Verfahrensdokumentations-Agent
GoBD-Verfahrensdokumentation automatisch aktuell halten - bei jeder Prozessänderung.
Erkennt Prozessänderungen (neuer Agent, neue Regel, neues System), prüft die bestehende Dokumentation auf Aktualität, generiert Aktualisierungsentwürfe und stellt die GoBD-Konformität der Verfahrensdokumentation sicher. Die finale Freigabe bleibt beim Menschen.
Score-Dashboard
Was dieser Agent tut
Die Verfahrensdokumentation ist die häufigste GoBD-Beanstandung bei Betriebsprüfungen. Nicht weil Unternehmen sie nicht haben, sondern weil sie veraltet ist. Jede Prozessänderung - neues System, neue Regel, neuer Agent - muss dokumentiert werden. In der Praxis hinkt die Dokumentation den Prozessen hinterher.
Der Decision Layer zerlegt die Verfahrensdokumentation in acht Entscheidungsschritte. Prozessänderungen erkennen und Aktualitätsprüfung nutzen KI-Analyse. GoBD-Anforderungen prüfen, Autorisierungskonzept und IKS-Beschreibung sind regelbasiert. Der Dokumentationsentwurf wird als LLM-Entwurf erstellt. Vollständigkeitsbewertung und Freigabe erfordern menschliches Ermessen.
Das Ergebnis: Die Verfahrensdokumentation ist immer aktuell. Änderungen werden proaktiv erkannt. Und bei der Betriebsprüfung liegt eine vollständige, aktuelle Dokumentation vor - der häufigste Beanstandungsgrund entfällt.
Micro-Decision-Tabelle
Prozessänderungen erkennen Hat sich ein Prozess, ein Agent oder ein System geändert? KI-Agent
Monitoring von Konfigurationsänderungen und neuen Agenten
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Aktualitätsprüfung Stimmt die Dokumentation mit dem aktuellen Prozess überein? KI-Agent WP/BP
Vergleich: dokumentierter Prozess vs. tatsächliche Verarbeitung
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Anfechtbar durch: WP/BP
GoBD-Anforderungen prüfen Erfüllt die Dokumentation alle GoBD-Anforderungen? Regelwerk WP/BP
Checkliste gegen GoBD-Kapitel 10 (Verfahrensdokumentation)
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Dokumentationsentwurf generieren Wie wird die Änderung dokumentiert? KI-Agent WP/BP
LLM-Entwurf basierend auf erkannter Änderung
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Anfechtbar durch: WP/BP
Autorisierungskonzept dokumentieren Wer darf was in welchem System? Regelwerk
Ableitung aus Berechtigungssystem
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
IKS-Beschreibung aktualisieren Wie wird das Kontrollsystem für diesen Prozess beschrieben? Regelwerk WP/BP
Struktur regelbasiert, Beschreibung KI-unterstützt
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Vollständigkeitsbewertung Ist die Verfahrensdokumentation vollständig? Mensch WP/BP
Menschliche Prüfung der Gesamtdokumentation
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.
Anfechtbar durch: WP/BP
Freigabe Wird die aktualisierte Dokumentation freigegeben? Mensch
Compliance-Freigabe durch Verantwortlichen
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.
Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit
Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene (Mitarbeiter, Lieferanten, Prüfer) können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.
Voraussetzungen
- Bestehende Verfahrensdokumentation
- Zugang zu Konfigurationen aller steuerrelevanten Systeme
- Change-Management-Prozess für Systemänderungen
- Definierter Freigabeprozess für Dokumentation
Governance-Hinweise
GoBD-Kernpflicht: GoBD Kapitel 10 (Verfahrensdokumentation) fordert die Beschreibung aller IT-gestützten Prozesse die steuerrelevante Daten verarbeiten. Die Verfahrensdokumentation ist der häufigste Beanstandungspunkt bei Betriebsprüfungen (PwC-Studie). Sie muss aktuell, vollständig und nachvollziehbar sein. Der Decision Layer ist selbst Teil der Verfahrensdokumentation - er dokumentiert wie Entscheidungen getroffen werden.
§203 StGB-relevante Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und nie im Klartext an KI-Modelle übergeben.
Beitrag zur Verfahrensdokumentation
Infrastruktur-Beitrag
Der Verfahrensdokumentations-Agent arbeitet eng mit dem GoBD-Compliance-Agent zusammen. Der GoBD-Agent prüft die Compliance, der Verfahrensdokumentations-Agent erstellt und aktualisiert die Dokumentation. Gemeinsam bilden sie die GoBD-Infrastruktur des gesamten Katalogs.
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Häufige Fragen
Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?
Nach GoBD: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation, internes Kontrollsystem. Für jeden IT-gestützten Prozess der steuerrelevante Daten verarbeitet.
Wie erkennt der Agent Prozessänderungen?
Der Agent überwacht Konfigurationsänderungen in den steuerrelevanten Systemen, erkennt neue Agenten im Decision Layer und prüft Regelversionen. Jede Änderung wird als potenzielle Dokumentationsaktualisierung gemeldet.
Muss die Verfahrensdokumentation dem Betriebsprüfer vorgelegt werden?
Ja, auf Anforderung. Der Betriebsprüfer kann die Verfahrensdokumentation jederzeit verlangen. Die Nichtvorlage kann zu einer Schätzung nach AO §162 führen. Der Agent stellt sicher, dass die Dokumentation jederzeit vorlagebereit ist.
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