GoBD-Compliance-Agent
GoBD-Konformität kontinuierlich überwachen - Archivierung, Verfahrensdokumentation und Datenzugriff.
Prüft die Archivierungspflicht steuerrelevanter Unterlagen, überwacht Aufbewahrungsfristen, stellt die Unveränderbarkeit sicher, aktualisiert die Verfahrensdokumentation bei Prozessänderungen und gewährleistet den Z1/Z2/Z3-Datenzugriff für Betriebsprüfer.
Score-Dashboard
Was dieser Agent tut
GoBD-Compliance ist nicht ein Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Jede Prozessänderung, jedes neue System, jeder neue Agent muss in der Verfahrensdokumentation erfasst werden. Aufbewahrungsfristen müssen überwacht werden - zu frühes Löschen verstößt gegen AO §147, zu spätes Löschen gegen DSGVO. Und der Datenzugriff für Betriebsprüfer muss jederzeit gewährleistet sein.
Der Decision Layer zerlegt die GoBD-Compliance in zehn Entscheidungsschritte. Archivierungspflicht, Aufbewahrungsfrist, Unveränderbarkeit, E-Rechnungs-Archivierung, Z1/Z2/Z3-Datenzugriff, Compliance-Dashboard und Löschfristen sind regelbasiert. Verfahrensdokumentation prüfen und aktualisieren nutzen KI-Analyse. Die Bewertung von Compliance-Risiken bleibt beim Menschen.
Das Ergebnis: GoBD-Konformität wird nicht bei der Betriebsprüfung festgestellt, sondern kontinuierlich sichergestellt. Die Verfahrensdokumentation ist aktuell. Und der Betriebsprüfer bekommt auf Anforderung sofort Zugriff in allen drei Zugriffsarten.
Micro-Decision-Tabelle
Archivierungspflicht prüfen Ist dieses Dokument steuerrelevant und archivierungspflichtig? Regelwerk WP/BP
AO §147 - Katalog steuerrelevanter Unterlagen
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Aufbewahrungsfrist bestimmen Wie lange muss aufbewahrt werden? Regelwerk WP/BP
AO/HGB: 8 Jahre für Buchungsbelege (BEG IV), 10 Jahre für Abschlüsse
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Unveränderbarkeit sicherstellen Ist das Dokument unveränderbar archiviert? Regelwerk
Technische Prüfung: Zeitstempel, Hashwert, Schreibschutz
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
E-Rechnungs-Archivierung prüfen Sind XML und PDF vorhanden? Regelwerk WP/BP
GoBD 2025: Nur PDF reicht nicht mehr
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Verfahrensdokumentation prüfen Ist die Verfahrensdokumentation vollständig und aktuell? KI-Agent WP/BP
KI-Analyse: Vergleich dokumentierter Prozesse vs. tatsächliche Prozesse
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Anfechtbar durch: WP/BP
Verfahrensdokumentation aktualisieren Welche Änderungen müssen dokumentiert werden? KI-Agent WP/BP
LLM-Entwurf bei erkannten Prozessänderungen
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Anfechtbar durch: WP/BP
Z1/Z2/Z3-Datenzugriff sicherstellen Können Betriebsprüfer in allen drei Zugriffsarten zugreifen? Regelwerk
Technische Prüfung der Zugriffsmöglichkeiten
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Compliance-Dashboard aktualisieren Wie ist der aktuelle GoBD-Compliance-Status? Regelwerk
Aggregation aller Prüfungsergebnisse
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Löschfristen überwachen Dürfen Dokumente gelöscht oder müssen sie aufbewahrt werden? Regelwerk WP/BP
Kalenderbasierte Überwachung: nicht zu früh (AO), nicht zu spät (DSGVO)
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Compliance-Risiken bewerten Gibt es GoBD-Compliance-Risiken die adressiert werden müssen? Mensch
Menschliches Ermessen bei der Gesamtbewertung
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.
Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit
Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene (Mitarbeiter, Lieferanten, Prüfer) können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.
Voraussetzungen
- GoBD-konformes Archivsystem (DMS/ECM)
- Zugang zu allen steuerrelevanten IT-Systemen
- Aktuelle Verfahrensdokumentation
- IDEA-Export-Fähigkeit für Z3-Datenzugriff
Governance-Hinweise
GoBD-Kernkompetenz: GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern), AO §147 (Aufbewahrungspflicht), AO §146 (Ordnungsvorschriften), AO §200 (Mitwirkungspflichten bei Außenprüfung). Die Verfahrensdokumentation ist der häufigste Beanstandungspunkt bei Betriebsprüfungen (PwC-Studie). Der Decision Layer ist selbst Teil der Verfahrensdokumentation - er dokumentiert wie Entscheidungen getroffen werden.
§203 StGB-relevante Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und nie im Klartext an KI-Modelle übergeben.
Beitrag zur Verfahrensdokumentation
Infrastruktur-Beitrag
Der GoBD-Compliance-Agent ist die Meta-Infrastruktur: Er dokumentiert und überwacht alle anderen Finance-Agenten. Die Verfahrensdokumentation wird automatisch aktualisiert wenn ein Agent eine neue Regel, eine neue Version oder einen neuen Prozessschritt erhält. Die Archivierungslogik wird von jedem Agent genutzt der steuerrelevante Dokumente verarbeitet.
Passt dieser Agent zu Ihrem Prozess?
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Häufige Fragen
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten erfasst, verarbeitet, archiviert und geschützt werden. Sie ist Pflicht nach GoBD und der häufigste Beanstandungspunkt bei Betriebsprüfungen. Der Decision Layer generiert sie automatisch als Nebenprodukt seiner Arbeit.
Was sind Z1, Z2 und Z3?
Die drei Zugriffsarten für Betriebsprüfer: Z1 (unmittelbarer Zugriff auf das System), Z2 (mittelbarer Zugriff - Auswertungen auf Anforderung), Z3 (Datenträgerüberlassung im IDEA-Format). Alle drei müssen gewährleistet sein.
Wie wird die Frist für die Aufbewahrung berechnet?
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung vorgenommen wurde. Seit BEG IV (2025): 8 Jahre für Buchungsbelege, weiterhin 10 Jahre für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen.
Was passiert als Nächstes?
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