Legislação alemã de despesas de viagem. Automatizada de forma determinística.
Codificamos o §9 Abs. 4a EStG, mais de 180 taxas de diárias por país do BMF, a regra dos três meses, lógica de deduções de refeições e disposições de acordos coletivos em um motor de regras auditável. Nenhum LLM decide sobre valores — tabelas de decisão determinísticas, versionadas e prontas para auditoria.
O motor
Um motor de regras. Cada setor.
O núcleo é sempre o mesmo: legislação tributária alemã, codificada de forma determinística em tabelas de decisão. A complexidade vem do setor — acordos coletivos, passagens de fronteira, lógica de projetos ou volumes. O motor gerencia todos.
Tabelas de decisão determinísticas
Conjuntos de regras versionados para diárias, deduções, isenções fiscais. Mesma entrada + mesma versão de regra = mesmo resultado. Sem aleatoriedade, sem output de LLM, sem caixa-preta.
Micro-Decision Audit Trail
Cada caso é decomposto em 40–120 decisões individuais. Cada uma documentada: regra, entrada, resultado, carimbo de data/hora, ator. Append-only, reproduzível via hash de entrada.
IA para extração, não para decisões
LLMs leem recibos, classificam casos especiais, geram textos de justificativa. Mas valores, diárias, tratamento fiscal — isso é decidido exclusivamente pelo motor de regras.
Diárias por país BMF (180+ países)
Atualizadas anualmente, historicamente versionadas. Taxas diárias e de hospedagem, regras especiais para países terceiros, cálculo proporcional em cruzamentos de fronteira à meia-noite.
Regra dos três meses e lógica de deduções
Monitoramento automático do limite de 3 meses conforme §9 Abs. 4a EStG. Lógica de interrupções, deduções por refeições fornecidas pelo empregador, valores de benefícios em espécie — tudo baseado em regras.
Alterações retroativas
Renegociações de acordos coletivos, atualizações do BMF, emendas de acordos de empresa — o motor recalcula retroativamente com um audit trail completo.
Decidir, não escalar
O agente contabiliza e documenta seu raciocínio. Sem porta de revisão, sem fluxo de aprovação. O funcionário tem direito de veto — não uma obrigação de confirmar.
Consultas mínimas
Apenas quando sem informação é impossível uma decisão pronta para auditoria. Então uma pergunta, otimizada para mobile, com opções pré-preenchidas. Nenhum formulário de 20 campos.
Audit by Design
Cada micro-decisão gera uma ata de decisão — append-only, assinada, reproduzível. Não documentada após o fato, mas criada dentro do processo.
Processo
Do recibo à contabilização — em segundos
Quatro passos. Sem entrada manual, sem buscas, sem esperar aprovações.
Consolidação de dados
Sistemas fonte entregam automaticamente: escalas de serviço, feeds de cartões de crédito, dados de hotel, recibos. O agente faz o matching — não o funcionário.
Micro-decisões
O motor decompõe cada caso em decisões individuais: diária, dedução, isenção fiscal, acordo coletivo. Cada uma determinística, cada uma documentada.
Consulta apenas quando necessária
Apenas quando sem informação é impossível uma decisão pronta para auditoria. Mobile, uma pergunta, opções pré-preenchidas. Caso contrário: contabilização + notificação + opção de veto.
Exportação e ata de auditoria
Exportação pronta para contabilização em SAP, DATEV ou qualquer sistema ERP. Ata de decisão completa para cada caso — pronta para fiscalização a qualquer momento.
Alto volume, políticas rígidas, conformidade automática
Milhares de funcionários de campo, cada um com carro da empresa, hospedagens em hotel e recibos de entretenimento. A complexidade individual é menor, mas com mais de 10.000 casos por mês a taxa de automação decide milhões.
Veículo e quilometragem
- Carro da empresa vs. carro privado — detecção automática a partir de dados mestres
- Regra de 1% vs. livro de viagem — lógica de acionamento quando o livro é mais favorável
- Motor de subsídio por quilômetro — €0,30/km, taxas escalonadas, limites
- Integração CRM — visita a cliente → viagem vinculada automaticamente
- Verificação de plausibilidade de rota — distância vs. quilômetros declarados
Políticas e governance
- Verificações de política de preços de hotel e voo — validadas automaticamente contra limites
- Mapeamento automático de centros de custo — a partir de estrutura organizacional, projeto, região
- Lógica de aprovação do superior — a partir de limite, via push
- Monitoramento de limite orçamentário — por centro de custo, funcionário, período
- Proporção de despesas de entretenimento 70/30 — divisão e validação automática
- Detecção de padrões de fraude — reservas duplicadas, padrões, valores atípicos
Impostos e exportação
- Verificação digital de recibos — OCR + plausibilidade + campos obrigatórios
- Verificação de IVA — nacional, UE, país terceiro, reverse charge
- Diárias nacionais/internacionais — cálculo conforme BMF
- Conciliação de cartões de crédito — feed de cartão corporativo, correspondência de recibos
- Exportação DATEV / SAP / Oracle FI
- Dashboard para RH e Finanças — custos, conformidade, anomalias
Anomalias e inteligência de conformidade
- Análise de padrões de viagem por território de vendas — desvios das normas regionais
- Conformidade de entretenimento — lista de participantes, ocasião empresarial, divisão 70/30 verificada automaticamente
- Plausibilidade de quilometragem — GPS vs. declarado, saltos, lacunas
- Anomalias em preços de hotel — desvio dos limites urbanos
- Alerta de taxa de consumo de orçamento — por centro de custo, por funcionário
- Detecção de padrões trimestrais — picos de fim de trimestre, agrupamentos incomuns
Integração de sistemas fonte
- Sistemas CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP CRM)
- Gestão de frota (LeasePlan, ALD, Alphabet)
- Feeds de cartões de crédito (Amex, Visa Business, Mastercard Corporate)
- Sistemas de reserva de viagem (BCD, CWT, Amex GBT)
- Sistemas de RH (SAP HR, SuccessFactors, Workday)
- SAP FI / DATEV / Oracle FI — exportação pronta para contabilização
Experiência do vendedor de campo
- Foto de recibo em vez de formulário — foto com smartphone, OCR, atribuição automática
- Link CRM — visita a cliente → viagem vinculada e categorizada automaticamente
- Modo de liquidação semanal — todas as viagens da semana agrupadas, um clique
- Status push — "Seu relatório de despesas da semana 12 foi contabilizado"
- Modelo de veto — funcionário pode contestar, não precisa confirmar
- Cálculo transparente — cada diária, cada aplicação de política visível
Cruzamentos de fronteira, modelos de turno, Pacote de Mobilidade UE
Quando motoristas de caminhão cruzam várias fronteiras diariamente, cada minuto se torna um evento fiscal. O motor calcula diárias ao segundo com base na localização — baseado em GPS, integrado com modelo de turnos, em conformidade com o Pacote de Mobilidade UE.
Rota e tempo
- Detecção de país baseada em GPS — determinação automática de localização
- Rastreamento do momento de cruzamento de fronteira — ao segundo para cálculo de diárias
- Lógica de 24h vs. dia calendário — ambos os métodos de cálculo configuráveis
- Gestão de tours de vários dias — tours conectados como um só caso
- Integração de dados do tacógrafo para verificação de tempo de condução
- Lógica de condução noturna — mudança de data durante o trânsito
Direito trabalhista e UE
- Conformidade com o Pacote de Mobilidade UE — Diretiva de Trabalhadores Destacados, cabotagem, documentação
- Integração do modelo de turnos de motoristas — tempos de condução e descanso
- Pernoite no veículo vs. hotel — taxas de reembolso diferentes
- Reconhecimento de suplemento noturno — automático a partir de dados de turno
- Lógica de fins de semana/feriados — específica por país
- Exportação de conformidade para autoridades — BAG, BALM, inspeções UE
Diárias e folha de pagamento
- Diárias por país de implantação — derivadas automaticamente de dados GPS
- Subsídios isentos de impostos — separação correta isento / tributável
- Subsídios de refeição com lógica de dedução
- Interface de folha de pagamento — componentes isentos de impostos transmitidos corretamente
- Atualizações legislativas retroativas — pacote UE, BMF, regras nacionais
- Raciocínio de decisão completo por viagem
Anomalias e detecção de fraude
- Plausibilidade de rota — rastreamento GPS vs. rota declarada
- Recibos de combustível vs. distância de condução — plausibilidade de consumo
- Anomalias de pernoite — fatura de hotel vs. localização do veículo
- Detecção de reivindicações duplicadas — mesma rota, mesma data
- Comparação coletiva — análise de grupo de pares de motoristas
- Anomalia como sinal — ML detecta, motor de regras decide sobre escalação
Integração de sistemas fonte
- Sistemas telemáticos (Fleetboard, TomTom, Trimble)
- Sistemas de despacho (Transporeon, TimoCom, CarLo)
- Dados do tacógrafo (VDO, Stoneridge)
- Feeds de cartões de combustível (DKV, UTA, Shell Card)
- Sistemas de RH (SAP HR, DATEV Folha, Sage)
- SAP FI / DATEV — exportação pronta para contabilização com divisão por centro de custo
Experiência do motorista
- Modo zero-touch para motoristas — liquidação a partir de telemática + GPS, sem formulário
- Notificação push — "Suas diárias para a rota DE–PL–CZ foram calculadas"
- Modelo de veto — motorista pode contestar, não precisa confirmar
- Independente de idioma — interface no idioma do motorista, liquidação no idioma da empresa
- Mobile-first — uma pergunta, pré-preenchida, respondida em 10 segundos
- Cálculo transparente — cada diária, cada cruzamento de fronteira visível
Lógica de cliente, repasse de custos, regras hierárquicas
Em firmas de consultoria, cada viagem tem dupla alocação: conforme fiscalmente e faturável ao cliente. O motor separa ambos automaticamente e aplica políticas de viagem por nível hierárquico, projeto e contrato do cliente.
Projeto e cliente
- Alocação de projeto por viagem — automática a partir de calendário, sistema de reservas ou manual
- Lógica de custos específica do cliente — o que é faturável, o que a firma absorve?
- Regras de viagem contratuais do cliente — limites, classes permitidas, pré-aprovação
- Split billing — interno / cliente / overhead de projeto separados de forma limpa
- Integração de controlling de projetos — custos de viagem fluem para margem de contribuição
- Cross-charge entre entidades / escritórios
Políticas e hierarquia
- Política de viagem por nível hierárquico — Sócio, Diretor, Consultor, Analista
- Regras de primeira/executiva classe — a partir de qual duração de voo, qual nível, qual projeto?
- Limites de preço de hotel por cidade — dinâmicos ou fixos, com lógica de exceções
- Limites de aprovação por custo — automático vs. aprovação
- Validação de despesas de entretenimento — regra 70/30, verificação de campos obrigatórios
- Política de programas de milhagem — uso privado de milhas corporativas
Impostos e conformidade
- Monitoramento da regra de 3 meses para locais de projeto em mudança
- Lógica de duplo domicílio — detecção, alocação de custos, deduções fiscais
- Extração de IVA — nacional, UE, país terceiro diferenciado
- Conciliação de cartão corporativo com correspondência de recibos
- Exportação DATEV / SAP / Oracle FI
- Detecção de anomalias para padrões de viagem incomuns
- Documentação de auditoria para engajamentos de clientes
Anomalias e inteligência de conformidade
- Análise de padrões de viagem por consultor — desvios das normas do cluster de projeto
- Scoring de violações de política — não binário (sim/não), mas ponderado por gravidade
- Conformidade de entretenimento — lista de participantes, ocasião, divisão 70/30 verificada automaticamente
- Detecção de reservas duplicadas — mesmo cliente, mesma data, centros de custo diferentes
- Padrões sazonais — picos de fim de trimestre, efeitos de consumo de orçamento
- Benchmark contra pares hierárquicos — Sócio vs. Sócio, Diretor vs. Diretor
Integração de sistemas fonte
- Sistemas ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics)
- Sistemas de reserva de viagem (BCD, CWT, Amex GBT)
- Integração de calendário (Outlook, Google) para alocação de projetos
- Feeds de cartões de crédito (Amex, Visa Business, Diners Club)
- Dados mestres de RH (SuccessFactors, Workday, Personio)
- DATEV / SAP FI — exportação pronta para contabilização com divisão por cliente
Experiência do consultor
- Modo projeto — viagem automaticamente atribuída ao projeto ativo
- Foto de recibo em vez de formulário — foto com smartphone, OCR, pronto
- Rastreador de status de aprovação — onde meu relatório de despesas está parado?
- Semanas multi-projeto — divisão automática ao trocar de projeto dentro de uma semana
- Modo de liquidação semanal — todas as viagens da semana agrupadas
- Cálculo transparente — cada aplicação de política, cada dedução visível
Escalas de serviço de tripulação, acordos coletivos, 180 diárias por país — totalmente automatizado
Quando o pessoal de cabine, de voo e de solo viaja por definição, o processamento de despesas de viagem não é um problema de formulários — é um problema de governance. O motor calcula automaticamente a partir de escalas de serviço, aplica disposições de acordos coletivos e gera contabilizações prontas para auditoria.
Lógica de serviço de tripulação
- Importação de escala de serviço de sistemas de planejamento de tripulação (AIMS, Jeppesen, CKMS)
- Detecção de layovers — cidade, país, duração automaticamente do plano de rotação
- Gestão de split-duty — interrupção de serviço, lógica de tempo de descanso, atribuições divididas
- Reconhecimento de deadhead — voos de posicionamento, tratamento fiscal como viagem de negócios
- Automação IROP — atrasos, mudanças de hotel, reposicionamento de tripulação, layovers adicionais
- Reconhecimento de refeições de tripulação — catering a bordo → dedução automática de diárias
- Lógica de voos noturnos — mudanças de data em cruzamentos de fronteira, diárias proporcionais
- Gestão de tripulação reserva — atribuição em standby vs. voo real
Acordos coletivos e comitê de empresa
- Mapeamento de grupos sindicais — cabine de comando (VC), cabine (UFO), solo, manutenção com conjuntos de regras separados
- Tabelas de sobreposição sindical — taxas de despesas acordadas coletivamente sobrepõem diárias legais
- Disposições de layover por acordo coletivo — padrões de hotel, suplementos de refeição, requisitos de tempo de descanso
- Camada de acordo de empresa — regras adicionais em nível de companhia aérea
- Tabelas de decisão versionadas — recálculo retroativo após renegociação de acordo coletivo
- Historização — qual versão do acordo se aplicou no momento da viagem? Totalmente documentado
- Lógica multi-carrier — diferentes subsidiárias, diferentes acordos, um motor
- Relatórios para comitê de empresa — transparência sobre regras aplicadas por grupo sindical
Impostos e finanças
- Motor de diárias — 180+ taxas por país, atualizações BMF anuais, historicamente versionadas
- Regra dos três meses — monitoramento automático, lógica de interrupções, alerta de limite
- Deduções por refeições — café/almoço/jantar, fornecidas pelo empregador vs. pagas pelo funcionário, valores de benefícios em espécie
- Benefício em espécie por viagem de pessoal — §8 Abs. 2 vs. §8 Abs. 3 EStG, cálculo de limite de desconto
- Multi-moeda — taxa de cartão de crédito → taxa de referência BCE → taxa diária, hierarquia de taxas
- Recuperação de IVA UE — identificação automática de faturas de hotel recuperáveis
- Trigger de shadow payroll — detecção de estabelecimento permanente, regra de 183 dias para bases internacionais
- Componentes isentos vs. tributáveis — separação limpa para exportação de folha de pagamento
- Correspondência de cartões corporativos — AirPlus, Amex, Visa Business feed, liquidação de adiantamentos
- Hotel direct billing — hotel contratado vs. reserva própria, separação de custos auxiliares
Detecção de anomalias
- Comparação contra coletivo de tripulação — valores atípicos estatísticos em despesas
- Anomalias em preços de hotel — desvio do nível de hotel contratado
- Detecção de reivindicações duplicadas — mesma rota, mesma data, caso diferente
- Padrões de layover incomuns — desvio da escala de serviço
- Anomalia como sinal — ML detecta, motor de regras decide
Integração de sistemas fonte
- Sistemas de planejamento de tripulação (AIMS, Jeppesen, CKMS)
- Feeds de cartões corporativos (AirPlus, Amex, Visa Business)
- Sistemas de gestão de contratos hoteleiros
- SAP HR / SAP HCM / SuccessFactors
- SAP FI — exportação pronta para contabilização
Experiência do funcionário
- Modo zero-touch para tripulação — liquidação a partir de escala de serviço, sem entrada manual
- Notificação push — "Suas despesas de viagem para a rotação FRA–JFK–FRA foram calculadas"
- Modelo de veto em vez de aprovação — funcionário não confirma, mas pode contestar
- Consultas móveis — uma pergunta, pré-preenchida, respondida em 10 segundos
- Cálculo transparente — cada diária, cada dedução visível
Segurança e conformidade
Enterprise Security. Não adicionada depois.
Construída do zero para ambientes regulados. Não agregada como feature depois — projetada como princípio arquitetônico.
Residência de dados UE
Todos os dados permanecem em data centers da UE. Sem processamento nos EUA. Sem risco de US Cloud Act para dados pessoais de funcionários. Hospedado em infraestrutura europeia.
LGPD/GDPR by Design
Anonimização em vez de exclusão — compatível tanto com a LGPD brasileira quanto com o GDPR europeu, e com os períodos de retenção fiscal (10 anos, AO §147). Gestão granular de consentimentos. Sem conflito entre legislação tributária e proteção de dados.
Em conformidade com o AI Act da UE
Separação arquitetônica clara: LLM para extração de dados, motor de regras para decisões. Sem caixa-preta sobre assuntos fiscais. Rastreabilidade em nível de campo — cada decisão reconstruível.
Audit Trail (append-only)
Cada micro-decisão gera uma ata de decisão assinada. Hash de entrada + versão de regra = resultado reproduzível. Pacotes de auditoria selados (JSON + PDF, SHA-256). Pronto para fiscalização a qualquer momento.
ISO 27001 / PS 951
Arquitetura cert-ready — registro de controles integrado, execuções de evidência automatizadas, políticas versionadas. Sem documentação retroativa — conformidade em operações ao vivo.
SSO e isolamento de tenants
Integração com provedores de identidade existentes. Isolamento de tenants em nível de banco de dados (segurança em nível de linha). Modelo de papéis: admin, auditor, administrativo, funcionário — configurável granularmente.
Quão complexo é o seu problema de despesas de viagem?
Em 30 minutos analisamos seus acordos coletivos, jurisdições legais e tipos de comprovantes — e mostramos o que o motor já cobre hoje.
Análise de potencial gratuitaPerguntas frequentes
O motor substitui sistemas ERP existentes como SAP ou DATEV?
Não. O motor fica entre os sistemas fonte e o ERP. Lê dados de escalas de serviço, feeds de cartões de crédito e recibos, toma decisões determinísticas e entrega resultados prontos para contabilização ao SAP, DATEV ou Oracle FI.
É relevante para empresas brasileiras com operações na Alemanha?
Sim. Qualquer empresa com funcionários que viajam para ou dentro da Alemanha está sujeita à legislação fiscal alemã de despesas de viagem. O motor automatiza essa complexidade — independentemente de onde esteja a sede da empresa.
O sistema é compatível com LGPD e GDPR?
Sim. Anonimização em vez de exclusão — compatível tanto com a LGPD brasileira quanto com o GDPR europeu. Gestão granular de consentimentos. Dados pessoais processados exclusivamente em data centers da UE.
Os dados saem da organização?
Não. O motor funciona em data centers da UE com plena residência de dados. Dados pessoais são processados exclusivamente dentro da UE. Sem risco de US Cloud Act.