Niemieckie prawo podróży służbowych. Deterministycznie zautomatyzowane.
Zakodowaliśmy §9 Abs. 4a EStG, ponad 180 stawek krajowych BMF, zasadę trzech miesięcy, logikę odliczeń za posiłki oraz przepisy układów zbiorowych w audytowalny silnik reguł. Żaden LLM nie decyduje o kwotach — deterministyczne tabele decyzyjne, wersjonowane i gotowe do kontroli.
Silnik
Jeden silnik reguł. Każda branża.
Rdzeń jest zawsze ten sam: niemieckie prawo podatkowe, deterministycznie ujęte w tabelach decyzyjnych. Złożoność wynika z branży — układy zbiorowe, przekraczanie granic, logika projektowa lub wolumeny. Silnik obsługuje wszystkie.
Deterministyczne tabele decyzyjne
Wersjonowane zestawy reguł dla diet, odliczeń, zwolnień podatkowych. Ten sam input + ta sama wersja reguły = ten sam wynik. Bez losowości, bez outputu LLM, bez czarnej skrzynki.
Mikro-decyzyjny Audit Trail
Każda sprawa jest rozkładana na 40–120 pojedynczych decyzji. Każda dokumentowana: reguła, input, wynik, znacznik czasu, aktor. Append-only, odtwarzalne przez hash inputu.
AI ekstrahuje, nie decyduje
LLM-y czytają paragony, klasyfikują przypadki specjalne, generują teksty uzasadnień. Ale kwoty, diety, traktowanie podatkowe — o tym decyduje wyłącznie silnik reguł.
Stawki krajowe BMF (180+ krajów)
Aktualizowane rocznie, historycznie wersjonowane. Stawki dzienne i noclegowe, reguły specjalne dla krajów trzecich, obliczenia proporcjonalne przy przekraczaniu granic o północy.
Zasada trzech miesięcy i logika odliczeń
Automatyczne monitorowanie 3-miesięcznego progu zgodnie z §9 Abs. 4a EStG. Logika przerw, odliczenia za posiłki zapewnione przez pracodawcę, wartości świadczeń rzeczowych — wszystko oparte na regułach.
Zmiany retroaktywne
Renegocjacje układów zbiorowych, aktualizacje BMF, zmiany porozumień zakładowych — silnik przelicza wstecznie z pełnym audit trailem.
Decydować, nie eskalować
Agent księguje i dokumentuje uzasadnienie. Bez bramki recenzji, bez workflow zatwierdzania. Pracownik ma prawo weta — nie obowiązek potwierdzania.
Minimalne zapytania
Tylko gdy bez informacji niemożliwa jest decyzja gotowa do audytu. Wtedy jedno pytanie, zoptymalizowane na mobile, z wypełnionymi opcjami. Żadnego formularza na 20 pól.
Audit by Design
Każda mikro-decyzja generuje akt decyzyjny — append-only, podpisany, odtwarzalny. Nie dokumentowany po fakcie, lecz powstający w procesie.
Proces
Od paragonu do księgowania — w sekundach
Cztery kroki. Bez ręcznego wprowadzania, bez wyszukiwania, bez czekania na zatwierdzenie.
Konsolidacja danych
Systemy źródłowe dostarczają automatycznie: plany służbowe, feedy kart kredytowych, dane hotelowe, paragony. Agent dopasowuje — nie pracownik.
Mikro-decyzje
Silnik rozkłada każdą sprawę na pojedyncze decyzje: dieta, odliczenie, zwolnienie podatkowe, układ zbiorowy. Każda deterministyczna, każda udokumentowana.
Zapytanie tylko gdy konieczne
Tylko gdy bez informacji niemożliwa jest decyzja gotowa do audytu. Mobile, jedno pytanie, wypełnione opcje. W przeciwnym razie: księgowanie + powiadomienie + opcja weta.
Eksport i akt audytowy
Gotowy do księgowania eksport do SAP, DATEV lub dowolnego systemu ERP. Pełny akt decyzyjny dla każdej sprawy — kontrola podatkowa możliwa w każdej chwili.
Przekraczanie granic, modele zmianowe, Pakiet Mobilności UE
Gdy kierowcy ciężarówek codziennie przekraczają kilka granic państwowych, każda minuta staje się zdarzeniem podatkowym. Silnik oblicza diety co do sekundy na podstawie lokalizacji — oparty na GPS, zintegrowany z modelem zmianowym, zgodny z Pakietem Mobilności UE.
Trasa i czas
- Detekcja kraju oparta na GPS — automatyczne określanie lokalizacji
- Śledzenie momentu przekroczenia granicy — co do sekundy dla obliczania diet
- Logika 24h vs. dzień kalendarzowy — obie metody obliczeniowe konfigurowalne
- Obsługa tras wielodniowych — połączone trasy jako jedna sprawa
- Integracja danych tachografu dla weryfikacji czasu jazdy
- Logika jazdy nocnej — zmiana daty podczas przejazdu
Prawo pracy i UE
- Zgodność z Pakietem Mobilności UE — Dyrektywa o delegowaniu pracowników, kabotaż, dokumentacja
- Integracja modelu zmianowego kierowców — czasy jazdy i odpoczynku
- Nocleg w pojeździe vs. hotel — różne stawki zwrotu
- Rozpoznawanie dodatku nocnego — automatycznie z danych zmianowych
- Logika weekendów/świąt — specyficzna dla kraju
- Eksport dowodów dla organów kontrolnych — BAG, BALM, kontrole UE
Diety i payroll
- Diety według kraju delegowania — automatycznie z danych GPS
- Zwolnione od podatku diety wyjazdowe — prawidłowy rozdział zwolnione / opodatkowane
- Diety żywieniowe z logiką odliczeń
- Interfejs payroll — składniki zwolnione od podatku prawidłowo przekazane
- Retroaktywne aktualizacje legislacyjne — pakiet UE, BMF, przepisy krajowe
- Pełne uzasadnienie decyzji na trasę
Anomalie i wykrywanie oszustw
- Wiarygodność trasy — ślad GPS vs. zgłoszona trasa
- Paragony paliwowe vs. dystans jazdy — wiarygodność zużycia
- Anomalie noclegowe — faktura hotelowa vs. lokalizacja pojazdu
- Detekcja podwójnych roszczeń — ta sama trasa, ta sama data
- Porównanie zbiorowe — analiza grupy rówieśniczej kierowców
- Anomalia jako sygnał — ML wykrywa, silnik reguł decyduje o eskalacji
Integracja systemów źródłowych
- Systemy telematyczne (Fleetboard, TomTom, Trimble)
- Systemy dyspozycyjne (Transporeon, TimoCom, CarLo)
- Dane tachografu (VDO, Stoneridge)
- Feedy kart paliwowych (DKV, UTA, Shell Card)
- Systemy kadrowe (SAP HR, DATEV Lohn, Sage)
- SAP FI / DATEV — eksport gotowy do księgowania z podziałem na centra kosztów
Doświadczenie kierowcy
- Tryb zero-touch dla kierowców — rozliczenie z telematyki + GPS, bez formularza
- Powiadomienie push — „Twoje diety za trasę DE–PL–CZ zostały obliczone”
- Model weta — kierowca może się sprzeciwić, nie musi potwierdzać
- Niezależność językowa — interfejs w języku kierowcy, rozliczenie w języku firmy
- Mobile-first — jedno pytanie, wypełnione, odpowiedź w 10 sekund
- Przejrzyste obliczenia — każda dieta, każde przekroczenie granicy widoczne
Plany służbowe załóg, układy zbiorowe, 180 stawek krajowych — pełna automatyzacja
Gdy personel kokpitu, kabiny i naziemny z definicji podróżuje, rozliczanie podróży służbowych nie jest problemem formularza — to problem governance. Silnik oblicza automatycznie z planów służbowych, stosuje przepisy układów zbiorowych i generuje księgowania gotowe do audytu.
Logika służby załóg
- Import planu służbowego z systemów planowania załóg (AIMS, Jeppesen, CKMS)
- Detekcja layoverów — miasto, kraj, czas pobytu automatycznie z planu rotacji
- Obsługa split-duty — przerwa w służbie, logika czasu odpoczynku, podzielone zadania
- Rozpoznawanie deadhead — loty pozycjonujące, traktowanie podatkowe jako podróż służbowa
- Automatyzacja IROP — opóźnienia, zmiany hotelu, repozycjonowanie załogi, dodatkowe layovery
- Rozpoznawanie posiłków załogi — catering pokładowy → automatyczne odliczenie diety
- Logika lotów nocnych — zmiana daty przy przekraczaniu granicy, proporcjonalne diety
- Obsługa załogi rezerwowej — dyżur vs. faktyczny lot
Układy zbiorowe i rada pracowników
- Mapowanie grup taryfowych — kokpit (VC), kabina (UFO), obsługa naziemna, technika z oddzielnymi zestawami reguł
- Tabele nadrzędne układów — zbiorowe stawki diet nadpisują ustawowe diety
- Przepisy specjalne layover wg układu zbiorowego — standardy hotelowe, dodatki żywieniowe, wymagania czasu odpoczynku
- Warstwa porozumień zakładowych — dodatkowe regulacje na poziomie przewoźnika
- Wersjonowane tabele decyzyjne — retroaktywne przeliczenie po renegocjacji układu zbiorowego
- Historyzacja — jaka wersja układu obowiązywała w momencie podróży? W pełni udokumentowane
- Logika multi-carrier — różni przewoźnicy, różne układy, jeden silnik
- Raportowanie dla rady pracowników — transparentność zastosowanych reguł na grupę taryfową
Podatki i finanse
- Silnik diet — 180+ stawek krajowych, roczne aktualizacje BMF, historycznie wersjonowane
- Zasada trzech miesięcy — automatyczne monitorowanie, logika przerw, ostrzeżenie o wygaśnięciu
- Odliczenia za posiłki — śniadanie/obiad/kolacja, zapewnione przez pracodawcę vs. opłacone samodzielnie, wartości świadczeń rzeczowych
- Świadczenie rzeczowe z podróży pracowniczej — §8 Abs. 2 vs. §8 Abs. 3 EStG, obliczanie progu rabatowego
- Multi-currency — kurs karty kredytowej → kurs referencyjny EBC → kurs dzienny, hierarchia kursów
- Odzyskiwanie VAT UE — automatyczna identyfikacja kwalifikujących się faktur hotelowych
- Trigger shadow payroll — detekcja zakładu stałego, zasada 183 dni przy bazach międzynarodowych
- Składniki zwolnione vs. opodatkowane — czyste rozdzielenie dla eksportu payroll
- Dopasowanie kart korporacyjnych — AirPlus, Amex, Visa Business feed, rozliczanie zaliczek
- Hotel direct billing — hotel kontraktowy vs. samodzielna rezerwacja, rozdzielenie kosztów dodatkowych
Detekcja anomalii
- Porównanie z kolektywem załogi — statystyczne wartości odstające w wydatkach
- Anomalie cen hoteli — odchylenie od poziomu hotelu kontraktowego
- Detekcja podwójnych roszczeń — ta sama trasa, ta sama data, inna sprawa
- Nietypowe wzorce layoverów — odchylenie od planu służbowego
- Anomalia jako sygnał — ML wykrywa, silnik reguł decyduje
Integracja systemów źródłowych
- Systemy planowania załóg (AIMS, Jeppesen, CKMS)
- Feedy kart korporacyjnych (AirPlus, Amex, Visa Business)
- Systemy zarządzania umowami hotelowymi
- SAP HR / SAP HCM / SuccessFactors
- SAP FI — eksport gotowy do księgowania
Doświadczenie pracownika
- Tryb zero-touch dla załóg — rozliczenie z planu służbowego, bez ręcznego wprowadzania
- Powiadomienie push — „Twoje koszty podróży za rotację FRA–JFK–FRA zostały obliczone”
- Model weta zamiast zatwierdzenia — pracownik nie potwierdza, lecz może się sprzeciwić
- Zapytania mobilne — jedno pytanie, wypełnione, odpowiedź w 10 sekund
- Przejrzyste obliczenia — każda dieta, każde odliczenie widoczne
Wysoki wolumen, ścisłe polityki, automatyczna zgodność
Tysiące pracowników terenowych, każdy z samochodem służbowym, noclegami hotelowymi i paragonami za poczęstunek. Indywidualna złożoność jest niższa, ale przy ponad 10 000 spraw miesięcznie wskaźnik automatyzacji decyduje o milionach.
Pojazd i kilometry
- Samochód służbowy vs. prywatny — automatyczna detekcja z danych master
- Reguła 1% vs. książka jazd — logika wyzwalająca gdy książka jazd jest korzystniejsza
- Silnik ryczałtu kilometrowego — 0,30 €/km, stawki progresywne, limity
- Integracja CRM — wizyta u klienta → podróż automatycznie powiązana
- Sprawdzanie wiarygodności trasy — dystans vs. zgłoszone kilometry
Polityki i governance
- Kontrole polityki cen hoteli i lotów — automatycznie walidowane wobec limitów
- Auto-mapowanie centrów kosztów — ze struktury organizacyjnej, projektu, regionu
- Logika zatwierdzania przez przełożonego — od progu, przez push
- Monitorowanie limitu budżetowego — na centrum kosztów, pracownika, okres
- Wskaźnik wydatków na poczęstunki 70/30 — automatyczny podział i walidacja
- Detekcja wzorców oszustw — podwójne księgowania, wzorce, wartości odstające
Podatki i eksport
- Cyfrowa weryfikacja paragonów — OCR + wiarygodność + wymagane pola
- Weryfikacja VAT naliczonego — krajowy, UE, kraj trzeci, reverse charge
- Diety krajowe/zagraniczne — obliczone zgodnie z BMF
- Uzgadnianie kart kredytowych — feed karty korporacyjnej, dopasowanie paragonów
- Eksport DATEV / SAP / Oracle FI
- Dashboard dla HR i Finansów — koszty, zgodność, anomalie
Anomalie i inteligencja zgodności
- Analiza wzorców podróży wg terytorium sprzedaży — odchylenia od norm regionu
- Zgodność wydatków na poczęstunki — lista uczestników, okazja biznesowa, podział 70/30 automatycznie zweryfikowany
- Wiarygodność przebiegu kilometrów — GPS vs. zgłoszone, skoki, luki
- Anomalie cen hoteli — odchylenie od limitów miejskich
- Ostrzeżenie o tempie zużycia budżetu — na centrum kosztów, na pracownika
- Detekcja wzorców kwartalnych — szczyty na koniec kwartału, nietypowe skupienia
Integracja systemów źródłowych
- Systemy CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP CRM)
- Zarządzanie flotą (LeasePlan, ALD, Alphabet)
- Feedy kart kredytowych (Amex, Visa Business, Mastercard Corporate)
- Systemy rezerwacji podróży (BCD, CWT, Amex GBT)
- Systemy kadrowe (SAP HR, SuccessFactors, Workday)
- SAP FI / DATEV / Oracle FI — eksport gotowy do księgowania
Doświadczenie pracownika terenowego
- Foto-paragon zamiast formularza — zdjęcie smartfonem, OCR, automatyczne przypisanie
- Link CRM — wizyta u klienta → podróż automatycznie powiązana i skategoryzowana
- Tryb rozliczenia tygodniowego — wszystkie podróże tygodnia zgrupowane, jeden klik
- Status push — „Twoje rozliczenie za KW 12 zostało zaksięgowane”
- Model weta — pracownik może się sprzeciwić, nie musi potwierdzać
- Przejrzyste obliczenia — każda dieta, każde zastosowanie polityki widoczne
Logika kliencka, przerzucanie kosztów, reguły hierarchiczne
W firmach doradczych każda podróż ma podwójną alokację: zgodną podatkowo i możliwą do przerzucenia na klienta. Silnik automatycznie rozdziela oba aspekty i stosuje polityki podróży według poziomu hierarchii, projektu i umowy z klientem.
Projekt i klient
- Alokacja projektu na podróż — automatycznie z kalendarza, systemu rezerwacji lub ręcznie
- Logika kosztów specyficzna dla klienta — co jest możliwe do refaktury, co ponosi firma?
- Umowne regulacje podróży klienta — limity, dozwolone klasy, wcześniejsze zatwierdzenie
- Split billing — wewnętrzny / klient / overhead projektu czysto rozdzielone
- Integracja controllingu projektu — koszty podróży wpływają na marżę pokrycia
- Cross-charge między jednostkami / biurami
Polityki i hierarchia
- Polityka podróży wg poziomu hierarchii — Partner, Manager, Konsultant, Analityk
- Reguły klasy first/business — od jakiego czasu lotu, jakiego poziomu, jakiego projektu?
- Limity cen hoteli wg miasta — dynamiczne lub stałe, z logiką wyjątków
- Progi zatwierdzania wg kosztów — automatycznie vs. zatwierdzenie
- Walidacja wydatków na poczęstunek — reguła 70/30, kontrola wymaganych pól
- Polityka programów lojalnościowych — prywatne wykorzystanie mil służbowych
Podatki i zgodność
- Monitorowanie zasady 3 miesięcy dla zmieniających się lokalizacji projektów
- Logika podwójnego gospodarstwa domowego — detekcja, alokacja kosztów, ulgi podatkowe
- Ekstrakcja VAT naliczonego — krajowy, UE, kraj trzeci zróżnicowane
- Uzgadnianie karty korporacyjnej z dopasowaniem paragonów
- Eksport DATEV / SAP / Oracle FI
- Detekcja anomalii przy nietypowych wzorcach podróży
- Dokumentacja audytowa dla zaangażowań klienckich
Anomalie i inteligencja zgodności
- Analiza wzorców podróży na konsultanta — odchylenia od norm klastra projektowego
- Scoring naruszeń polityki — nie binarny (tak/nie), lecz ważony wg powagi
- Zgodność wydatków na poczęstunki — lista uczestników, okazja, podział 70/30 automatycznie zweryfikowany
- Detekcja podwójnych rezerwacji — ten sam klient, ta sama data, różne centra kosztów
- Wzorce sezonowe — szczyty na koniec kwartału, efekty zużycia budżetu
- Benchmark wobec rówieśników hierarchicznych — Partner vs. Partner, Manager vs. Manager
Integracja systemów źródłowych
- Systemy ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics)
- Systemy rezerwacji podróży (BCD, CWT, Amex GBT)
- Integracja kalendarza (Outlook, Google) dla alokacji projektów
- Feedy kart kredytowych (Amex, Visa Business, Diners Club)
- Dane master HR (SuccessFactors, Workday, Personio)
- DATEV / SAP FI — eksport gotowy do księgowania z podziałem na klientów
Doświadczenie konsultanta
- Tryb projektowy — podróż automatycznie przypisana do aktywnego projektu
- Foto-paragon zamiast formularza — zdjęcie smartfonem, OCR, gotowe
- Tracker statusu zatwierdzenia — gdzie utknęło moje rozliczenie?
- Tygodnie wieloprojektowe — automatyczny podział przy zmianie projektu w ciągu tygodnia
- Tryb rozliczenia tygodniowego — wszystkie podróże tygodnia zgrupowane
- Przejrzyste obliczenia — każde zastosowanie polityki, każde odliczenie widoczne
Bezpieczeństwo i zgodność
Enterprise Security. Nie dobudowane później.
Zbudowane od podstaw dla środowisk regulowanych. Nie dodane jako feature po fakcie — zaprojektowane jako zasada architektoniczna.
Rezydencja danych UE
Wszystkie dane pozostają w centrach danych UE. Brak przetwarzania w USA. Brak ryzyka US Cloud Act dla danych osobowych pracowników. Hosting na europejskiej infrastrukturze.
RODO by Design
Anonimizacja zamiast usuwania — kompatybilna z podatkowymi okresami przechowywania (10 lat, AO §147) i RODO art. 17. Granularne zarządzanie zgodami. Brak konfliktu między prawem podatkowym a ochroną danych.
Zgodny z AI Act
Jasne rozdzielenie architektoniczne: LLM do ekstrakcji danych, silnik reguł do decyzji. Żadna czarna skrzynka nad sprawami podatkowymi. Śledzalność na poziomie pola — każda decyzja odtwarzalna.
Audit Trail (append-only)
Każda mikro-decyzja generuje podpisany akt decyzyjny. Hash inputu + wersja reguły = odtwarzalny wynik. Zamknięte pakiety audytowe (JSON + PDF, SHA-256). Kontrola podatkowa możliwa w każdej chwili.
ISO 27001 / PS 951
Architektura jest cert-ready — zintegrowany rejestr kontroli, automatyczne przebiegi dowodowe, wersjonowane polityki. Bez retroaktywnego dokumentowania — zgodność w bieżącej działalności.
SSO i separacja mandantów
Integracja z istniejącymi dostawcami tożsamości. Separacja mandantów na poziomie bazy danych (Row Level Security). Model ról: admin, audytor, specjalista, pracownik — granularnie konfigurowalny.
Jak złożony jest Twój problem rozliczania podróży?
W 30 minut przeanalizujemy Twoje układy zbiorowe, jurysdykcje prawne i typy dokumentów — i pokażemy, co silnik już dziś obsługuje.
Bezpłatna analiza potencjałuNajczęściej zadawane pytania
Czy silnik zastępuje istniejące systemy ERP jak SAP czy DATEV?
Nie. Silnik działa między systemami źródłowymi a ERP. Czyta dane z planów służbowych, feedów kart kredytowych i paragonów, podejmuje deterministyczne decyzje i dostarcza wyniki gotowe do księgowania do SAP, DATEV lub Oracle FI.
Czy system jest odpowiedni dla polskich firm transportowych z kierowcami w Niemczech?
Tak. Silnik obsługuje GPS-based detekcję kraju, sekundowe śledzenie przekraczania granic, zgodność z Pakietem Mobilności UE i Dyrektywą o delegowaniu pracowników. Szczególnie istotne dla firm transportowych z kierowcami na trasach niemieckich i europejskich.
Jak silnik radzi sobie ze zmianami legislacyjnymi w Pakiecie Mobilności UE?
Tabele decyzyjne są wersjonowane. Nowe zestawy reguł są wdrażane jako osobne wersje — z okresami ważności. Zmiany retroaktywne wyzwalają automatyczne przeliczenie wszystkich dotkniętych spraw.
Czy dane opuszczają organizację?
Nie. Silnik działa w centrach danych UE z pełną rezydencją danych. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w UE. Brak ryzyka US Cloud Act.