerk, Tarifvertrag oder Mensch. Kein LLM entscheidet über Beträge. Ein auditierbarer Decision Layer wendet Steuerrecht, Länderpauschalen und Tarifverträge deterministisch an. Jede Entscheidung dokumentiert, jede reproduzierbar, jede prüfungssicher.
Das Problem
Warum Expense-Tools in komplexen Organisationen scheitern
SAP Concur, Circula, Moss, Spendesk. Sie alle lösen dasselbe Problem: Belege erfassen, Formulare ausfüllen, Freigaben einholen. Aber in Organisationen mit Tarifverträgen, internationalem Personal und Dutzenden Rechtskreisen ist die Erfassung nicht das Problem. Die Entscheidung ist es.
Das Regelkomplexitäts-Problem
Länderpauschalen, Buchungsregeln, Mahlzeitenkürzungen, Tarifvertrags-Overrides, Steuerfreiheitsgrenzen. Kein Mitarbeiter kennt alle Regeln. Kein Genehmiger prüft sie. Entscheidungen fallen nach Bauchgefühl und Hoffnung.
Das Governance-Problem
Wenn die Betriebsprüfung kommt, fehlt der Nachweis: Welche Regel wurde angewandt? Warum diese Pauschale? War die Kürzung korrekt? Expense-Tools dokumentieren, was eingereicht wurde. Nicht warum so entschieden wurde.
Der Decision Layer
Jeder Vorgang. Zerlegt in Entscheidungsschritte.
Der Travel Decision Layer arbeitet wie jeder Gosign Decision Layer: Er zerlegt einen Prozess in einzelne Entscheidungsschritte und definiert für jeden Schritt, wer oder was entscheidet. Regelwerk, Tarifvertrag oder Mensch. Nicht alles auf einmal, sondern Schritt für Schritt, dokumentiert und nachvollziehbar.
AI extrahiert und klassifiziert. Der Decision Layer entscheidet. Diese Trennung ist der Grund, warum das System auditierbar, AI-Act-konform und betriebsratsfähig ist.
Gleicher Input, gleiches Ergebnis
Decision Tables sind versioniert. Jeder Vorgang wird gegen eine definierte Regelversion geprüft. Keine stochastischen Ergebnisse, kein LLM-Output bei Beträgen oder steuerlicher Behandlung.
40 bis 120 Einzelentscheidungen pro Vorgang
Nicht eine große Entscheidung 'genehmigt / abgelehnt', sondern Dutzende kleine: Welche Pauschale? Welche Kürzung? Welcher Tarifvertrag? Steuerfreier Anteil? Jede einzeln dokumentiert.
Regelwerk, Tarifvertrag oder Mensch
Der Decision Layer entscheidet nicht alles selbst. Er weiß, welche Schritte das Regelwerk abdeckt, welche tarifvertraglich definiert sind und wo ein Mensch eingreifen muss. Das Ergebnis: Nur echte Ausnahmen brauchen menschliche Aufmerksamkeit.
Der Mitarbeiter bestätigt nicht. Er kann widersprechen.
Traditionelle Expense-Tools verlangen vom Mitarbeiter die Bestätigung seiner eigenen Abrechnung. Der Decision Layer kehrt das um: Die Verarbeitung erfolgt automatisch. Der Mitarbeiter wird informiert und hat ein Veto-Recht.
Governance
Nicht nachträglich dokumentiert. Im Prozess entstanden.
Wenn der Betriebsprüfer fragt "Warum wurden 28 EUR statt 14 EUR angesetzt?" reicht "das hat das System berechnet" nicht. Der Travel Decision Layer erzeugt für jeden Vorgang eine Entscheidungsakte, die genau diese Frage beantwortet: Welche Regel, welcher Input, welches Ergebnis, wann, von wem.
Jede Mikro-Entscheidung erzeugt einen Audit-Eintrag:
- Regel-ID und Regelversion
- Input-Daten (was lag vor?)
- Ergebnis (was wurde entschieden?)
- Zeitstempel
- Actor (Regelwerk, Tarifvertrag oder Mensch)
- Input-Hash (reproduzierbar: gleicher Hash = gleiches Ergebnis)
Alle Einträge sind append-only. Nichts wird überschrieben, nichts gelöscht. Versiegelte Audit-Pakete (JSON + PDF, SHA-256 signiert) sind jederzeit exportierbar.
Betriebsrats-transparent
Jede Regel ist einsehbar. Jede Entscheidung ist nachvollziehbar. Der Betriebsrat kann das komplette Regelwerk und alle Entscheidungsakten einsehen. Keine Black Box, keine opaken KI-Entscheidungen.
Betriebsprüfungs-ready
Aufbewahrungsfristen vollständig unterstützt (10 Jahre, AO §147). Anonymisierung statt Löschung für DSGVO-Kompatibilität. Jeder Vorgang ist über seinen Input-Hash jederzeit reproduzierbar.
Echtzeit-Compliance
Kein Quartalsbericht, keine Stichprobenprüfung. Jeder einzelne Vorgang wird regelgeprüft. Abweichungen werden sofort erkannt, nicht Monate später bei der Abstimmung.
| Dimension | Travel Decision Layer | Traditionelles Expense-Tool |
|---|---|---|
| Entscheidungsmodell | Decision Layer wendet Regeln an, Mensch hat Veto | Mensch füllt aus, Vorgesetzter genehmigt |
| Regelkomplexität | Versionierte Decision Tables: Steuerrecht, Pauschalen, Tarifverträge | Basis-Policies, keine Tarifvertragslogik |
| Audit Trail | Jede Mikro-Entscheidung dokumentiert: Regel, Input, Ergebnis, Zeitstempel | Beleg gespeichert, Entscheidung nicht dokumentiert |
| Betriebsprüfung | Export: versiegelte Audit-Akte pro Vorgang, reproduzierbar über Input-Hash | Manuelle Rekonstruktion aus Akten |
| Mitarbeiter-Erlebnis | Automatische Verarbeitung, Benachrichtigung, Veto-Option | Formular, Upload, auf Freigabe warten |
| Skalierbarkeit | Konstant: 100 oder 100.000 Vorgänge, gleiches Regelwerk | Linear: mehr Vorgänge = mehr Prüfer |
| Betriebsrat | Transparentes Regelwerk, vollständiger Audit Trail, keine opaken KI-Entscheidungen | Intransparent, schwer prüfbar |
Konfigurierbar für Ihre Branche
Jede Branche hat ihre eigene Reisekostenlogik. Der Decision Layer passt sich an Ihre Tarifverträge, Ihre Pauschalenregeln, Ihre Systemlandschaft an. Vier Branchen-Konfigurationen als Einstieg.
Aviation & Crew-Organisationen
Jeder Umlauf ist ein steuerlicher Sachverhalt. Mehrere Länder pro Diensttag, Crew-spezifische Tarifverträge, IROP-Handling. Der Decision Layer ist konfigurierbar für umlaufbasierte Crew-Reisekostenverarbeitung.
Aviation im DetailBeratung & Projektorganisationen
Drei-Wege-Split: steuerlich / Mandant / intern. Multi-Mandanten-Wochen, täglich wechselnde Kostenstellen. Der Decision Layer ist konfigurierbar für projektbasierte Beratungs-Reisekosten-Governance.
Beratung im DetailLogistik & Transport
GPS-basierte Ländererkennung, Fahrer-Pauschalen, EU-Mobilitätspaket-Konformitätsdaten. Der Decision Layer ist konfigurierbar für flottenbasierte Fahrer-Reisekostenverarbeitung.
Logistik im DetailVertrieb & Außendienst
10.000+ Vorgänge pro Monat, CRM-Integration, Policy-Durchsetzung im Volumen. Der Decision Layer ist konfigurierbar für hochvolumige Außendienst-Reisekosten-Governance.
Vertrieb im DetailDecision Maps: Jeden Schritt sehen, bevor Sie entscheiden
Jede Decision Map zeigt, wie der Travel Decision Layer ein reales Szenario in Mikro-Entscheidungen zerlegt. Download als PDF, keine Registrierung nötig.
Aviation Decision Map
Crew-Umläufe, Tarifverträge, IROP-Handling - als Entscheidungsfluss visualisiert.
Beratung Decision Map
Multi-Mandanten-Wochen, Drei-Wege-Split, Policy-Durchsetzung - als Entscheidungsfluss visualisiert.
Logistik Decision Map
GPS-Ländererkennung, EU-Mobilitätspaket, Zero-Touch-Modus - als Entscheidungsfluss visualisiert.
Vertrieb Decision Map
CRM-Integration, Volumen-Policy, Wochenabrechnung - als Entscheidungsfluss visualisiert.
Implementierung
Vom Konzept zum laufenden System.
Technische Architektur
Der Travel Decision Layer läuft auf Gosigns Enterprise-Infrastruktur: EU Data Residency, containerisiert, mandantenfähig, keine externen Abhängigkeiten. Deployment als Managed Cloud oder in Ihrer Private Cloud.
Implementierung
Der Decision Layer wird nicht installiert, sondern konfiguriert: Ihre Tarifverträge, Ihre Policies, Ihre Systemlandschaft. Typische Pilotprojekte starten innerhalb von 3 Monaten. Erweiterungen auf weitere Branchen oder Personalgruppen laufen parallel zum Pilotbetrieb.
Ökonomischer Hebel
Jeder Vorgang regelgeprüft
Kein Nacharbeiten durch Stichprobenlücken. Was durchläuft, ist korrekt.
Keine Freigabe-Workflows für Standardfälle
Durchlaufzeit von Tagen auf Minuten. Vorgesetzte genehmigen nur Ausnahmen.
Automatische Kostenstellen- und Projektzuordnung
Kein manuelles Mapping für tausende Vorgänge. Kein Monatsend-Engpass.
Prüfungssichere Entscheidungsakten im Prozess erzeugt
Betriebsprüfung ist ein Export, kein Rechercheprojekt. Wochen werden Minuten.
Sicherheit
Enterprise-Security. Von Tag eins.
Nicht als Feature nachgerüstet, sondern als Architekturprinzip gebaut. Der Travel Decision Layer ist für regulierte Umgebungen konzipiert, in denen Datenschutz, Audit-Readiness und Nachvollziehbarkeit keine optionalen Extras sind.
EU Data Residency
Alle Daten verbleiben in EU-Rechenzentren. Keine Verarbeitung in den USA. Kein US Cloud Act Risiko für personenbezogene Mitarbeiterdaten.
DSGVO by Design
Anonymisierung statt Löschung. Kompatibel mit steuerlichen Aufbewahrungsfristen (10 Jahre, AO §147) und DSGVO Art. 17. Kein Widerspruch zwischen Steuerrecht und Datenschutz.
AI Act-konform
Klare Architektur-Trennung: LLM für Datenextraktion, Decision Layer für Entscheidungen. Keine Black Box über steuerliche Sachverhalte. Jede Entscheidung rekonstruierbar.
Audit Trail (append-only)
Signierte Entscheidungsakten. Input-Hash plus Regelversion ergibt reproduzierbares Ergebnis. Versiegelte Audit-Pakete (JSON + PDF, SHA-256). Betriebsprüfung jederzeit.
ISO 27001 / PS 951 cert-ready
Integrierte Controls Registry, automatisierte Evidence Runs, versionierte Policies. Compliance im laufenden Betrieb, nicht nachträglich dokumentiert.
SSO & Mandantentrennung
Integration in bestehende Identity Provider. Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row Level Security). Rollenmodell granular konfigurierbar.
Häufige Fragen zum Travel Decision Layer
Was ist der Unterschied zwischen dem Travel Decision Layer und SAP Concur?
Concur ist ein Erfassungs- und Workflow-Tool. Der Mitarbeiter füllt ein Formular aus, der Vorgesetzte genehmigt. Der Travel Decision Layer ist ein Decision Layer: Er entscheidet deterministisch auf Basis von Regelwerken, dokumentiert jede Entscheidung und erzeugt prüfungssichere Audit-Akten. Concur digitalisiert den Papierprozess. Der Decision Layer ersetzt ihn.
Muss ich mein bestehendes ERP-System ersetzen?
Nein. Der Decision Layer sitzt zwischen Vorsystemen und ERP. Er liest Daten aus Einsatzplänen, Kreditkarten-Feeds und Belegen, trifft Entscheidungen und liefert buchungsfertige Ergebnisse an SAP, DATEV oder Oracle FI.
Wie geht der Decision Layer mit Tarifverträgen um?
Tarifvertragliche Regeln werden pro Kundenprojekt konfiguriert. Der Decision Layer kann tarifvertragliche Spesensätze abbilden, die gesetzliche Pauschalen überschreiben. Das Mapping der spezifischen Tariflogik entsteht gemeinsam in der Implementierung.
Was passiert bei Gesetzesänderungen oder neuen BMF-Pauschalen?
Decision Tables sind versioniert. Neue Regelwerke werden als eigene Version deployt, mit Gültigkeitszeitraum. Rückwirkende Änderungen lösen eine automatische Neuberechnung aller betroffenen Vorgänge aus.
Ist das System betriebsratsfähig?
Ja. Jede Entscheidung ist auditierbar, das Regelwerk ist einsehbar, und der vollständige Audit Trail ist dem Betriebsrat zugänglich. Der Decision Layer trifft keine opaken KI-Entscheidungen. Er wendet dokumentierte Regeln an.
Was ist eine Branchen-Simulation?
Wir konfigurieren den Decision Layer mit Ihren realen Szenarien: Ihre Tarifverträge, Ihre Rechtskreise, Ihre typischen Reisevorgänge. Sie sehen live, wie jeder Vorgang in Mikro-Entscheidungen zerlegt wird und welche Regeln greifen. Kein generisches Demo, sondern Ihre Fälle.
Welche Daten verlassen das Unternehmen?
Keine. Der Decision Layer läuft in EU-Rechenzentren mit voller Data Residency. Personenbezogene Daten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet.
Wie lange dauert die Implementierung?
Typische Pilotprojekte starten innerhalb von 3 Monaten: eine Branche, ein Tarifvertrag, ein Datenfluss. Erweiterungen auf weitere Personalgruppen oder Systemanbindungen laufen parallel zum Pilotbetrieb.
Wie komplex ist Ihr Reisekostenproblem?
In der Branchen-Simulation konfigurieren wir den Decision Layer mit Ihren realen Szenarien: Ihre Tarifverträge, Ihre Rechtskreise, Ihre typischen Reisevorgänge.
Branchen-Simulation anfragen