12,5 dnia chorobowego na pracownika. 20+ typów nieobecności. 78-87% automatyzacji.
AI Agent klasyfikuje typ nieobecności, weryfikuje uprawnienia wobec układu zbiorowego, porozumienia zakładowego i przepisów prawa, rozpoznaje konflikty zespołowe i monitoruje progi długotrwałej nieobecności - niezawodniej niż jakikolwiek specjalista. Obliczenia - pozostałe uprawnienia, okresy wynagrodzenia chorobowego, przeliczenia niepełnego etatu - przebiegają przez deterministyczne systemy reguł. Człowiek pozostaje tam, gdzie Rada Zakładowa, Kodeks Pracy lub ochrona danych zdrowotnych tego wymagają.
Dni chorobowych na pracownika (2024)
Typów nieobecności (ustawowe, zbiorowe, zakładowe)
Mikro-decyzji na proces
Absencja chorobowa 2024: ZUS / GUS. Typy nieobecności: Kodeks Pracy Art. 152-173, ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, układy zbiorowe + porozumienia zakładowe.
Problem
SAP SuccessFactors Time Off rejestruje nieobecności. Workday Absence oblicza salda. Każdy HRIS potrafi obsłużyć workflow zatwierdzania. Ale w organizacjach z wieloma układami zbiorowymi, 16 województwami, modelami niepełnego etatu i obowiązkami procedury powrotu po długotrwałej nieobecności - rejestracja nie jest problemem. Problem stanowi decyzja przed nią: jakie uprawnienie obowiązuje? Jaka polityka ma pierwszeństwo? Czy należy uruchomić procedurę powrotu?
Urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, urlop okolicznościowy, urlop szkoleniowy, urlop macierzyński, urlop rodzicielski, urlop opiekuńczy, opieka nad dzieckiem (Art. 188 KP), zwolnienie lekarskie, urlop bezpłatny. Każdy typ ma własne podstawy prawne, własne terminy, własne reguły obliczania. 16 województw ze specyficznymi świętami regionalnymi. Żaden specjalista nie zna wszystkich reguł we wszystkich układach zbiorowych.
Przetworzenie elektronicznego zwolnienia lekarskiego z ZUS, sprawdzenie okresu wynagrodzenia chorobowego (33 dni pracodawca, od 34 dnia ZUS), monitorowanie progu długotrwałej nieobecności, informowanie planowania zmian, zapis zwrotny do payroll. Manualnie: przerwy między pięcioma systemami. Zapomniane procedury powrotu. Błędne granice wynagrodzenia chorobowego.
Gdy Rada Zakładowa pyta: dlaczego wniosek urlopowy pracownika X został odrzucony? Jaka reguła obowiązywała? Kto podjął decyzję? Brakuje dowodu. Systemy Absence dokumentują wyniki - zatwierdzony lub odrzucony wniosek. Nie dokumentują decyzji, które do nich prowadziły.
Decision Layer
Leave & Absence Decision Layer rozkłada każdy proces nieobecności na pojedyncze kroki decyzyjne. Dla każdego kroku jest zdefiniowane, kto decyduje: AI Agent klasyfikuje typy nieobecności, rozpoznaje konflikty i monitoruje progi - niezawodniej i szybciej niż jakikolwiek specjalista. System reguł oblicza uprawnienia, terminy i przeliczenia - deterministycznie i reprodukowalnie. Człowiek pozostaje tam, gdzie Rada Zakładowa (prawo do konsultacji), Kodeks Pracy lub ochrona danych zdrowotnych wymagają ludzkiej decyzji.
| Krok | Decyzja | Decydent | Uzasadnienie |
|---|---|---|---|
| 1 | Klasyfikacja typu nieobecności | AI Agent | Agent rozpoznaje z wniosku: urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, urlop okolicznościowy, urlop szkoleniowy, opieka nad dzieckiem? Przypisuje prawidłową podstawę prawną |
| 2 | Obliczenie uprawnienia (hierarchia) | System reguł | Kodeks Pracy + układ zbiorowy + porozumienie zakładowe + umowa o pracę = całkowite uprawnienie. Zastosowanie zasady korzystności |
| 3 | Ustalenie pozostałego uprawnienia | System reguł | Uprawnienie - wykorzystane - zaplanowane = dostępne. Przy zmianie wymiaru etatu: proporcjonalne przeliczenie wg orzecznictwa Sądu Najwyższego |
| 4 | Sprawdzenie konfliktu zespołowego i obsady minimalnej | AI Agent | Agent sprawdza kalendarz zespołu, urlopy zakładowe, minimalną obsadę. Rozpoznaje nakładanie się i oblicza dostępną wydajność |
| 5 | Wygenerowanie rekomendacji zatwierdzenia | AI Agent + System reguł | Wszystkie reguły spełnione - "Rekomendacja zatwierdzenia" do przełożonego. Przekazanie z kontekstem i rekomendacją |
| 6 | Eskalacja konfliktu urlopowego | Człowiek | Dwóch pracowników, ten sam tydzień, obsada minimalna zagrożona. Względy społeczne (dzieci szkolne, samotni rodzice) wymagają ludzkiego uznania |
| 7 | Obliczenie okresu wynagrodzenia chorobowego | System reguł | 33 dni pracodawca (14 dni dla pracowników 50+), od kolejnego dnia zasiłek ZUS. Przy ponownym zachorowaniu: reguła kontynuacji |
| 8 | Sprawdzenie progu procedury powrotu | System reguł | Ponad 30 dni niezdolności w 12 miesiącach (krocząco). Automatyczne powiadomienie HR. Dane zdrowotne odseparowane |
| 9 | Przetworzenie e-ZLA i zapis zwrotny | System reguł | Elektroniczne zwolnienie lekarskie z ZUS - zaksięgowanie nieobecności - informacja do payroll i planowania zmian - aktualizacja kalendarza |
| 10 | Wygenerowanie wpisu audytowego | System reguł | Decyzja, podstawa prawna, decydent, znacznik czasu, hash danych wejściowych - append-only, podpis SHA-256 |
5 do 15 kroków na proces nieobecności. AI Agent każdy z nich realizuje lepiej i szybciej niż specjalista. Mimo to człowiek pozostaje w zdefiniowanych miejscach procesu - nie dlatego, że potrafi to lepiej, ale dlatego, że Rada Zakładowa, Kodeks Pracy lub ochrona danych zdrowotnych tego wymagają. Przy 10 000 pracownikach to ponad 50 000 udokumentowanych mikro-decyzji miesięcznie.
AI Agent rozpoznaje: jaki typ nieobecności? Jaka podstawa prawna? Czy istnieje konflikt zespołowy? Czy pracownik osiągnął próg długotrwałej nieobecności? Tę klasyfikację realizuje niezawodniej niż jakikolwiek specjalista. Obliczanie uprawnień, terminów i przeliczeń przebiega przez wersjonowane Decision Tables - deterministycznie, reprodukowalnie, audytowalnie.
Dane zdrowotne to szczególna kategoria (RODO Art. 9). Żadnego mieszania danych urlopowych i diagnoz. Moduł procedury powrotu ma osobną bazę danych, osobny krąg dostępu, osobne terminy usuwania. Agent nieobecnościowy widzi tylko: obowiązek procedury Tak/Nie. Żadnych diagnoz.
AI Agent klasyfikuje stany faktyczne i rozpoznaje wzorce - niezawodniej niż jakikolwiek specjalista. System reguł oblicza uprawnienia i terminy. Człowiek pozostaje tam, gdzie Rada Zakładowa (prawo do konsultacji), Kodeks Pracy lub ochrona danych zdrowotnych wymagają ludzkiej decyzji.
Orzecznictwo Sądu Najwyższego wymaga indywidualnego, terminowego ostrzeżenia o grożącym wygaśnięciu urlopu. Bez dowodu ostrzeżenia urlop nie wygasa. Decision Layer generuje ostrzeżenia automatycznie, dokumentuje doręczenie i eskaluje w przypadku braku dowodu.
Governance
Gdy Rada Zakładowa pyta "Dlaczego wniosek urlopowy został odrzucony?" - odpowiedź "obsada minimalna" nie wystarczy. Jaka reguła obsady? Jaki okres? Kto już miał zatwierdzenie? Leave Decision Layer generuje dla każdego procesu nieobecności akt decyzyjny, który odpowiada na te pytania.
Append-only. Nic nie jest nadpisywane, nic usuwane. Przy korektach powstają wpisy stornujące i korygujące. Podpis SHA-256, w każdej chwili eksportowalny.
Ustawa o radach pracowników: prawo do konsultacji w zakresie zasad urlopowych. System reguł jest przejrzysty, powody odmowy udokumentowane, raporty pseudonimizowane.
Współdecydowanie →Moduł procedury powrotu architektonicznie oddzielony. Osobna baza danych, osobny krąg dostępu. Żadnych diagnoz w module nieobecności. Terminy usuwania konfigurowalne.
Rezydencja danych →Orzecznictwo Sądu Najwyższego: uprawnienie urlopowe nie wygasa bez indywidualnego ostrzeżenia. Decision Layer generuje ostrzeżenia automatycznie, dokumentuje doręczenie i eskaluje w przypadku braku dowodu.
Integracja
Państwa systemy pozostają. Manualna praca decyzyjna przed nimi znika. Leave Decision Layer znajduje się pomiędzy systemami źródłowymi a HRIS - podejmuje decyzje, które dziś podejmują specjaliści.
Symulowane dla wolumenów Enterprise
Skonfigurowaliśmy Leave & Absence Decision Layer dla czterech branż z realistycznymi układami zbiorowymi, regulacjami nieobecnościowymi i strukturami personalnymi. Każda karta pokazuje parametry symulacji i wynik.
Implementacja
Leave & Absence Decision Layer działa w pełni w Państwa infrastrukturze: Państwa centrum danych, Państwa sieć, Państwa kontrola. Brak zależności od SaaS, brak odpływu danych, brak zewnętrznego śledzenia telemetrii. Dane zdrowotne i akta procedury powrotu nie opuszczają Państwa sieci. Skonteneryzowany, wielomandantowy, gotowy do wdrożenia w Państwa Private Cloud.
Decision Layer nie jest instalowany, lecz konfigurowany: Państwa układy zbiorowe, Państwa porozumienia zakładowe, Państwa typy nieobecności. Typowe projekty pilotażowe startują w ciągu 3 miesięcy z jedną lokalizacją i najczęstszymi typami nieobecności. Rozszerzenia na kolejne lokalizacje, układy zbiorowe i przypadki specjalne realizowane są równolegle do pilotażu.
Eliminacja przekroczeń terminów procedury powrotu
Bez prawidłowej procedury powrotu po długotrwałej nieobecności, rozwiązanie umowy z powodu choroby jest prawnie ryzykowne. Decision Layer automatycznie rozpoznaje próg, uruchamia proces i dokumentuje zaproszenie. Żadnych zapomnianych obowiązków.
Przetwarzanie e-ZLA w czasie rzeczywistym
Od 2019 ZUS dostarcza elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA). Decision Layer przetwarza e-ZLA automatycznie: zaksięgowanie nieobecności, obliczenie okresu wynagrodzenia chorobowego, informacja do payroll, aktualizacja planowania zmian. Żadnego manualnego wprowadzania.
78-87% Zero-Touch. Człowiek tylko gdzie prawnie wymagany.
Standardowe wnioski urlopowe, obliczanie pozostałego urlopu, urlop okolicznościowy, przetwarzanie e-ZLA, kontyngenty opieki nad dzieckiem: wszystko automatyzowalne. Interwencje ludzkie pozostają przy konfliktach urlopowych, procedurach powrotu i weryfikacji treści urlopu szkoleniowego.
Eliminacja ryzyka wygaśnięcia urlopu
Orzecznictwo Sądu Najwyższego: bez indywidualnego, terminowego dowodu ostrzeżenia urlop nie wygasa. Przedawnienie rozpoczyna się dopiero po spełnieniu obowiązku ostrzeżenia. Decision Layer automatyzuje ostrzeżenia i dokumentuje doręczenie.
Bezpieczeństwo
Dane nieobecnościowe zawierają informacje zdrowotne, akta procedury powrotu i wrażliwe decyzje personalne. Leave Decision Layer jest zaprojektowany dla regulowanych środowisk, w których ochrona danych, gotowość audytowa i weryfikowalność nie są opcjonalnymi dodatkami.
Decision Layer działa w pełni w Państwa sieci. Brak zależności od SaaS, brak odpływu danych, brak zewnętrznego śledzenia telemetrii. Dane zdrowotne i akta procedury powrotu nie opuszczają Państwa sieci.
Dane zdrowotne architektonicznie odseparowane. Moduł procedury powrotu z osobną bazą danych, osobnym kręgiem dostępu, osobnymi terminami usuwania. Kompatybilny z RODO Art. 17 i terminami przechowywania.
Rezydencja danych szczegółowoJasna separacja architektoniczna: AI Agent klasyfikuje typy nieobecności i rozpoznaje konflikty. Obliczanie uprawnień i terminów przebiega deterministycznie przez systemy reguł. Żadnej czarnej skrzynki przy decyzjach.
EU AI Act ReadinessPodpisane akta decyzyjne. Hash danych wejściowych plus wersja reguły daje reprodukowalny wynik. Zapieczętowane pakiety audytowe (JSON + PDF, SHA-256). Rada Zakładowa może prześledzić każdą decyzję.
Zintegrowany rejestr kontroli, zautomatyzowane przebiegi dowodowe, wersjonowane polityki. Compliance w bieżącej eksploatacji, nie dokumentowana wstecz.
Cert-Ready by DesignIntegracja z istniejącymi dostawcami tożsamości. Separacja mandantów na poziomie bazy danych (Row Level Security). Krąg dostępu do procedury powrotu oddzielony od modułu nieobecności. Spółki czysto rozdzielone.
Nasza seria artykułów eksperckich dla decydentów wdrażających AI Agents w przedsiębiorstwie.
SAP i Workday to systemy danych: rejestrują nieobecności, obliczają salda i generują workflow zatwierdzania. Problem leży wcześniej: jaka polityka obowiązuje? Który układ zbiorowy ma pierwszeństwo? Czy uprawnienie urlopowe przy zmianie wymiaru etatu jest poprawnie przeliczone? Leave Decision Layer podejmuje te decyzje na podstawie reguł i dokumentuje każdą z nich. SAP i Workday pozostają Państwa System of Record. Decision Layer staje się Państwa System of Decision.
Nie. Decision Layer znajduje się pomiędzy systemami źródłowymi a Państwa HRIS. Odczytuje dane z ewidencji czasu pracy, danych kadrowych, e-ZLA i planowania zmian, podejmuje decyzje i zapisuje wyniki z powrotem do SAP SuccessFactors, Workday lub Personio.
Procedura powrotu wymaga szczególnej wrażliwości danych. Decision Layer automatycznie oblicza próg (ponad 30 dni niezdolności do pracy w ciągu 12 miesięcy, krocząco) i uruchamia proces. Dane zdrowotne są architektonicznie odseparowane (osobna baza danych, osobny krąg dostępu). Agent widzi tylko: obowiązek procedury Tak/Nie i status. Żadnych diagnoz, żadnych przyczyn e-ZLA w module nieobecności. RODO Art. 9 by Design.
Tak. Ustawa o radach pracowników (2006) przyznaje Radzie Zakładowej prawo do konsultacji w zakresie zasad urlopowych. Leave Decision Layer zapewnia przejrzystość systemu reguł, weryfikowalność powodów odmowy i pseudonimizację raportów. Rada Zakładowa może prześledzić każdą decyzję urlopową przez portal audytowy.
Dane zdrowotne należą do szczególnej kategorii danych osobowych (RODO Art. 9). Moduł procedury powrotu jest architektonicznie odseparowany: osobna baza danych, osobny krąg dostępu, dostępny tylko dla zespołu HR ds. powrotu. Agent w module nieobecności nie widzi diagnoz. Terminy usuwania są konfigurowalne.
Skonfigurowaliśmy Leave Decision Layer dla czterech branż z realistycznymi parametrami: układy zbiorowe, regulacje urlopowe, modele zmianowe, częstotliwość nieobecności. Wskaźniki Zero-Touch pokazują, jaki odsetek procesów nieobecnościowych może być przetworzony w pełni automatycznie. Podczas pierwszej rozmowy liczymy z Państwa parametrami.
Podczas 30-minutowego spotkania ustalamy Państwa parametry: układy zbiorowe, typy nieobecności, krajobraz systemowy, wolumeny. Na tej podstawie powstaje propozycja pilotażu: jedna lokalizacja, jeden układ zbiorowy, najczęstsze typy nieobecności. Typowe projekty pilotażowe startują w ciągu 3 miesięcy. Rozszerzenia na kolejne lokalizacje i typy nieobecności realizowane są równolegle.
Żadne. Decision Layer działa w pełni w Państwa infrastrukturze. Brak zależności od SaaS, brak odpływu danych, brak zewnętrznego śledzenia telemetrii. Dane zdrowotne, konta urlopowe i akta procedury powrotu pozostają w Państwa sieci.
30 minut. Państwa układy zbiorowe, Państwa regulacje nieobecnościowe, Państwa wynik. Konfigurujemy Decision Layer z Państwa realnymi parametrami i pokazujemy, co się opłaca.
Umów spotkanie