Legislación alemana de gastos de viaje. Automatizada de forma determinista.
Hemos codificado el §9 Abs. 4a EStG, más de 180 dietas por país del BMF, la regla de tres meses, la lógica de deducciones por comidas y las disposiciones de convenios colectivos en un motor de reglas auditable. Ningún LLM decide sobre importes — tablas de decisión deterministas, versionadas y preparadas para auditoría.
El motor
Un motor de reglas. Cada sector.
El núcleo es siempre el mismo: legislación fiscal alemana, codificada de forma determinista en tablas de decisión. La complejidad proviene del sector — convenios colectivos, cruces de fronteras, lógica de proyectos o volúmenes. El motor gestiona todos.
Tablas de decisión deterministas
Conjuntos de reglas versionados para dietas, deducciones, exenciones fiscales. Misma entrada + misma versión de regla = mismo resultado. Sin aleatoriedad, sin output de LLM, sin caja negra.
Micro-Decision Audit Trail
Cada caso se descompone en 40–120 decisiones individuales. Cada una documentada: regla, entrada, resultado, marca temporal, actor. Append-only, reproducible mediante hash de entrada.
IA para extracción, no para decisiones
Los LLM leen recibos, clasifican casos especiales, generan textos de justificación. Pero importes, dietas, tratamiento fiscal — eso lo decide exclusivamente el motor de reglas.
Dietas por país BMF (180+ países)
Actualizadas anualmente, históricamente versionadas. Tasas diarias y de alojamiento, reglas especiales para terceros países, cálculo proporcional en cruces de frontera a medianoche.
Regla de tres meses y lógica de deducciones
Monitorización automática del umbral de 3 meses según §9 Abs. 4a EStG. Lógica de interrupciones, deducciones por comidas proporcionadas por el empleador, valores de prestaciones en especie — todo basado en reglas.
Cambios retroactivos
Renegociaciones de convenios colectivos, actualizaciones del BMF, enmiendas de acuerdos de empresa — el motor recalcula retroactivamente con un audit trail completo.
Decidir, no escalar
El agente contabiliza y documenta su razonamiento. Sin puerta de revisión, sin flujo de aprobación. El empleado tiene derecho de veto — no una obligación de confirmar.
Consultas mínimas
Solo cuando sin información es imposible una decisión preparada para auditoría. Entonces una pregunta, optimizada para móvil, con opciones precargadas. Ningún formulario de 20 campos.
Audit by Design
Cada micro-decisión genera un acta de decisión — append-only, firmada, reproducible. No documentada a posteriori, sino creada dentro del proceso.
Proceso
Del recibo a la contabilización — en segundos
Cuatro pasos. Sin entrada manual, sin búsquedas, sin esperar aprobaciones.
Consolidación de datos
Los sistemas fuente entregan automáticamente: planes de servicio, feeds de tarjetas de crédito, datos de hotel, recibos. El agente empareja — no el empleado.
Micro-decisiones
El motor descompone cada caso en decisiones individuales: dieta, deducción, exención fiscal, convenio colectivo. Cada una determinista, cada una documentada.
Consulta solo cuando es necesaria
Solo cuando sin información es imposible una decisión preparada para auditoría. Móvil, una pregunta, opciones precargadas. De lo contrario: contabilización + notificación + opción de veto.
Exportación y acta de auditoría
Exportación lista para contabilización a SAP, DATEV o cualquier sistema ERP. Acta de decisión completa para cada caso — preparada para inspección fiscal en cualquier momento.
Alto volumen, políticas estrictas, cumplimiento automático
Miles de empleados de campo, cada uno con coche de empresa, estancias en hotel y recibos de entretenimiento. La complejidad individual es menor, pero con más de 10.000 casos al mes la tasa de automatización decide millones.
Vehículo y kilometraje
- Coche de empresa vs. coche privado — detección automática desde datos maestros
- Regla del 1% vs. libro de viaje — lógica de activación cuando el libro es más favorable
- Motor de asignación por kilómetro — 0,30 €/km, tasas escalonadas, límites
- Integración CRM — visita a cliente → viaje vinculado automáticamente
- Verificación de plausibilidad de ruta — distancia vs. kilómetros declarados
Políticas y governance
- Verificaciones de política de precios de hotel y vuelo — validadas automáticamente contra límites
- Mapeo automático de centros de coste — desde estructura organizativa, proyecto, región
- Lógica de aprobación del superior — desde umbral, vía push
- Monitorización de límite presupuestario — por centro de coste, empleado, período
- Ratio de gastos de entretenimiento 70/30 — división y validación automática
- Detección de patrones de fraude — reservas duplicadas, patrones, valores atípicos
Impuestos y exportación
- Verificación digital de recibos — OCR + plausibilidad + campos obligatorios
- Verificación de IVA soportado — nacional, UE, tercer país, inversión del sujeto pasivo
- Dietas nacionales/internacionales — cálculo conforme al BMF
- Conciliación de tarjetas de crédito — feed de tarjeta corporativa, coincidencia de recibos
- Exportación DATEV / SAP / Oracle FI
- Dashboard para RRHH y Finanzas — costes, cumplimiento, anomalías
Anomalías e inteligencia de cumplimiento
- Análisis de patrones de viaje por territorio de ventas — desviaciones de normas regionales
- Cumplimiento de entretenimiento — lista de asistentes, ocasión empresarial, división 70/30 verificada automáticamente
- Plausibilidad del kilometraje — GPS vs. declarado, saltos, lagunas
- Anomalías en precios de hotel — desviación de límites urbanos
- Alerta de tasa de consumo de presupuesto — por centro de coste, por empleado
- Detección de patrones trimestrales — picos de fin de trimestre, agrupaciones inusuales
Integración de sistemas fuente
- Sistemas CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP CRM)
- Gestión de flota (LeasePlan, ALD, Alphabet)
- Feeds de tarjetas de crédito (Amex, Visa Business, Mastercard Corporate)
- Sistemas de reserva de viajes (BCD, CWT, Amex GBT)
- Sistemas de RRHH (SAP HR, SuccessFactors, Workday)
- SAP FI / DATEV / Oracle FI — exportación lista para contabilización
Experiencia del empleado de campo
- Foto de recibo en lugar de formulario — foto con smartphone, OCR, asignación automática
- Enlace CRM — visita a cliente → viaje vinculado y categorizado automáticamente
- Modo de liquidación semanal — todos los viajes de la semana agrupados, un clic
- Estado push — "Su informe de gastos de la semana 12 ha sido contabilizado"
- Modelo de veto — el empleado puede objetar, no tiene que confirmar
- Cálculo transparente — cada dieta, cada aplicación de política visible
Lógica de cliente, repercusión de costes, reglas jerárquicas
En firmas de consultoría, cada viaje tiene doble asignación: conforme fiscalmente y facturable al cliente. El motor separa ambos automáticamente y aplica políticas de viaje por nivel jerárquico, proyecto y contrato del cliente.
Proyecto y cliente
- Asignación de proyecto por viaje — automática desde calendario, sistema de reservas o manual
- Lógica de costes específica del cliente — qué es facturable, qué absorbe la firma
- Reglas de viaje contractuales del cliente — límites, clases permitidas, pre-aprobación
- Split billing — interno / cliente / overhead de proyecto separados limpiamente
- Integración de controlling de proyectos — costes de viaje fluyen al margen de contribución
- Cross-charge entre entidades / oficinas
Políticas y jerarquía
- Política de viaje por nivel jerárquico — Socio, Director, Consultor, Analista
- Reglas de primera/business class — desde qué duración de vuelo, qué nivel, qué proyecto
- Límites de precio de hotel por ciudad — dinámicos o fijos, con lógica de excepciones
- Umbrales de aprobación por coste — automático vs. aprobación
- Validación de gastos de entretenimiento — regla 70/30, verificación de campos obligatorios
- Política de programas de viajero frecuente — uso privado de millas empresariales
Impuestos y cumplimiento
- Monitorización de la regla de 3 meses para ubicaciones de proyecto cambiantes
- Lógica de doble hogar — detección, asignación de costes, desgravaciones fiscales
- Extracción de IVA soportado — nacional, UE, tercer país diferenciado
- Conciliación de tarjeta corporativa con coincidencia de recibos
- Exportación DATEV / SAP / Oracle FI
- Detección de anomalías para patrones de viaje inusuales
- Documentación de auditoría para compromisos con clientes
Anomalías e inteligencia de cumplimiento
- Análisis de patrones de viaje por consultor — desviaciones de normas del clúster de proyecto
- Scoring de violaciones de política — no binario (sí/no), sino ponderado por gravedad
- Cumplimiento de entretenimiento — lista de asistentes, ocasión, división 70/30 verificada automáticamente
- Detección de reservas duplicadas — mismo cliente, misma fecha, diferentes centros de coste
- Patrones estacionales — picos de fin de trimestre, efectos de consumo de presupuesto
- Benchmark contra pares jerárquicos — Socio vs. Socio, Director vs. Director
Integración de sistemas fuente
- Sistemas ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics)
- Sistemas de reserva de viajes (BCD, CWT, Amex GBT)
- Integración de calendario (Outlook, Google) para asignación de proyectos
- Feeds de tarjetas de crédito (Amex, Visa Business, Diners Club)
- Datos maestros de RRHH (SuccessFactors, Workday, Personio)
- DATEV / SAP FI — exportación lista para contabilización con división por cliente
Experiencia del consultor
- Modo proyecto — viaje asignado automáticamente al proyecto activo
- Foto de recibo en lugar de formulario — foto con smartphone, OCR, listo
- Tracker de estado de aprobación — ¿dónde está atascado mi informe de gastos?
- Semanas multi-proyecto — división automática al cambiar de proyecto dentro de una semana
- Modo de liquidación semanal — todos los viajes de la semana agrupados
- Cálculo transparente — cada aplicación de política, cada deducción visible
Cruces de frontera, modelos de turno, Paquete de Movilidad UE
Cuando los conductores de camiones cruzan varias fronteras diariamente, cada minuto se convierte en un evento fiscal. El motor calcula dietas al segundo según la ubicación — basado en GPS, integrado con modelo de turnos, conforme al Paquete de Movilidad UE.
Ruta y tiempo
- Detección de país basada en GPS — determinación automática de ubicación
- Seguimiento del momento de cruce de frontera — al segundo para cálculo de dietas
- Lógica de 24h vs. día calendario — ambos métodos de cálculo configurables
- Gestión de tours de varios días — tours conectados como un solo caso
- Integración de datos del tacógrafo para verificación de tiempo de conducción
- Lógica de conducción nocturna — cambio de fecha durante el tránsito
Derecho laboral y UE
- Conformidad con el Paquete de Movilidad UE — Directiva de trabajadores desplazados, cabotaje, documentación
- Integración del modelo de turnos de conductores — tiempos de conducción y descanso
- Pernocta en vehículo vs. hotel — diferentes tasas de reembolso
- Reconocimiento de suplemento nocturno — automático desde datos de turno
- Lógica de fines de semana/festivos — específica por país
- Exportación de cumplimiento para autoridades — BAG, BALM, inspecciones UE
Dietas y nómina
- Dietas por país de despliegue — derivadas automáticamente de datos GPS
- Asignaciones libres de impuestos — separación correcta libre de impuestos / gravable
- Asignaciones de comida con lógica de deducción
- Interfaz de nómina — componentes libres de impuestos transmitidos correctamente
- Actualizaciones legislativas retroactivas — paquete UE, BMF, reglas nacionales
- Razonamiento de decisión completo por viaje
Anomalías y detección de fraude
- Plausibilidad de ruta — rastreo GPS vs. ruta declarada
- Recibos de combustible vs. distancia de conducción — plausibilidad de consumo
- Anomalías de pernocta — factura de hotel vs. ubicación del vehículo
- Detección de reclamaciones duplicadas — misma ruta, misma fecha
- Comparación colectiva — análisis de grupo de pares de conductores
- Anomalía como señal — ML detecta, motor de reglas decide sobre escalación
Integración de sistemas fuente
- Sistemas telemáticos (Fleetboard, TomTom, Trimble)
- Sistemas de despacho (Transporeon, TimoCom, CarLo)
- Datos de tacógrafo (VDO, Stoneridge)
- Feeds de tarjetas de combustible (DKV, UTA, Shell Card)
- Sistemas de RRHH (SAP HR, DATEV Nómina, Sage)
- SAP FI / DATEV — exportación lista para contabilización con división por centro de coste
Experiencia del conductor
- Modo zero-touch para conductores — liquidación desde telemática + GPS, sin formulario
- Notificación push — "Sus dietas para la ruta DE–PL–CZ han sido calculadas"
- Modelo de veto — el conductor puede objetar, no tiene que confirmar
- Independiente del idioma — interfaz en el idioma del conductor, liquidación en el idioma de la empresa
- Mobile-first — una pregunta, precargada, respondida en 10 segundos
- Cálculo transparente — cada dieta, cada cruce de frontera visible
Planes de servicio de tripulación, convenios colectivos, 180 dietas por país — totalmente automatizado
Cuando el personal de cabina, de vuelo y de tierra viaja por definición, el procesamiento de gastos de viaje no es un problema de formularios — es un problema de governance. El motor calcula automáticamente desde planes de servicio, aplica disposiciones de convenios colectivos y genera contabilizaciones preparadas para auditoría.
Lógica de servicio de tripulación
- Importación del plan de servicio de sistemas de planificación de tripulación (AIMS, Jeppesen, CKMS)
- Detección de layovers — ciudad, país, duración automáticamente del plan de rotación
- Gestión de split-duty — interrupción del servicio, lógica de tiempo de descanso, asignaciones divididas
- Reconocimiento de deadhead — vuelos de posicionamiento, tratamiento fiscal como viaje de negocios
- Automatización IROP — retrasos, cambios de hotel, reposicionamiento de tripulación, layovers adicionales
- Reconocimiento de comidas de tripulación — catering a bordo → deducción automática de dietas
- Lógica de vuelos nocturnos — cambios de fecha en cruce de fronteras, dietas proporcionales
- Gestión de tripulación de reserva — asignación en standby vs. vuelo real
Convenios colectivos y comité de empresa
- Mapeo de grupos sindicales — cabina de mando (VC), cabina (UFO), tierra, mantenimiento con conjuntos de reglas separados
- Tablas de anulación sindical — tasas de gastos acordadas colectivamente anulan dietas legales
- Disposiciones de layover por convenio colectivo — estándares de hotel, suplementos de comida, requisitos de tiempo de descanso
- Capa de acuerdo de empresa — reglas adicionales a nivel de compañía aérea
- Tablas de decisión versionadas — recálculo retroactivo tras renegociación de convenio colectivo
- Historización — qué versión del acuerdo se aplicó en el momento del viaje? Totalmente documentado
- Lógica multi-carrier — diferentes subsidiarias, diferentes acuerdos, un motor
- Informes para comité de empresa — transparencia sobre reglas aplicadas por grupo sindical
Impuestos y finanzas
- Motor de dietas — 180+ tasas por país, actualizaciones BMF anuales, históricamente versionadas
- Regla de tres meses — monitorización automática, lógica de interrupciones, alerta de umbral
- Deducciones por comidas — desayuno/almuerzo/cena, proporcionadas por empleador vs. pagadas por el empleado, valores de prestaciones en especie
- Prestación en especie por viaje de personal — §8 Abs. 2 vs. §8 Abs. 3 EStG, cálculo de umbral de descuento
- Multi-divisa — tasa de tarjeta de crédito → tasa de referencia BCE → tasa diaria, jerarquía de tasas
- Recuperación de IVA UE — identificación automática de facturas de hotel recuperables
- Trigger de shadow payroll — detección de establecimiento permanente, regla de 183 días para bases internacionales
- Componentes libres de impuestos vs. gravables — separación limpia para exportación de nómina
- Coincidencia de tarjetas corporativas — AirPlus, Amex, Visa Business feed, liquidación de anticipos
- Hotel direct billing — hotel contratado vs. reserva propia, separación de costes auxiliares
Detección de anomalías
- Comparación contra colectivo de tripulación — valores atípicos estadísticos en gastos
- Anomalías en precios de hotel — desviación del nivel de hotel contratado
- Detección de reclamaciones duplicadas — misma ruta, misma fecha, caso diferente
- Patrones de layover inusuales — desviación del plan de servicio
- Anomalía como señal — ML detecta, motor de reglas decide
Integración de sistemas fuente
- Sistemas de planificación de tripulación (AIMS, Jeppesen, CKMS)
- Feeds de tarjetas corporativas (AirPlus, Amex, Visa Business)
- Sistemas de gestión de contratos hoteleros
- SAP HR / SAP HCM / SuccessFactors
- SAP FI — exportación lista para contabilización
Experiencia del empleado
- Modo zero-touch para tripulación — liquidación desde plan de servicio, sin entrada manual
- Notificación push — "Sus gastos de viaje para la rotación FRA–JFK–FRA han sido calculados"
- Modelo de veto en lugar de aprobación — el empleado no confirma, pero puede objetar
- Consultas móviles — una pregunta, precargada, respondida en 10 segundos
- Cálculo transparente — cada dieta, cada deducción visible
Seguridad y cumplimiento
Enterprise Security. No añadida a posteriori.
Construida desde cero para entornos regulados. No agregada como feature después — diseñada como principio arquitectónico.
Residencia de datos UE
Todos los datos permanecen en centros de datos de la UE. Sin procesamiento en EE.UU. Sin riesgo de US Cloud Act para datos personales de empleados. Alojado en infraestructura europea.
RGPD by Design
Anonimización en lugar de eliminación — compatible con los períodos de retención fiscal (10 años, AO §147) y RGPD Art. 17. Gestión granular de consentimientos. Sin conflicto entre legislación fiscal y protección de datos.
Conforme al AI Act de la UE
Separación arquitectónica clara: LLM para extracción de datos, motor de reglas para decisiones. Sin caja negra sobre asuntos fiscales. Trazabilidad a nivel de campo — cada decisión reconstruible.
Audit Trail (append-only)
Cada micro-decisión genera un acta de decisión firmada. Hash de entrada + versión de regla = resultado reproducible. Paquetes de auditoría sellados (JSON + PDF, SHA-256). Preparado para inspección fiscal en cualquier momento.
ISO 27001 / PS 951
Arquitectura cert-ready — registro de controles integrado, ejecuciones de evidencia automatizadas, políticas versionadas. Sin documentación retroactiva — cumplimiento en operaciones en vivo.
SSO y aislamiento de tenants
Integración con proveedores de identidad existentes. Aislamiento de tenants a nivel de base de datos (seguridad a nivel de fila). Modelo de roles: admin, auditor, administrativo, empleado — configurable granularmente.
¿Cuán complejo es su problema de gastos de viaje?
En 30 minutos analizamos sus convenios colectivos, jurisdicciones legales y tipos de recibos — y le mostramos lo que el motor ya cubre hoy.
Análisis de potencial gratuitoPreguntas frecuentes
¿El motor sustituye los sistemas ERP existentes como SAP o DATEV?
No. El motor se sitúa entre los sistemas fuente y el ERP. Lee datos de planes de servicio, feeds de tarjetas de crédito y recibos, toma decisiones deterministas y entrega resultados listos para contabilización a SAP, DATEV u Oracle FI.
¿Es relevante para empresas españolas con operaciones en Alemania?
Sí. Cualquier empresa con empleados que viajan a o dentro de Alemania está sujeta a la legislación fiscal alemana de gastos de viaje. El motor automatiza esta complejidad — independientemente de dónde esté la sede de la empresa.
¿El sistema es compatible con los requisitos del comité de empresa alemán (Betriebsrat)?
Sí. Cada decisión es auditable, el conjunto de reglas es inspeccionable y el audit trail completo es accesible para el comité de empresa. El motor no toma decisiones opacas de IA — aplica reglas documentadas.
¿Los datos salen de la organización?
No. El motor funciona en centros de datos de la UE con plena residencia de datos. Los datos personales se procesan exclusivamente dentro de la UE. Sin riesgo de US Cloud Act.