30 días naturales de vacaciones. 20+ tipos de ausencia. 78-87% automatizable.
El AI Agent clasifica el tipo de ausencia, verifica derechos contra convenio colectivo, acuerdo de empresa y Estatuto de los Trabajadores, detecta conflictos de equipo y monitoriza umbrales de IT - con mayor fiabilidad que cualquier técnico de RRHH. El cálculo en sí - saldos pendientes, plazos de prestación, prorrateos por tiempo parcial - se ejecuta mediante reglas deterministas. El ser humano permanece donde el Comité de Empresa (Art. 64 ET), el Estatuto de los Trabajadores o la protección de datos de salud lo exigen.
Días naturales de vacaciones/año
Tipos de ausencia (legal, convenio, empresa)
Micro-decisiones por proceso
Vacaciones: Estatuto de los Trabajadores Art. 38 (30 días naturales). Tipos de ausencia: ET, Ley de Prevención de Riesgos Laborales, permisos retribuidos + convenios colectivos + acuerdos de empresa.
El problema
SAP SuccessFactors Time Off registra ausencias. Workday Absence calcula saldos. Cualquier HRIS puede crear flujos de aprobación. Pero en organizaciones con múltiples convenios colectivos, 17 comunidades autónomas, modelos de tiempo parcial y obligaciones de IT, el registro no es el problema. La decisión previa sí lo es: ¿Qué derecho aplica? ¿Qué política tiene prioridad? ¿Debe iniciarse el seguimiento de IT?
Vacaciones, permisos retribuidos (matrimonio 15 días, nacimiento 2 días, fallecimiento 2-4 días), IT, maternidad/paternidad, riesgo durante el embarazo, permisos por cuidado de familiares, asuntos propios, formación. Cada tipo tiene sus propias bases legales, plazos y reglas de cálculo. 17 comunidades autónomas con festivos propios. Ningún técnico de RRHH conoce todas las reglas de todos los convenios en todas las regiones.
Procesar baja médica electrónica, verificar plazos de prestación (empresa días 4-15, Seguridad Social desde día 16), monitorizar duración de IT, informar a planificación de turnos, comunicar a nóminas. Manualmente: rupturas entre cinco sistemas. Seguimientos de IT olvidados. Plazos de prestación incorrectos.
Cuando el Comité de Empresa pregunta: ¿Por qué se denegaron las vacaciones del empleado X? ¿Qué regla aplicaba? ¿Quién decidió? Falta la evidencia. Los sistemas de ausencias documentan resultados - solicitudes aprobadas o denegadas. No las decisiones que condujeron a ellos.
El Decision Layer
El Leave & Absence Decision Layer descompone cada proceso de ausencia en pasos de decisión individuales. Para cada paso se define quién decide: El AI Agent clasifica tipos de ausencia, detecta conflictos y monitoriza umbrales - con mayor fiabilidad y rapidez que cualquier técnico de RRHH. El reglamento calcula derechos, plazos y prorrateos - de forma determinista y reproducible. El ser humano permanece donde el Comité de Empresa (Art. 64 ET), el Estatuto de los Trabajadores o la protección de datos de salud exigen una decisión humana.
| Paso | Decisión | Responsable | Justificación |
|---|---|---|---|
| 1 | Clasificar tipo de ausencia | AI Agent | El Agent reconoce: vacaciones, permiso retribuido, IT, asuntos propios, formación. Asigna la base legal correcta |
| 2 | Calcular derecho (jerarquía normativa) | Reglamento | ET Art. 38 (30 días naturales) + convenio colectivo + acuerdo de empresa = derecho total. Aplicar principio de norma más favorable |
| 3 | Calcular saldo pendiente | Reglamento | Derecho - disfrutados - planificados = disponible. En cambio a tiempo parcial: prorrateo según jurisprudencia del Tribunal Supremo |
| 4 | Verificar conflicto de equipo y dotación mínima | AI Agent | El Agent verifica calendario de equipo, vacaciones colectivas, dotación mínima. Detecta solapamientos y calcula capacidad disponible |
| 5 | Generar recomendación de aprobación | AI Agent + Reglamento | Todas las reglas cumplidas: recomendación de aprobación al responsable. Transmisión con contexto y recomendación |
| 6 | Escalar conflicto de vacaciones | Persona | Dos empleados, misma semana, dotación mínima no alcanzada. Criterios sociales (hijos en edad escolar, familias monoparentales) requieren criterio humano - Art. 38 ET |
| 7 | Calcular plazo de prestación por IT | Reglamento | Empresa: días 4-15 (60% base reguladora). Seguridad Social: desde día 16. Mutua: accidente laboral desde día 1 |
| 8 | Monitorizar duración de IT | Reglamento | Seguimiento de duración de IT (máx. 365 días + 180 prórroga). Trigger automático a RRHH. Datos de salud separados |
| 9 | Procesar baja médica electrónica | Reglamento | Baja médica electrónica de Seguridad Social/Mutua: registrar ausencia, informar a nóminas y planificación de turnos, actualizar calendario |
| 10 | Generar entrada de auditoría | Reglamento | Decisión, base normativa, responsable, marca temporal, hash de entrada - append-only, firmado SHA-256 |
5 a 15 pasos por proceso de ausencia. El AI Agent puede ejecutar cada uno de ellos mejor y más rápido que un técnico de RRHH. Aun así, el ser humano permanece en puntos definidos del proceso - no porque lo haga mejor, sino porque el Comité de Empresa, el Estatuto de los Trabajadores o la protección de datos de salud lo exigen. Con 10.000 empleados, son 50.000+ micro-decisiones documentadas al mes.
El AI Agent reconoce: ¿Qué tipo de ausencia? ¿Qué base legal? ¿Existe conflicto de equipo? ¿Ha alcanzado el empleado el umbral de IT? Esta clasificación la realiza con mayor fiabilidad que cualquier técnico de RRHH. El cálculo de derechos, plazos y prorrateos se ejecuta mediante Decision Tables versionadas - determinista, reproducible, auditable.
Los datos de salud son categoría especial (RGPD Art. 9 + LOPDGDD). Sin mezcla de datos de vacaciones y diagnósticos. El módulo de IT tiene base de datos propia, acceso restringido, plazos de eliminación propios. El agente de ausencias solo ve: IT activa Sí/No. Sin diagnósticos en el módulo de ausencias.
El AI Agent clasifica situaciones y detecta patrones - con mayor fiabilidad que cualquier técnico de RRHH. El reglamento calcula derechos y plazos. El ser humano permanece donde el Comité de Empresa (Art. 64 ET), el Estatuto de los Trabajadores o la protección de datos de salud exigen una decisión humana.
La jurisprudencia del Tribunal Supremo exige aviso individual y oportuno ante riesgo de caducidad de vacaciones. Sin acreditación del aviso, las vacaciones no caducan. El Decision Layer genera los avisos automáticamente, documenta la entrega y escala ante falta de acreditación.
Governance
Cuando el Comité de Empresa pregunta "¿Por qué se denegó la solicitud de vacaciones?" no basta con "dotación mínima". ¿Qué regla de dotación? ¿Qué periodo? ¿Quién tenía ya aprobación? El Leave Decision Layer genera para cada proceso de ausencia un expediente de decisiones que responde exactamente a estas preguntas.
Append-only. Nada se sobrescribe, nada se elimina. En correcciones se generan asientos de anulación y ajuste. Firmado SHA-256, exportable en cualquier momento.
Estatuto de los Trabajadores (Art. 64 ET): derecho de información y consulta del Comité de Empresa. Reglamento visible, motivos de denegación documentados, detección de anomalías configurable por Feature Flag, informes pseudonimizados.
Codeterminación →Módulo de IT arquitectónicamente separado. Base de datos propia, acceso restringido. Sin diagnósticos en el módulo de ausencias. Expediente de IT separado del expediente de personal. Plazos de eliminación configurables.
Residencia de datos →Jurisprudencia del TS: el derecho a vacaciones no caduca sin aviso individual. La caducidad comienza solo con el cumplimiento de la obligación de aviso. El Decision Layer automatiza los avisos y documenta la entrega.
Integración
Sus sistemas permanecen. El trabajo de decisión manual previo desaparece. El Leave Decision Layer se sitúa entre sus sistemas origen y su HRIS - toma las decisiones que hoy toman los técnicos de RRHH.
Simulado para volúmenes enterprise
Hemos configurado el Leave & Absence Decision Layer para cuatro sectores con convenios colectivos reales, regulaciones de ausencia y estructuras de personal y lo hemos calculado al detalle. Cada tarjeta muestra los parámetros de simulación y el resultado.
Implementación
El Leave & Absence Decision Layer funciona íntegramente en su infraestructura: su centro de datos, su red, su soberanía. Sin dependencia SaaS, sin fuga de datos, sin telemetría externa. Los datos de salud y expedientes de IT no abandonan su red. Contenerizado, multi-tenant, listo para desplegar en su Private Cloud.
El Decision Layer no se instala, se configura: sus convenios colectivos, sus acuerdos de empresa, sus tipos de ausencia. Los pilotos típicos arrancan en 3 meses con un centro y los tipos de ausencia más frecuentes. Las ampliaciones a otros centros, convenios y casuísticas se ejecutan en paralelo al piloto.
Eliminar incumplimientos en seguimiento de IT
Sin seguimiento adecuado de IT, la gestión de ausencias prolongadas se complica. El Decision Layer detecta los umbrales automáticamente, activa el proceso y documenta las comunicaciones. Sin seguimientos de IT olvidados.
Procesamiento de baja médica en tiempo real
Las bajas médicas electrónicas de Seguridad Social y Mutua se procesan automáticamente: registrar ausencia, calcular plazo de prestación, informar a nóminas, actualizar planificación de turnos. Sin registro manual posterior.
78-87% Zero-Touch. Persona solo donde es legalmente necesario.
Solicitudes de vacaciones estándar, cálculo de saldos, permisos retribuidos, procesamiento de baja médica: todo automatizable. Las intervenciones humanas se mantienen en conflictos de vacaciones, seguimiento de IT prolongada y revisión de permisos especiales.
Eliminar riesgo de caducidad de vacaciones
Obligación de aviso: sin aviso individual y oportuno, las vacaciones no caducan. El Decision Layer automatiza los avisos y documenta la entrega.
Seguridad
Los datos de ausencias contienen información de salud, expedientes de IT y decisiones sensibles de personal. El Leave Decision Layer está diseñado para entornos regulados donde la protección de datos, la preparación para auditoría y la trazabilidad no son extras opcionales.
El Decision Layer funciona íntegramente en su red. Sin dependencia SaaS, sin fuga de datos, sin telemetría externa. Los datos de salud y expedientes de IT no abandonan su red.
Datos de salud arquitectónicamente separados. Módulo de IT con base de datos propia, acceso restringido, plazos de eliminación propios. Compatible con RGPD Art. 17 y plazos de conservación.
Residencia de datos en detalleSeparación arquitectónica clara: el AI Agent clasifica tipos de ausencia y detecta conflictos. El cálculo de derechos y plazos se ejecuta de forma determinista mediante reglamentos. Sin caja negra en decisiones.
Preparación EU AI ActExpedientes de decisión firmados. Hash de entrada más versión de regla genera resultado reproducible. Paquetes de auditoría sellados (JSON + PDF, SHA-256). El Comité de Empresa puede verificar cada decisión.
Controls Registry integrado, Evidence Runs automatizados, políticas versionadas. Cumplimiento en operación continua, no documentado a posteriori.
Cert-Ready by DesignIntegración con su Identity Provider existente. Separación de tenants a nivel de base de datos (Row Level Security). Acceso a IT separado del módulo de ausencias. Sociedades claramente separadas.
Nuestra serie de artículos especializados para responsables que implementan AI Agents en la empresa.
SAP y Workday son sistemas de datos: registran ausencias, calculan saldos y generan flujos de aprobación. El problema está antes: ¿Qué convenio aplica? ¿Qué permiso retribuido corresponde? ¿Está correctamente prorrateado el derecho a vacaciones en caso de cambio a tiempo parcial? El Leave Decision Layer toma estas decisiones de forma reglada y documenta cada una. SAP y Workday siguen siendo su System of Record. El Decision Layer se convierte en su System of Decision.
No. El Decision Layer se sitúa entre sus sistemas origen y su HRIS. Lee datos de control horario, datos maestros de personal, bajas médicas electrónicas y planificación de turnos, toma decisiones y escribe los resultados de vuelta en SAP SuccessFactors, Workday o su sistema actual.
La IT (Incapacidad Temporal) requiere especial sensibilidad con los datos de salud. El Decision Layer calcula automáticamente los plazos de prestación (empresa: días 4-15, Seguridad Social: desde el día 16) y monitoriza la duración. Los datos de salud están arquitectónicamente separados (base de datos propia, acceso restringido). El agente solo ve: IT activa Sí/No y duración. Sin diagnósticos en el módulo de ausencias. RGPD + LOPDGDD by Design.
Sí. El Estatuto de los Trabajadores (Art. 64 ET) otorga al Comité de Empresa derechos de información y consulta sobre la organización del trabajo. El Leave Decision Layer hace visible el reglamento, trazables los motivos de denegación e informes pseudonimizados. La detección de anomalías es configurable por Feature Flag. El Comité puede verificar cada decisión de ausencia a través del portal de auditoría.
Los datos de salud pertenecen a la categoría especial de datos personales (RGPD Art. 9 + LOPDGDD). El módulo de IT está arquitectónicamente separado: base de datos propia, acceso restringido, solo visible para el equipo responsable. El agente en el módulo de ausencias no ve diagnósticos. Los expedientes de IT se gestionan separados del expediente de personal. Los plazos de eliminación son configurables.
Hemos configurado el Leave Decision Layer para cuatro sectores con parámetros realistas: convenios colectivos, regulaciones de vacaciones, modelos de turno, frecuencias de IT. Las cuotas Zero-Touch muestran qué porcentaje de los procesos de ausencia puede procesarse de forma totalmente automática. En una primera reunión calculamos con sus parámetros.
En una reunión de 30 minutos definimos sus parámetros: convenios colectivos, tipos de ausencia, ecosistema de sistemas, volumen. De ahí surge una propuesta piloto: un centro, un convenio, los tipos de ausencia más frecuentes. Los pilotos típicos arrancan en 3 meses. Las ampliaciones a otros centros y tipos de ausencia se ejecutan en paralelo.
Ninguno. El Decision Layer funciona íntegramente en su infraestructura. Sin dependencia SaaS, sin fuga de datos, sin telemetría externa. Datos de salud, saldos de vacaciones y expedientes de IT permanecen en su red.
30 minutos. Sus convenios colectivos, sus regulaciones de ausencia, su resultado. Configuramos el Decision Layer con sus parámetros reales y le mostramos qué se puede conseguir.
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