Deutsches Reisekostenrecht. Deterministisch automatisiert.
Wir haben §9 Abs. 4a EStG, 180+ BMF-Länderpauschalen, Dreimonatsfrist, Mahlzeitenkürzung und tarifvertragliche Sonderregeln in ein auditierbares Regelwerk überführt. Kein LLM entscheidet über Beträge — deterministische Decision Tables, versioniert und prüfungssicher.
Die Engine
Ein Regelwerk. Jede Branche.
Der Kern ist immer derselbe: Deutsches Steuerrecht, deterministisch in Decision Tables gegossen. Die Komplexität kommt aus der Branche — Tarifverträge, Grenzübertritte, Projektlogik oder Volumina. Die Engine beherrscht alle.
Deterministische Decision Tables
Versionierte Regelwerke für Pauschalen, Kürzungen, Steuerfreiheit. Gleicher Input + gleiche Regelversion = gleiches Ergebnis. Kein Zufall, kein LLM-Output, keine Blackbox.
Micro-Decision Audit Trail
Jeder Vorgang wird in 40–120 Einzelentscheidungen zerlegt. Jede dokumentiert: Regel, Input, Ergebnis, Zeitstempel, Actor. Append-only, reproduzierbar über Input-Hash.
AI-Extraktion, nicht AI-Entscheidung
LLMs lesen Belege, klassifizieren Sonderfälle, generieren Begründungstexte. Aber Beträge, Pauschalen, steuerliche Behandlung — das entscheidet ausschließlich das Regelwerk.
BMF-Länderpauschalen (180+ Länder)
Jährlich aktualisiert, historisch versioniert. Tages- und Übernachtungspauschalen, Drittländer-Sonderregeln, anteilige Berechnung bei Mitternachts-Grenzüberschreitung.
Dreimonatsfrist & Kürzungslogik
Automatische Überwachung der 3-Monats-Frist nach §9 Abs. 4a EStG. Unterbrechungslogik, Kürzung bei gestellten Mahlzeiten, Sachbezugswerte — alles regelbasiert.
Retroaktive Änderungen
Tarifvertrags-Nachverhandlungen, BMF-Aktualisierungen, Betriebsvereinbarungs-Änderungen — die Engine kann rückwirkend neuberechnen, mit vollem Audit-Trail.
Entscheiden statt eskalieren
Der Agent bucht und begründet. Kein Review-Gate, kein Approval-Workflow. Der Mitarbeiter hat ein Veto-Recht — nicht eine Pflicht zur Bestätigung.
Minimale Rückfragen
Nur wenn ohne Information keine prüfungssichere Entscheidung möglich ist. Dann eine Frage, mobil-optimiert, mit vorausgefüllten Optionen. Kein 20-Felder-Formular.
Audit by Design
Jede Mikroentscheidung erzeugt eine Entscheidungsakte — append-only, signiert, reproduzierbar. Nicht nachträglich dokumentiert, sondern im Prozess entstanden.
Ablauf
Vom Beleg zur Buchung — in Sekunden
Vier Schritte. Kein manuelles Erfassen, kein Nachschlagen, kein Warten auf Freigabe.
Daten-Konsolidierung
Vorsysteme liefern automatisch: Einsatzpläne, Kreditkarten-Feeds, Hotel-Daten, Belege. Der Agent matched — nicht der Mitarbeiter.
Micro-Decisions
Die Engine zerlegt jeden Vorgang in Einzelentscheidungen: Pauschale, Kürzung, Steuerfreiheit, Tarifvertrag. Jede deterministisch, jede dokumentiert.
Rückfrage bei Zwang
Nur wenn ohne Information keine prüfungssichere Entscheidung möglich ist. Mobil, eine Frage, vorausgefüllte Optionen. Sonst: Buchung + Hinweis + Veto-Option.
Export & Audit-Akte
Buchungsfertiger Export in SAP, DATEV oder beliebige ERP-Systeme. Vollständige Entscheidungsakte für jeden Vorgang — Betriebsprüfung jederzeit.
Airline-Crew, Tarifverträge, 180 Länderpauschalen — vollautomatisch
Wenn Cockpit-, Kabinen- und Boden-Personal per Definition reist, ist Reisekostenabrechnung kein Formularproblem — sondern ein Governance-Problem. Die Engine berechnet automatisch aus Einsatzplänen, wendet tarifvertragliche Sonderregeln an und erzeugt prüfungssichere Buchungen.
Crew-Einsatzlogik
- Duty-Roster-Import aus Crew Planning Systemen (AIMS, Jeppesen, CKMS)
- Layover-Detection — Stadt, Land, Aufenthaltsdauer automatisch aus Umlaufplan
- Split-Duty-Handling — Dienstunterbrechung, Ruhezeit-Logik, geteilte Einsätze
- Deadhead-Erkennung — Positionierungsflüge, steuerliche Behandlung als Dienstreise
- IROP-Automatisierung — Verspätung, Hotelwechsel, Crew-Repositioning, zusätzliche Layover
- Crew-Meal-Erkennung — gestellte Bordverpflegung → automatische Pauschalen-Kürzung
- Nachtflug-Logik — Datumswechsel bei Grenzübertritt, anteilige Pauschalen
- Reserve-Crew-Handling — Standby-Einsatz vs. tatsächlicher Flug
Tarif & Betriebsvereinbarung
- Tarifgruppen-Mapping — Cockpit (VC), Kabine (UFO), Boden, Technik mit eigenen Regelsätzen
- Union-Override-Tables — tarifvertragliche Spesensätze überschreiben gesetzliche Pauschalen
- Layover-Sonderregeln je Tarifvertrag — Hotelstandards, Verpflegungszuschüsse, Ruhezeit-Vorgaben
- Betriebsvereinbarungs-Layer — carrierweite Zusatzregelungen on top
- Versioned Decision Tables — retroaktive Neuberechnung bei Tarifvertrags-Nachverhandlung
- Historisierung — welcher TV-Stand galt zum Zeitpunkt der Reise? Lückenlos dokumentiert
- Multi-Carrier-Logik — verschiedene Gesellschaften, verschiedene Tarifwerke, eine Engine
- Betriebsrats-Reporting — Transparenz über angewandte Regeln je Tarifgruppe
Steuer & Finanzen
- Per-Diem-Engine — 180+ Länderpauschalen, BMF-jährlich, historisch versioniert
- Dreimonatsfrist — automatische Überwachung, Unterbrechungslogik, Fristablauf-Warnung
- Mahlzeitenkürzung — Frühstück/Mittag/Abend, gestellt vs. selbst bezahlt, Sachbezugswerte
- Staff-Travel Geldwerter Vorteil — §8 Abs. 2 vs. §8 Abs. 3 EStG, Rabattfreibetrag-Berechnung
- Multi-Currency — Kreditkarten-Kurs → EZB-Referenzkurs → Tageskurs, Kurs-Hierarchie
- EU-Vorsteuererstattung — automatische Erkennung erstattungsfähiger Hotelrechnungen
- Shadow Payroll Trigger — Betriebsstätten-Erkennung, 183-Tage-Regel bei internationaler Basis
- Steuerfreie vs. steuerpflichtige Bestandteile — saubere Trennung für Payroll-Export
- Corporate Card Matching — AirPlus, Amex, Visa Business Feed, Vorschuss-Verrechnung
- Hotel Direct Billing — Vertragshotel vs. Eigenanreise, Zusatzkosten-Trennung
Anomalie-Erkennung
- Vergleich gegen Crew-Kollektiv — statistische Ausreißer bei Spesen
- Hotelpreis-Anomalien — Abweichung vom Vertragshotel-Niveau
- Doppelabrechnung-Detektion — gleiche Route, gleiches Datum, anderer Vorgang
- Ungewöhnliche Layover-Muster — Abweichung vom Roster
- Anomaly als Signal — ML erkennt, Regelwerk entscheidet
Vorsystem-Integration
- Crew Planning Systeme (AIMS, Jeppesen, CKMS)
- Corporate Card Feeds (AirPlus, Amex, Visa Business)
- Hotel-Vertragsmanagementsysteme
- SAP HR / SAP HCM / SuccessFactors
- SAP FI — buchungsfertiger Export
Mitarbeiter-Erlebnis
- Zero-Touch Crew-Mode — Abrechnung aus Roster, kein manuelles Erfassen
- Push-Benachrichtigung — „Ihre Reisekosten für Umlauf FRA–JFK–FRA wurden berechnet"
- Veto-Modell statt Approval — Mitarbeiter bestätigt nicht, sondern kann widersprechen
- Mobile Rückfragen — eine Frage, vorausgefüllt, in 10 Sekunden beantwortet
- Transparente Berechnung — jede Pauschale, jede Kürzung einsehbar
Mandantenlogik, Kostenweiterbelastung, Hierarchie-Regeln
In Beratungsgesellschaften ist jede Reise doppelt zugeordnet: steuerlich korrekt und mandantenseitig weiterbelastbar. Die Engine trennt beides automatisch und wendet Reise-Policies je Hierarchiestufe, Projekt und Kundenvertrag an.
Projekt & Mandant
- Projektzuordnung je Reise — automatisch aus Kalender, Buchungssystem oder manuell
- Mandantenbezogene Kostenlogik — was ist weiterbelastbar, was trägt die Kanzlei?
- Kundenvertragliche Reiseregelungen — Deckelung, erlaubte Klassen, Vorab-Genehmigung
- Split Billing — intern / Mandant / Projekt-Overhead sauber getrennt
- Projekt-Controlling-Integration — Reisekosten fließen in Deckungsbeitrag
- Cross-Charge zwischen Gesellschaften / Standorten
Policy & Hierarchie
- Travel-Policy je Hierarchiestufe — Partner, Manager, Consultant, Analyst
- First/Business-Class-Regelwerk — ab welcher Flugzeit, welcher Stufe, welchem Projekt?
- Hotelpreis-Limits je Stadt — dynamisch oder fix, mit Ausnahme-Logik
- Freigabeschwellen nach Kostenhöhe — automatisch vs. Genehmigung
- Bewirtungsanteil-Validierung — 70/30-Regel, Pflichtangaben prüfen
- Vielfliegerprogramm-Policy — private Nutzung dienstlicher Meilen
Steuer & Compliance
- 3-Monats-Frist-Überwachung für wechselnde Projekteinsatzorte
- Doppelte Haushaltsführung-Logik — Erkennung, Kostenzuordnung, Steuerfreibeträge
- Vorsteuer-Extraktion — Inland, EU, Drittland differenziert
- Corporate Card Abgleich mit Belegzuordnung
- DATEV / SAP / Oracle FI Export
- Anomalie-Erkennung bei ungewöhnlichen Reisemustern
- Audit-Dokumentation für Mandantenprüfung
Anomalie & Compliance-Intelligence
- Reisemuster-Analyse je Berater — Abweichungen von Projekt-Cluster-Normen
- Policy-Verstoß-Scoring — nicht binär (ja/nein), sondern gewichtet nach Schwere
- Bewirtungs-Compliance — Teilnehmerliste, Anlass, 70/30-Aufteilung automatisch geprüft
- Doppelbuchungs-Detektion — gleicher Mandant, gleiches Datum, verschiedene Kostenstellen
- Saisonale Muster — Quartalsend-Spikes, Budget-Burndown-Effekte
- Benchmark gegen Hierarchie-Peers — Partner vs. Partner, Manager vs. Manager
Vorsystem-Integration
- ERP-Systeme (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics)
- Reisebuchungssysteme (BCD, CWT, Amex GBT)
- Kalender-Integration (Outlook, Google) für Projektzuordnung
- Kreditkarten-Feeds (Amex, Visa Business, Diners Club)
- Personalstammdaten (SuccessFactors, Workday, Personio)
- DATEV / SAP FI — buchungsfertiger Export mit Mandanten-Split
Berater-Erlebnis
- Projekt-Modus — Reise wird automatisch dem aktiven Projekt zugeordnet
- Foto-Beleg statt Formular — Smartphone-Foto, OCR, fertig
- Freigabe-Status-Tracker — wo hängt meine Abrechnung?
- Multi-Projekt-Wochen — automatische Aufteilung bei Projekt-Wechsel innerhalb einer Woche
- Wochenabrechnungs-Modus — alle Reisen einer Woche gebündelt
- Transparente Berechnung — jede Policy-Anwendung, jede Kürzung einsehbar
Grenzübertritte, Schichtmodelle, EU-Mobilitätspaket
Wenn LKW-Fahrer täglich mehrere Ländergrenzen überqueren, wird jede Minute zum steuerlichen Sachverhalt. Die Engine berechnet Pauschalen sekundengenau nach Aufenthaltsort — GPS-basiert, schichtmodell-integriert, EU-Mobilitätspaket-konform.
Route & Zeit
- GPS-basierte Ländererkennung — automatische Aufenthaltsort-Bestimmung
- Grenzübertritts-Zeitpunkt-Tracking — sekundengenau für Pauschalen-Berechnung
- 24h- vs. Kalendertagslogik — beide Berechnungsmethoden konfigurierbar
- Mehrtages-Tour-Handling — zusammenhängende Touren als ein Vorgang
- Tachodaten-Integration für Fahrtzeit-Verifizierung
- Nachtfahrt-Logik — Datumswechsel während Fahrt
Arbeitsrecht & EU
- EU-Mobilitätspaket-Konformität — Entsenderichtlinie, Kabotage, Dokumentation
- Fahrer-Schichtmodell-Integration — Lenk- und Ruhezeiten
- Übernachtung Fahrzeug vs. Hotel — unterschiedliche Erstattungssätze
- Nachtzuschlags-Erkennung — automatisch aus Schichtdaten
- Wochenend-/Feiertagslogik — länderspezifisch
- Kontrollbehörden-Nachweisexport — BAG, BALM, EU-Kontrollen
Spesen & Payroll
- Spesen nach Einsatzland — automatisch aus GPS-Daten abgeleitet
- Steuerfreie Auslösungen — korrekte Trennung steuerfrei / steuerpflichtig
- Verpflegungspauschalen mit Kürzungslogik
- Payroll-Schnittstelle — steuerfreie Bestandteile korrekt übermittelt
- Retroaktive Gesetzesänderungs-Updates — EU-Paket, BMF, nationale Regeln
- Vollständige Entscheidungsbegründung pro Fahrt
Anomalie & Fraud-Erkennung
- Routen-Plausibilität — GPS-Track vs. gemeldete Route
- Tankbelege vs. Fahrstrecke — Verbrauchsplausibilität
- Übernachtungs-Anomalien — Hotelrechnung vs. Fahrzeug-Standort
- Doppelabrechnung-Detektion — gleiche Route, gleiches Datum
- Kollektiv-Vergleich — Fahrer-Peer-Group-Analyse
- Anomaly als Signal — ML erkennt, Regelwerk entscheidet über Eskalation
Vorsystem-Integration
- Telematiksysteme (Fleetboard, TomTom, Trimble)
- Dispositionssysteme (Transporeon, TimoCom, CarLo)
- Tachograph-Daten (VDO, Stoneridge)
- Tankkarten-Feeds (DKV, UTA, Shell Card)
- Personalwirtschaft (SAP HR, DATEV Lohn, Sage)
- SAP FI / DATEV — buchungsfertiger Export mit Kostenstellen-Split
Fahrer-Erlebnis
- Zero-Touch Fahrer-Modus — Abrechnung aus Telematik + GPS, kein Formular
- Push-Benachrichtigung — „Ihre Spesen für Tour DE–PL–CZ wurden berechnet"
- Veto-Modell — Fahrer kann widersprechen, muss nicht bestätigen
- Sprachunabhängig — Interface in Fahrersprache, Abrechnung in Betriebssprache
- Mobile-First — eine Frage, vorausgefüllt, in 10 Sekunden beantwortet
- Transparente Berechnung — jede Pauschale, jeder Grenzübertritt einsehbar
Hohes Volumen, strikte Policies, automatische Compliance
Tausende Außendienst-Mitarbeiter, jeder mit Firmenwagen, Hotelübernachtungen und Bewirtungsbelegen. Die Einzelkomplexität ist niedriger, aber bei 10.000+ Vorgängen pro Monat entscheidet die Automatisierungsquote über Millionen.
Fahrzeug & Kilometer
- Firmenwagen vs. Privatwagen — automatische Erkennung aus Stammdaten
- 1%-Regel vs. Fahrtenbuch — Trigger-Logik wann Fahrtenbuch günstiger
- Kilometerpauschalen-Engine — 0,30 €/km, Staffelung, Grenzen
- CRM-Integration — Kundenbesuch → Reise automatisch verknüpft
- Routenplausibilisierung — Distanz vs. gemeldete Kilometer
Policy & Governance
- Hotel- & Flugpreis-Policy-Checks — automatisch gegen Limits geprüft
- Kostenstellen-Automapping — aus Org-Struktur, Projekt, Region
- Vorgesetzten-Freigabelogik — ab Schwellenwert, per Push
- Budgetlimit-Überwachung — pro Kostenstelle, Mitarbeiter, Periode
- Bewirtungsquote 70/30 — automatische Aufteilung und Prüfung
- Fraud Pattern Detection — Doppelbuchungen, Muster, Ausreißer
Steuer & Export
- Digitale Belegprüfung — OCR + Plausibilität + Pflichtangaben
- Vorsteuerprüfung — Inland, EU, Drittland, Reverse Charge
- Spesenpauschalen Inland/Ausland — BMF-konform berechnet
- Kreditkarten-Abgleich — Corporate Card Feed, Beleg-Matching
- DATEV / SAP / Oracle FI Export
- Dashboard für HR & Finance — Kosten, Compliance, Anomalien
Anomalie & Compliance-Intelligence
- Reisemuster-Analyse je Vertriebsgebiet — Abweichungen von Region-Normen
- Bewirtungs-Compliance — Teilnehmerliste, geschäftlicher Anlass, 70/30-Trennung automatisch
- Kilometerstands-Plausibilität — GPS vs. gemeldet, Sprünge, Lücken
- Hotelpreis-Anomalien — Abweichung von City-Limits
- Budget-Burn-Rate-Warnung — pro Kostenstelle, pro Mitarbeiter
- Quarterly Pattern Detection — Quartalsend-Peaks, ungewöhnliche Häufungen
Vorsystem-Integration
- CRM-Systeme (Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP CRM)
- Fleet-Management (LeasePlan, ALD, Alphabet)
- Kreditkarten-Feeds (Amex, Visa Business, Mastercard Corporate)
- Reisebuchungssysteme (BCD, CWT, Amex GBT)
- Personalwirtschaft (SAP HR, SuccessFactors, Workday)
- SAP FI / DATEV / Oracle FI — buchungsfertiger Export
Außendienst-Erlebnis
- Foto-Beleg statt Formular — Smartphone-Foto, OCR, automatische Zuordnung
- CRM-Link — Kundenbesuch → Reise automatisch verknüpft und kategorisiert
- Wochenabrechnungs-Modus — alle Fahrten einer Woche gebündelt, ein Klick
- Push-Status — „Ihre Abrechnung KW 12 wurde gebucht"
- Veto-Modell — Mitarbeiter kann widersprechen, muss nicht bestätigen
- Transparente Berechnung — jede Pauschale, jede Policy-Anwendung einsehbar
Sicherheit & Compliance
Enterprise-Security. Nicht nachgerüstet.
Von Grund auf für regulierte Umgebungen gebaut. Nicht als Feature nachträglich ergänzt — als Architekturprinzip.
Data Residency EU
Alle Daten verbleiben in EU-Rechenzentren. Keine Verarbeitung in den USA. Kein US Cloud Act Risiko für personenbezogene Mitarbeiterdaten. Hosting auf europäischer Infrastruktur.
DSGVO by Design
Anonymisierung statt Löschung — kompatibel mit steuerlichen Aufbewahrungsfristen (10 Jahre, AO §147) und DSGVO Art. 17. Granulare Einwilligungsverwaltung. Kein Widerspruch zwischen Steuerrecht und Datenschutz.
AI Act-konform
Klare Architektur-Trennung: LLM für Datenextraktion, Regelwerk für Entscheidungen. Keine Black-Box über steuerliche Sachverhalte. Nachvollziehbarkeit auf Feldebene — jede Entscheidung rekonstruierbar.
Audit Trail (append-only)
Jede Mikroentscheidung erzeugt eine signierte Entscheidungsakte. Input-Hash + Regelversion = reproduzierbares Ergebnis. Sealed Audit Packs (JSON + PDF, SHA-256). Betriebsprüfung jederzeit.
ISO 27001 / PS 951
Architektur ist cert-ready — integrierte Controls Registry, automatisierte Evidence Runs, versionierte Policies. Kein nachträgliches Dokumentieren, sondern Compliance im laufenden Betrieb.
SSO & Mandantentrennung
Integration in bestehende Identity Provider. Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row Level Security). Rollenmodell: Admin, Prüfer, Sachbearbeiter, Mitarbeiter — granular konfigurierbar.
Wie komplex ist Ihr Reisekostenproblem?
In 30 Minuten analysieren wir Ihre Tarifverträge, Rechtskreise und Belegtypen — und zeigen Ihnen, was die Engine heute schon abdeckt.
Kostenlose PotenzialanalyseHäufige Fragen zur Reisekosten-Engine
Ersetzt die Engine bestehende ERP-Systeme wie SAP oder DATEV?
Nein. Die Engine sitzt zwischen Vorsystemen und ERP. Sie liest Daten aus Einsatzplänen, Kreditkarten-Feeds und Belegen, trifft deterministische Entscheidungen und liefert buchungsfertige Ergebnisse an SAP, DATEV oder Oracle FI.
Was passiert bei Gesetzesänderungen oder neuen BMF-Pauschalen?
Decision Tables sind versioniert. Neue Regelwerke werden als eigene Version deployt — mit Gültigkeitszeitraum. Rückwirkende Änderungen (z.B. Tarifvertrags-Nachverhandlungen) lösen eine automatische Neuberechnung aller betroffenen Vorgänge aus.
Wie unterscheidet sich die Engine von SAP Concur oder anderen Expense-Tools?
Concur ist ein Erfassungs- und Workflow-Tool. Die Gosign-Engine ist eine Decision Engine für deutsches Steuerrecht. Concur braucht Mitarbeiter die Formulare ausfüllen und Genehmiger die freigeben. Die Engine braucht weder das eine noch das andere — sie entscheidet deterministisch aus Vorsystem-Daten.
Ist das System betriebsratsfähig?
Ja. Jede Entscheidung ist auditierbar, das Regelwerk ist einsehbar, und der vollständige Audit-Trail ist dem Betriebsrat zugänglich. Die Engine trifft keine undurchsichtigen KI-Entscheidungen — sie wendet dokumentierte Regeln an.
Welche Daten verlassen das Unternehmen?
Keine. Die Engine läuft in EU-Rechenzentren mit voller Data Residency. Personenbezogene Daten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet. Kein US Cloud Act Risiko.