Bestellanforderungs-Agent
Bedarfe erkennen, Budget prüfen und Bestellungen mit Freigabeworkflow generieren.
Erkennt Bedarfe aus Verbrauchsdaten, prüft Budgetverfügbarkeit, schlägt bevorzugte Lieferanten vor, wendet Rahmenvertrags-Konditionen an und generiert Bestellungen. Über dem Schwellenwert greift die menschliche Freigabe.
Score-Dashboard
Was dieser Agent tut
Die Bestellanforderung ist der Startpunkt des Purchase-to-Pay-Prozesses. Jede Beschaffung beginnt mit einem Bedarf, der genehmigt, einem Lieferanten zugeordnet und als Bestellung ausgelöst werden muss. Bei hunderten Bestellanforderungen pro Tag ist manuelle Bearbeitung ein Flaschenhals.
Der Decision Layer zerlegt die Bestellanforderung in sieben Entscheidungsschritte. Budget-Check, Lieferantenvorschlag, Genehmigungsworkflow, Bestellgenerierung und Rahmenvertrags-Konditionen sind regelbasiert. Die Bedarfserkennung aus Verbrauchsdaten nutzt ML-Analyse. Freigaben über dem Schwellenwert erfordern menschliches Ermessen.
Das Ergebnis: Routinebestellungen werden automatisch generiert. Rahmenvertrags-Konditionen werden immer angewandt. Und die Budgetverfügbarkeit ist vor der Bestellung geprüft - keine Überraschungen im Controlling.
Micro-Decision-Tabelle
Bedarfserkennung Welche Materialien oder Dienstleistungen werden benötigt? KI-Agent
ML-basierte Bedarfsprognose aus Verbrauchsdaten
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Budget-Check Ist ausreichend Budget auf der Kostenstelle verfügbar? Regelwerk
Numerischer Vergleich: Bestellwert vs. Restbudget
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Lieferantenvorschlag Welcher Lieferant wird vorgeschlagen? Regelwerk
Bevorzugter Lieferant aus Stammdaten, Rahmenvertrag
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Genehmigungsworkflow Wer muss die Bestellung genehmigen? Regelwerk
Freigabematrix nach Bestellwert und Warengruppe
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Bestellung generieren Wie lautet die Bestellung? Regelwerk
Template-basierte Bestellgenerierung
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Rahmenvertrags-Konditionen anwenden Gelten Sonderkonditionen aus einem Rahmenvertrag? Regelwerk
Vertragsdaten: Preis, Lieferzeit, Mindestmenge
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Freigabe über Schwellenwert Wird die Bestellung über dem Schwellenwert freigegeben? Mensch
Menschliches Ermessen bei hohen Einzelbestellungen
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.
Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit
Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene (Mitarbeiter, Lieferanten, Prüfer) können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.
Voraussetzungen
- ERP-System mit Bestellwesen
- Budgetdaten pro Kostenstelle
- Lieferantenstammdaten mit Rahmenverträgen
- Freigabematrix nach Bestellwert
Governance-Hinweise
GoBD-relevant: Bestellungen sind Grundlage für Buchungen und damit Teil der Geschäftsvorfall-Dokumentation. Die Freigabematrix ist ein IKS-Element. AO §146 erfordert die ordnungsgemäße Dokumentation des Beschaffungsprozesses. Der Decision Layer dokumentiert jede Bestellanforderung: Bedarf, Budget-Prüfung, Lieferant, Genehmigung, Bestellung.
§203 StGB-relevante Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und nie im Klartext an KI-Modelle übergeben.
Beitrag zur Verfahrensdokumentation
Infrastruktur-Beitrag
Der Bestellanforderungs-Agent baut die Beschaffungs-Infrastruktur auf. Die Freigabematrix wird vom Rechnungsfreigabe-Agent und Zahlungslauf-Agent wiederverwendet. Die Rahmenvertrags-Engine wird vom Vertrags-Compliance-Agent genutzt. Die Bestellung bildet die Referenz für den Three-Way-Matching-Agent.
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Häufige Fragen
Wie werden Rahmenverträge berücksichtigt?
Der Agent prüft automatisch, ob für den Lieferanten und die Warengruppe ein Rahmenvertrag existiert. Konditionen (Preis, Lieferzeit, Mindestmenge) werden automatisch angewandt. Abrufe werden gegen das Rahmenvertragsvolumen gebucht.
Können wiederkehrende Bestellungen automatisiert werden?
Ja. Wiederkehrende Bedarfe (z.B. Büromaterial, Verbrauchsmaterial) können als automatische Bestellungen konfiguriert werden. Der Agent generiert die Bestellung bei Unterschreitung des Mindestbestands.
Wie wird Maverick Buying verhindert?
Der Agent erzwingt die Nutzung bevorzugter Lieferanten und Rahmenverträge. Bestellungen außerhalb des definierten Lieferantenpools erfordern eine zusätzliche Genehmigung. Die Compliance-Rate wird im IKS-Report ausgewiesen.
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