Agente de Gastos de Representación
Verificar justificantes de representación, calcular deducibilidad, tratar IVA correctamente.
Reconoce justificantes de representación, verifica datos obligatorios según el párrafo 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, calcula la deducibilidad del 70%, verifica proporcionalidad y la deducción de IVA soportado. En casos límite decide el humano.
Panel de puntuaciones
Qué hace este agente
Los justificantes de representación son un foco frecuente de auditoría fiscal - porque los requisitos fiscales son complejos y la tasa de error alta. Datos obligatorios (lugar, fecha, participantes, motivo comercial, importe), regla de deducción del 70%, deducción de IVA soportado y verificación de proporcionalidad - cada justificante requiere múltiples pasos de verificación.
El Decision Layer descompone la verificación de justificantes de representación en nueve pasos de decisión. El AI Agent reconoce justificantes de representación y evalúa la plausibilidad del motivo comercial. El motor de reglas verifica datos obligatorios, lista de participantes, deducibilidad del 70%, deducción de IVA soportado y contabilización. En la verificación de proporcionalidad (importes inusualmente altos) decide el humano.
El resultado: verificación completa de datos obligatorios en cada justificante. Cálculo correcto de la deducibilidad. Deducción de IVA soportado sin errores. Y en la auditoría fiscal es rastreable para cada justificante de representación por qué se procesó así.
Tabla de microdecisiones
Reconocer justificante de representación ¿Es este justificante un gasto de representación? Agente IA
Clasificación LLM del tipo de justificante
Registro de decisión
Impugnable: Sí - completamente documentado, revisable por humanos, objeción mediante proceso formal.
Verificar datos obligatorios ¿Están presentes lugar, fecha, participantes, motivo e importe? Motor de reglas Empleado
Verificación determinista contra párrafo 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Impugnable por: Empleado
Lista de participantes completa ¿Están nombradas todas las personas invitadas? Motor de reglas Empleado
Verificación determinista - requisito legal
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Impugnable por: Empleado
Motivo comercial plausible ¿Es comprensible el motivo comercial indicado? Agente IA Empleado
El LLM evalúa la justificación de texto libre en cuanto a plausibilidad
Registro de decisión
Impugnable: Sí - completamente documentado, revisable por humanos, objeción mediante proceso formal.
Impugnable por: Empleado
Calcular deducibilidad ¿Cuál es la parte deducible? Motor de reglas Auditor
70% del importe neto según EStG
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Impugnable por: Auditor
Verificar proporcionalidad ¿Es proporcionado el importe de representación? Humano Auditor
Criterio humano en casos límite e importes inusualmente altos
Registro de decisión
Impugnable: Sí - a través del superior, Comité de Empresa o proceso formal de objeción.
Impugnable por: Auditor
Verificar IVA soportado ¿Es admisible la deducción de IVA soportado según el párrafo 15 UStG? Motor de reglas Auditor
Verificación conforme a UStG de los requisitos de justificante
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Impugnable por: Auditor
Contabilización ¿Qué asiento contable se crea? Motor de reglas
Lógica de contabilización: 70% deducible, 30% no deducible, IVA soportado
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Archivado GoBD ¿Se archiva el justificante conforme a GoBD? Motor de reglas Auditor
Archivado automático con marca temporal y vinculación al asiento
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Impugnable por: Auditor
Registro de decisión y derecho a impugnar
Cada decisión que este agente toma o prepara se documenta en un registro de decisión completo. Las partes afectadas (empleados, proveedores, auditores) pueden revisar, comprender e impugnar cada decisión individual.
Requisitos previos
- Plantilla de justificante de representación con campos obligatorios
- Umbrales de proporcionalidad configurados
- Sistema ERP con cuentas separadas para deducible/no deducible
- Sistema de archivado conforme a GoBD
Notas de governance
Relevancia GoBD: alta - los justificantes de representación son un foco frecuente de auditoría fiscal. El párrafo 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG define los requisitos: datos obligatorios, lista de participantes, motivo comercial. La regla de deducción del 70% es determinista. La verificación de proporcionalidad requiere criterio humano porque aplica el principio fiscal de proporcionalidad. La deducción de IVA soportado según el párrafo 15 UStG se verifica por separado.
Los datos sujetos al §203 StGB se cifran de extremo a extremo y nunca se transmiten a modelos de IA en texto plano.
Contribución a la documentación de procesos
Contribución a la infraestructura
El Agente de Gastos de Representación utiliza la clasificación de justificantes del Agente de Gastos de Viaje y la lógica de contabilización del Agente de Contabilización. La verificación de datos obligatorios (EStG párrafo 4 Abs. 5) se convierte en patrón estándar para todos los justificantes fiscalmente sensibles. La lógica de reparto 70/30 se reutiliza en toda la contabilidad de gastos.
¿Este agente encaja en su proceso?
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Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre con datos obligatorios faltantes?
El agente documenta exactamente qué datos obligatorios faltan y enruta el justificante al emisor. Participantes faltantes, motivo faltante o lugar faltante hacen que todo el justificante no sea deducible. El agente advierte de ello antes de crear el asiento.
¿Cómo se evalúa la proporcionalidad?
El agente verifica el importe contra umbrales configurables (por persona, por ocasión). Los casos estándar pasan automáticamente. Al superarse se enruta al superior o contabilidad. La evaluación final permanece en manos humanas porque la proporcionalidad es una decisión discrecional.
¿Por qué la verificación de plausibilidad es asistida por IA?
El motivo comercial es un campo de texto libre. La verificación de si un motivo como reunión de proyecto o captación de clientes suena plausible requiere comprensión del lenguaje. El AI Agent evalúa la plausibilidad - con baja confianza se escala a un humano.
¿Qué pasa después?
30 minutos
Primera reunión
Analizamos su proceso e identificamos el punto de inicio óptimo.
1 semana
Discover
Mapeo de su lógica de decisión. Reglas documentadas, Decision Layer diseñado.
3-4 semanas
Build
Agente productivo en su infraestructura. Gobernanza, audit trail, cert-ready desde el día 1.
12-18 meses
Autosuficiencia
Acceso completo al código fuente, prompts y versiones de reglas. Sin vendor lock-in.
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