El problema de los formularios
Las herramientas de gastos digitalizan formularios en papel. El empleado rellena, el responsable aprueba, contabilidad revisa. Tres pasos manuales para un caso que podría decidirse de forma determinista.
Los gastos de viaje no son un problema de formularios. Son un problema de decisión.
El Travel Decision Layer descompone cada caso de gastos de viaje en pasos de decisión individuales y define para cada uno: motor de reglas, convenio colectivo o persona. Ningún LLM decide sobre importes. Un Decision Layer auditable aplica normativa fiscal, dietas por país y disposiciones de convenios colectivos de forma determinista. Cada decisión documentada, cada una reproducible, cada una lista para auditoría.
El Problema
Por qué las herramientas de gastos fracasan en organizaciones complejas
SAP Concur, Circula, Moss, Spendesk. Todas resuelven el mismo problema: capturar recibos, rellenar formularios, obtener aprobaciones. Pero en organizaciones con convenios colectivos, personal internacional y decenas de jurisdicciones fiscales, la captura no es el problema. El problema es la decisión.
El problema de la complejidad normativa
Normativa del IRPF, dietas exentas según el Reglamento del IRPF (Art. 9), convenios colectivos sectoriales, acuerdos de empresa, límites de la Agencia Tributaria. Ningún empleado conoce todas las reglas. Ningún aprobador las verifica. Las decisiones se toman por intuición.
El problema de governance
Cuando llega la inspección de Hacienda, falta la evidencia: ¿qué regla se aplicó? ¿Por qué esta dieta? ¿Era correcta la deducción? Las herramientas documentan lo que se presentó. No por qué se decidió así.
El Decision Layer
Cada caso. Descompuesto en pasos de decisión.
El Travel Decision Layer funciona como todo Gosign Decision Layer: descompone un proceso en pasos de decisión individuales y define para cada paso quién o qué decide. Motor de reglas, convenio colectivo o persona. No todo de una vez, sino paso a paso, documentado y trazable.
AI extrae y clasifica. El Decision Layer decide. Esta separación es la razón por la que el sistema es auditable, conforme con el AI Act y compatible con el Comité de Empresa.
Mismo input, mismo resultado
Las Decision Tables están versionadas. Cada caso se verifica contra una versión de reglas definida. Sin resultados estocásticos, sin output de LLM en importes o tratamiento fiscal.
De 40 a 120 micro-decisiones por caso
No una gran decisión 'aprobado / rechazado', sino docenas de pequeñas: ¿qué dieta? ¿Qué deducción? ¿Qué convenio colectivo? ¿Parte exenta? Cada una documentada individualmente.
Motor de reglas, convenio colectivo o persona
El Decision Layer no decide todo por sí mismo. Sabe qué pasos cubre el motor de reglas, cuáles están definidos por convenio colectivo y dónde debe intervenir una persona. El resultado: solo las excepciones reales requieren atención humana.
El empleado no confirma. Puede objetar.
Las herramientas de gastos tradicionales exigen al empleado confirmar su propia liquidación. El Decision Layer lo invierte: el procesamiento es automático. El empleado es informado y tiene derecho de veto.
Governance
No documentado a posteriori. Generado en el proceso.
Cuando el inspector de Hacienda pregunta "¿Por qué se aplicaron 28 EUR en lugar de 14 EUR?" no basta con "el sistema lo calculó". El Travel Decision Layer genera para cada caso un expediente de decisión que responde exactamente a esa pregunta: qué regla, qué input, qué resultado, cuándo, por quién.
Cada micro-decisión genera una entrada de auditoría:
- ID de regla y versión de regla
- Datos de entrada (¿qué información había?)
- Resultado (¿qué se decidió?)
- Marca temporal
- Actor (motor de reglas, convenio colectivo o persona)
- Hash de entrada (reproducible: mismo hash = mismo resultado)
Todas las entradas son append-only. Nada se sobreescribe, nada se elimina. Los paquetes de auditoría sellados (JSON + PDF, firmados con SHA-256) son exportables en cualquier momento.
Transparente para el Comité de Empresa
Cada regla es consultable. Cada decisión es trazable. El Comité de Empresa (Art. 64 Estatuto de los Trabajadores) puede consultar el conjunto completo de reglas y todos los expedientes de decisión. Sin caja negra, sin decisiones de AI opacas.
Listo para inspección de Hacienda
Plazos de conservación totalmente soportados. Anonimización en lugar de eliminación para compatibilidad con el RGPD. Cada caso es reproducible en cualquier momento a través de su hash de entrada.
Cumplimiento en tiempo real
Sin informes trimestrales, sin auditorías por muestreo. Cada caso individual es verificado por reglas. Las desviaciones se detectan de inmediato, no meses después en la conciliación.
| Dimensión | Travel Decision Layer | Herramienta de gastos tradicional |
|---|---|---|
| Modelo de decisión | El Decision Layer aplica reglas, el empleado tiene veto | El empleado rellena, el responsable aprueba |
| Complejidad normativa | Decision Tables versionadas: normativa fiscal, dietas, convenios colectivos | Políticas básicas, sin lógica de convenio colectivo |
| Audit Trail | Cada micro-decisión documentada: regla, input, resultado, marca temporal | Recibo almacenado, decisión no documentada |
| Inspección de Hacienda | Exportación: expediente de auditoría sellado por caso, reproducible por hash de entrada | Reconstrucción manual desde expedientes |
| Experiencia del empleado | Procesamiento automático, notificación, opción de veto | Formulario, carga, esperar aprobación |
| Escalabilidad | Constante: 100 o 100.000 casos, mismo motor de reglas | Lineal: más casos = más revisores |
| Comité de Empresa | Motor de reglas transparente, Audit Trail completo, sin decisiones de AI opacas | Opaco, difícil de auditar |
Configurable para su sector
Cada sector tiene su propia lógica de gastos de viaje. El Decision Layer se adapta a sus convenios colectivos, sus reglas de dietas, su ecosistema de sistemas. Cuatro configuraciones sectoriales como punto de partida.
Aviación y organizaciones de tripulación
Cada rotación es un hecho fiscal. Múltiples países por día de servicio, convenios colectivos específicos de tripulación, gestión de IROP. El Decision Layer es configurable para el procesamiento de gastos de viaje de tripulaciones basado en rotaciones.
Aviación en detalleConsultoría y organizaciones por proyectos
Split de tres vías: fiscal / cliente / interno. Semanas con múltiples clientes, centros de coste cambiantes a diario. El Decision Layer es configurable para la governance de gastos de viaje de consultoría basada en proyectos.
Consultoría en detalleLogística y transporte
Detección de país basada en GPS, dietas de conductores, datos de conformidad del Paquete de Movilidad UE. El Decision Layer es configurable para el procesamiento de gastos de viaje de conductores basado en flotas.
Logística en detalleVentas y fuerza comercial
Más de 10.000 casos al mes, integración CRM, aplicación de políticas en volumen. El Decision Layer es configurable para la governance de gastos de viaje de fuerza comercial de alto volumen.
Ventas en detalleDecision Maps: vea cada paso antes de decidir
Cada Decision Map muestra cómo el Travel Decision Layer descompone un escenario real en micro-decisiones. Descarga en PDF, sin necesidad de registro.
Aviation Decision Map
Rotaciones de tripulación, convenios colectivos, gestión de IROP - visualizado como flujo de decisión.
Consultoría Decision Map
Semanas multi-cliente, split de tres vías, aplicación de políticas - visualizado como flujo de decisión.
Logística Decision Map
Detección de país por GPS, Paquete de Movilidad UE, modo zero-touch - visualizado como flujo de decisión.
Ventas Decision Map
Integración CRM, política de volumen, liquidación semanal - visualizado como flujo de decisión.
Implementación
Del concepto al sistema en producción.
Arquitectura técnica
El Travel Decision Layer opera en la infraestructura enterprise de Gosign: EU Data Residency, containerizado, multi-tenant, sin dependencias externas. Despliegue como Managed Cloud o en su Private Cloud.
Infraestructura en detalle →Implementación
El Decision Layer no se instala, se configura: sus convenios colectivos, sus políticas, su ecosistema de sistemas. Los proyectos piloto típicos arrancan en 3 meses. Las extensiones a otros sectores o grupos de personal funcionan en paralelo con el piloto.
Palanca económica
Cada caso verificado por reglas
Sin reprocesos por lagunas de muestreo. Lo que pasa por el sistema es correcto.
Sin workflows de aprobación para casos estándar
Tiempo de procesamiento de días a minutos. Los responsables solo aprueban excepciones.
Asignación automática de centro de coste y proyecto
Sin mapeo manual para miles de casos. Sin cuello de botella a fin de mes.
Expedientes de decisión listos para auditoría generados en el proceso
La inspección de Hacienda es una exportación, no un proyecto de investigación. Semanas se convierten en minutos.
Seguridad
Seguridad enterprise. Desde el día uno.
No añadida como funcionalidad a posteriori, sino construida como principio arquitectónico. El Travel Decision Layer está diseñado para entornos regulados donde la protección de datos, la preparación para auditoría y la trazabilidad no son extras opcionales.
EU Data Residency
Todos los datos permanecen en centros de datos de la UE. Sin procesamiento en EE.UU. Sin riesgo de US Cloud Act para datos personales de empleados.
RGPD by Design
Anonimización en lugar de eliminación. Compatible con plazos de conservación fiscal y RGPD Art. 17. Sin conflicto entre normativa fiscal y protección de datos.
Conforme con el AI Act
Separación arquitectónica clara: LLM para extracción de datos, Decision Layer para decisiones. Sin caja negra sobre hechos fiscales. Cada decisión reconstruible.
Audit Trail (append-only)
Expedientes de decisión firmados. Hash de entrada más versión de regla produce resultado reproducible. Paquetes de auditoría sellados (JSON + PDF, SHA-256). Inspección en cualquier momento.
ISO 27001 / PS 951 cert-ready
Controls Registry integrado, Evidence Runs automatizados, políticas versionadas. Cumplimiento en operación continua, no documentado a posteriori.
SSO y separación de mandantes
Integración con Identity Providers existentes. Separación de mandantes a nivel de base de datos (Row Level Security). Modelo de roles configurable de forma granular.
Preguntas frecuentes sobre el Travel Decision Layer
¿Cuál es la diferencia entre el Travel Decision Layer y SAP Concur?
Concur es una herramienta de captura y workflow. El empleado rellena un formulario, el responsable aprueba. El Travel Decision Layer es una capa de decisión: decide de forma determinista basándose en motores de reglas, documenta cada decisión y genera paquetes de auditoría listos para inspección.
¿Necesito sustituir mi sistema ERP existente?
No. El Decision Layer se sitúa entre los sistemas fuente y el ERP. Lee datos de planes de servicio, feeds de tarjetas corporativas y recibos, toma decisiones y entrega resultados listos para contabilizar en SAP, Oracle o cualquier sistema ERP.
¿Cómo gestiona el Decision Layer los convenios colectivos?
Las reglas de convenios colectivos se configuran por proyecto de cliente. El Decision Layer puede mapear dietas de convenio colectivo que prevalecen sobre las tasas legales. El mapeo de la lógica específica del convenio se desarrolla conjuntamente durante la implementación.
¿Qué ocurre cuando cambia la normativa?
Las tablas de decisión están versionadas. Los nuevos conjuntos de reglas se despliegan como versión propia con período de vigencia. Los cambios retroactivos activan un recálculo automático de todos los casos afectados.
¿Es compatible con el Comité de Empresa?
Sí. Cada decisión es auditable, el conjunto de reglas es transparente y el Audit Trail completo es accesible para los representantes de los trabajadores. El Decision Layer no toma decisiones de AI opacas. Aplica reglas documentadas.
¿Qué es una simulación sectorial?
Configuramos el Decision Layer con sus escenarios reales: sus convenios colectivos, sus jurisdicciones, sus viajes típicos. Ve en directo cómo cada caso se descompone en micro-decisiones. No una demo genérica, sino sus casos.
¿Qué datos salen de la organización?
Ninguno. El Decision Layer opera en centros de datos en la UE con plena residencia de datos. Los datos personales se procesan exclusivamente dentro de la UE, conforme al RGPD.
¿Cuánto dura la implementación?
Los proyectos piloto típicos arrancan en 3 meses: un sector, un convenio colectivo, un flujo de datos. Las extensiones a otros grupos de personal o integraciones de sistemas funcionan en paralelo con el piloto.
¿Cómo de complejo es su problema de gastos de viaje?
En la simulación sectorial configuramos el Decision Layer con sus escenarios reales: sus convenios colectivos, sus jurisdicciones, sus viajes típicos.
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